С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на активное распространение цифрового формата, бумажная трудовая книжка по‑прежнему остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность. Ниже – подробное руководство, как правильно поступить с бумажной версией, учитывая текущее законодательство и практические рекомендации.

Правовой статус бумажной трудовой книжки

• Основной документ – согласно ст. 66 ТК РФ, бумажная трудовая книжка остаётся основным доказательством трудового стажа, если работник не подал заявление об отказе от неё.
• Дополнительный источник – электронная трудовая книжка (ЭТК) служит дополнением и может использоваться для быстрой проверки данных, но не заменяет бумажный вариант без согласия сотрудника.
• Одновременное применение – допустимо вести обе формы одновременно, если сотрудник не отказался от бумажной версии.

Когда стоит оставить бумажную трудовую книжку

Бумажную книжку рекомендуется сохранять в следующих случаях:

1. Отсутствие заявления об отказе – если вы не подавали письменное заявление о переходе исключительно на ЭТК, бумажный вариант остаётся обязательным.
2. Трудовая деятельность до 2021 года – записи, сделанные до введения ЭТК, имеют юридическую силу только в бумажном виде;
3. Требования работодателя – некоторые организации (особенно в бюджетной сфере) продолжают требовать предоставления оригинала трудовой книжки при приёме на работу, оформлении отпусков, пенсии и т.д.
4. Архивное хранение – для подтверждения стажа при обращении в Пенсионный фонд, суды или при оформлении социальных выплат.

Как правильно хранить бумажную трудовую книжку

• Сухое и темное место – избегайте прямого солнечного света, влаги и перепадов температуры.
• Защита от механических повреждений – используйте плотную папку или файл‑конверт из картона.
• Отметка о состоянии – периодически проверяйте целостность страниц, наличие всех записей и печатей.
• Резервная копия – сделайте скан или фотокопию каждой страницы и храните её в защищённом электронном архиве (например, в зашифрованном облачном хранилище).

Что делать, если нужно передать книжку новому работодателю

1. Предоставьте оригинал трудовой книжки для внесения новой записи о приёме на работу.
2. Убедитесь, что кадровая служба сделает запись о переводе (дата, номер приказа, наименование организации).
3. После внесения записи получите подтверждение (расписку или копию страницы) от нового работодателя.
4. Если вы решили полностью перейти на ЭТК, подайте заявление об отказе от бумажной книжки в соответствии с формой, утверждённой Минтрудом.

Когда можно уничтожить бумажную трудовую книжку

Уничтожение допустимо только при соблюдении всех следующих условий:

• Вы подали заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и оно было принято работодателем.
• Все записи, сделанные до перехода на ЭТК, были перенесены в электронный формат и подтверждены выпиской из ПФР или Госуслуг.
• Вы получили подтверждение от работодателя о том, что бумажный вариант более не требуется для текущей трудовой деятельности.

Если хотя бы одно из условий не выполнено – уничтожение книжки может привести к трудностям при подтверждении стажа, поэтому лучше хранить её до полной уверенности в юридической безопасности.

Как оцифровать бумажную трудовую книжку (если это необходимо)

1. Подготовьте чистый сканер или смартфон с высококачественной камерой.
2. Разложите книжку на плоской поверхности, обеспечьте равномерное освещение.
3. Сканируйте каждую страницу в формате PDF или TIFF с разрешением не менее 300 dpi;
4. Проверьте читаемость текста, печатей и подписей.
5. Сохраните файлы в защищённой папке, задав пароль или используя шифрование (например, AES‑256).
6. Сделайте резервную копию на отдельный носитель (внешний HDD/SSD или надёжное облачное хранилище).

Что делать при утере или повреждении бумажной трудовой книжки

• Сразу сообщите об утере в отдел кадров вашего текущего работодателя.
• Получите справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) – она подтверждает стаж и может использоваться вместо оригинала при оформлении пенсии, пособий и т.д.
• Обратитесь в Пенсионный фонд РФ (или через портал Госуслуг) для восстановления записей на основании данных работодателя.
• Если утеря произошла у предыдущего работодателя, запросите у него дубликат справки или архивную выписку.
• После восстановления рассмотрите возможность перехода на ЭТК, чтобы избежать подобных рисков в будущем.

Полезные советы и лайфхаки

• Ведите журнал изменений – отмечайте даты подачи заявлений, получения справок и передачи книжки.
• При переходе на ЭТК сохраняйте бумажный вариант как «резервную копию» минимум 5 лет после последней записи.
• Используйте услуги нотариального заверения копий трудовой книжки, если планируете подавать документы за границей (например, при оформлении визы или признания квалификации).
• Следите за обновлениями законодательства – изменения в порядке ведения трудовых книжек могут происходить раз в несколько лет.

Бумажная трудовая книжка остаётся значимым документом, подтверждающим ваш профессиональный путь, даже в эпоху полной цифровизации. Правильное хранение, своевременное оформление заявлений об отказе (если вы решили перейти на ЭТК) и наличие резервных электронных копий помогут избежать проблем при подтверждении стажа, получении социальных выплат и трудоустройстве. Следуйте рекомендациям выше, и ваша трудовая книжка будет надёжно защищена независимо от выбранного формата учёта.