Процедура увольнения завершается выдачей работнику его трудовой книжки․ Но что делать‚ если сотрудник в день увольнения отсутствует или отказывается получить документ лично? Закон позволяет решить этот вопрос через пересылку почтой‚ однако с строгими условиями․ В этой статье подробно разберем‚ как правильно и законно отправить трудовую книжку по почте‚ приведем готовые образцы заявлений и уведомлений‚ а также объясним права и обязанности сторон․

Правовая основа: можно ли отправлять трудовую книжку по почте?

Главный нормативный акт — п․ 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225․ В нем прямо указано:

«Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия»․

Таким образом‚ без письменного согласия работника работодатель не имеет права отправить трудовую книжку по почте․ Если сотрудник не явился за документом и не дал согласия‚ работодатель обязан хранить книжку у себя и продолжать пытаться вручить ее лично․

Что говорит Трудовой кодекс?

Статья 84․1 ТК РФ обязывает работодателя при увольнении в день прекращения трудового договора выдать работнику его трудовую книжку․ Если это невозможно (сотрудник отсутствует или отказывается получить)‚ работодатель должен:

1. Направить работнику уведомление с требованием явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте․
2. Дождаться ответа (согласия) или истечения срока‚ указанного в уведомлении․
3. Только после получения письменного согласия произвести отправку․

Кто инициирует отправку? Два ключевых документа

Процесс инициируется в двух случаях:

• По инициативе работника: Он сам‚ не дожидаясь уведомления‚ пишет заявление с просьбой отправить книжку по указанному адресу․
• По инициативе работодателя: Если сотрудник не явился‚ кадровая служба отправляет ему уведомление‚ где предлагает два варианта действий․

Образец заявления работника на отправку трудовой книжки по почте

Это документ‚ который сотрудник подает в отдел кадров или на бухгалтерию․ Он должен содержать четкие реквизиты для отправки и явное выражение согласия․

Образец уведомления работодателя сотруднику о необходимости получить трудовую книжку

Это документ‚ который работодатель направляет‚ если сотрудник в день увольнения не получил книжку․ Он является обязательным этапом перед любой пересылкой․

Порядок отправки: пошаговая инструкция для работодателя

После получения от сотрудника письменного заявления с согласием (или после истечения срока из уведомления‚ если согласие было дано ранее) работодатель должен действовать так:

1. Подготовить документ: Убедиться‚ что в трудовой книжке есть все обязательные записи (о приеме‚ переводах‚ увольнении с указанием основания и даты)․ Запись об увольнении должна быть сделана в день увольнения․
2. Оформить сопроводительное письмо: На фирменном бланке организации указать‚ что направляется трудовая книжка [ФИО сотрудника] в связи с его письменным заявлением от [дата]․ Указать номер и дату уведомления‚ если оно было․
3. Выбрать вид отправки:
   • Заказное письмо с уведомлением о вручении, это обязательный минимум․ Позволяет получить документ от почты о факте и дате вручения․
   • Экспресс-почта (например‚ «Почта России» ― «Быстрая почта»‚ DHL‚ Boxberry и т․д․), более надежный и быстрый вариант‚ который также дает трекинг и подтверждение доставки․ Часто используется по просьбе сотрудника․
4. Упаковать отправление: Трудовую книжку упаковать в плотный конверт или коробку‚ чтобы не повредилась․ На конверте указать точный адрес получателя (как в заявлении) и обратный адрес отправителя․
5. Оплатить отправку: По общему правилу расходы на пересылку несет работник (если он не просил удержать из заработной платы)․ Работодатель оплачивает отправку‚ а потом выдает сотруднику акт или счет для возмещения‚ либо производит удержание при последующих выплатах (только с письменного согласия сотрудника)․
6. Зафиксировать факт отправки: В «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» сделать запись об отправке․ Указать: дату отправки‚ номер и дату заявления сотрудника‚ способ отправки (заказное письмо с уведомлением‚ трек-номер)‚ адрес получателя․ Подпись ответственного лица․
7. Сохранить документы: Копию сопроводительного письма‚ квитанцию об отправке с трек-номером и подтверждение об вручении (позже‚ когда оно придет) хранить в личном деле сотрудника․

Важные нюансы и риски

• Ответственность за потерю: Если трудовая книжка утеряна при пересылке‚ вина может быть возложена на работодателя‚ если он не выбрал надежный способ отправки или не оформил документы правильно․ Поэтому настоятельно рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением или экспресс-сервисы․
• Дата вручения: Срок‚ в который сотрудник считается получившим книжку‚ — это дата‚ указанная в почтовом уведомлении о вручении․ С этого дня начинается отсчет сроков‚ если они предусмотрены (например‚ для предъявления претензий)․
• Доверенное лицо: Получить трудовую книжку (как лично‚ так и по почте) может не только сам сотрудник‚ но и его доверенное лицо по нотариальной доверенности․ В заявлении на отправку можно указать иные реквизиты для получения․
• Дубликат: Если сотрудник не дал согласия на отправку и не явился за книжкой в течение длительного времени‚ работодатель вправе‚ но не обязан‚ инициировать процедуру выдачи дубликата через суд (ст․ 84․1 ТК РФ)․ Но это сложный и длительный процесс․

Отправка трудовой книжки по почте, это не исключение‚ а дополнительная возможность‚ которая полностью зависит от воли работника․ Ключевые правила:

1. Согласие обязательно․ Без письменного заявления сотрудника отправка незаконна․
2. Уведомление — первый шаг․ Если сотрудник не явился‚ сначала отправьте ему уведомление․
3. Выбирайте надежную почту․ Заказное письмо с уведомлением, минимум․ Экспресс-почта — предпочтительнее․
4. Документируйте все․ Заявление‚ уведомление‚ квитанция‚ запись в книге учета — это ваша юридическая защита․

Соблюдение этих простых правил позволит и работодателю‚ и работнику решить вопрос с трудовой книжкой дистанционно‚ без лишних визитов и конфликтов‚ но с полным соблюдением Трудового кодекса РФ․

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ В спорных ситуациях рекомендуется консультироваться с юристом‚ специализирующимся на трудовом праве․