Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Поэтому внесение в неё записи об увольнении — ответственная процедура, требующая строгого соблюдения закона. Ошибки при заполнении могут привести к спорам с работником, проблемам при трудоустройстве или назначении пенсии. В этой статье разберем, как правильно и законно перенести сведения об увольнении.
Общие правила и сроки внесения записи
Основным руководящим документом является Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший Порядок ведения трудовых книжек. Ключевые требования:
- Срок: Запись об увольнении вносится в день увольнения работника. Если это невозможно (например, в день увольнения работник отсутствует), запись должна быть сделана не позднее следующего рабочего дня. При этом важно помнить, что по общему правилу все записи (о приеме, переводе, увольнении) вносятся не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа, но для увольнения установлен более жёсткий дедлайн — именно день увольнения.
- Основание: Текст записи должен полностью и точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении. Нельзя менять формулировки, сокращать или дополнять их по своему усмотрению.
- Документ-основание: Для внесения записи необходим изданный и зарегистрированный приказ (распоряжение) об увольнении. Без этого документа запись является неправомерной.
Структура записи в разделе «Сведения о работе»
Запись об увольнении вносится в ту же строку, где была сделана запись о приёме на работу (или в новую строку, если это последнее место работы). Она заполняется в четырёх графах:
- Графа 1 (Порядковый номер записи): Проставляется следующий по счёту номер в разделе.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения (число, месяц, год) в соответствии с приказом. Например: .
- Графа 3 (Наименование документа, дата и номер, причина увольнения): Самая важная графа. Содержит:
- Название документа (например, «Приказ»).
- Дату и номер приказа об увольнении.
- Чёткую и полную формулировку причины (основания) увольнения с обязательной ссылкой на конкретную часть, пункт, статью Трудового кодекса РФ (или иного нормативного акта, если увольнение по иным основаниям).
- Графа 4 (Подпись работника и дата): В этой графе ставится подпись уволенного работника и дата, когда он ознакомился с записью. Если работник отказывается подписывать, делается соответствующая отметка (например: «От подписи отказался» с подписью сотрудника отдела кадров и датой).
Образцы записей для основных случаев увольнения
Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
Самое распространённое основание. Формулировка должна быть точной.
Пример записи:
Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 123-к.
Важно: В 2023-2024 годах часто ошибаются в ссылке. Правильно, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (расторжение трудового договора по инициативе работника), а не ст. 80. Статья 80 регулирует срок предупреждения.
Увольнение по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ)
Пример записи:
Уволен по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 150-к.
Увольнение за грубое нарушение (прогул) (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Здесь формулировка должна дословно повторять основание из приказа.
Пример записи:
Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул), п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 167-к.
Обратите внимание: Согласно информации из источников, работодатель должен уволить за прогул не позднее одного месяца со дня обнаружения нарушения (за исключением случаев, когда истекает срок исковой давности).
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)
Пример записи:
Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока его действия, ст. 79 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 200-к.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неточная или неполная ссылка на статью ТК РФ. Пишите «п. 2 ст. 81 ТК РФ», а не просто «ст. 81» или «по ст. 81».
- Иное формулирование основания, отличное от текста приказа. Запись должна быть копией мотивировочной части приказа.
- Пропуск даты и номера приказа в графе 3. Это обязательные реквизиты.
- Неправильное проставление даты увольнения в графе 2. Дата должна совпадать с датой в приказе и фактическим последним рабочим днём.
- Отсутствие подписи работника в графе 4. Если работник отказывается подписывать, это должно быть зафиксировано.
- Внесение записи позднее дня увольнения. Это нарушение, которое может быть оспорено в суде.
Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)
Если работник выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК), то:
- Запись об увольнении не вносится в бумажную трудовую книжку (если она у работника есть, но он выбрал ЭТК).
- Работодатель обязан внести сведения об увольнении в раздел «Сведения о трудовой деятельности» в ЭТК в сроки, установленные для подачи сведений в ПФР (СЗВ-ТД).
- Срок подачи СЗВ-ТД при увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
- Бумажная трудовая книжка в этом случае остаётся у работника как архивный документ, но новые записи в неё не вносятся.
Перенос записи об увольнении в трудовую книжку — это формальная, но критически важная процедура. Её правильное выполнение защищает как интересы работодателя (от претензий по некорректному оформлению), так и права работника (на точное отражение его трудовой истории). Всегда помните о трёх главных принципах: своевременность (в день увольнения), точность (дословное соответствие приказу) и полнота (все обязательные реквизиты: дата, номер приказа, полное основание со ссылкой на ТК РФ). При наличии сомнений сверяйтесь с действующим Приказом № 320н и текстом изданного кадрового документа.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных требований и практики заполнения трудовых книжек по состоянию на 2026 год.