Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работника. Ошибки в ее ведении, особенно связанные с нумерацией записей, могут создать серьезные проблемы при оформлении пенсии или получении визы. Одна из распространенных, но сложных ситуаций, когда в графе «№ записи» указан один номер, а текстовой части соответствует две разные записи (или одна запись разбита на две строки, но формально они считаются единым блоком под одним номером, что нарушает правила).
В этой статье мы подробно разберем, почему нельзя вести две записи под одним номером, какие существуют мнения специалистов и как правильно исправить такую ошибку в 2026 году, опираясь на актуальные правила делопроизводства.
В чем суть проблемы?
Согласно правилам ведения трудовых книжек, каждая запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь свой уникальный порядковый номер. Нумерация должна быть сквозной и непрерывной.
Ситуация: Кадровик допустил ошибку и под одним порядковым номером (например, № 25) внес две разные по смыслу записи. Это может выглядеть так:
- В графе 1 стоит цифра «25».
- В графе 3 сначала написано: «Принят на должность менеджера».
- Сразу же ниже, без нового номера, написано: «Переименован отдел продаж».
Такая запись считается некорректной, так как нарушает принцип однозначности идентификации событий стажа. Порядковый номер записи не является частью сведений о работе, но он служит ключом для ссылочности (например, при исправлениях).
Анализ ситуации: два подхода
На практике среди специалистов по кадровому делопроизводству и юристов существуют два основных мнения относительно того, как трактовать и исправлять подобные нарушения нумерации:
- Строгий подход: Нарушение нумерации (в т.ч. две записи под одним номером) приравнивается к внесению неверной записи. Следовательно, применяется общий порядок исправления: запись признается недействительной, и вносится новая правильная запись.
- Технический подход: Если содержание записей верно, а ошибка только в нумерации или формате, некоторые полагают, что достаточно сделать уточняющую запись, не признавая всю предыдущую информацию недействительной. Однако контролирующие органы чаще склоняются к первому варианту во избежание рисков.
Важно помнить: Наиболее безопасным и рекомендуемым способом является признание ошибочной записи недействительной и внесение корректных данных.
Пошаговая инструкция по исправлению
Если вы обнаружили, что под одним номером значатся две записи (или одна запись оформлена с нарушением структуры), необходимо действовать следующим образом:
Шаг 1. Подготовка основания
Издайте приказ (распоряжение) работодателя о внесении изменений в трудовую книжку. В приказе укажите, что предыдущая запись (или записи) под конкретным номером внесены ошибочно и подлежат исправлению.
Шаг 2. Внесение записи об аннулировании
В трудовой книжке делается новая запись под следующим порядковым номером.
Пример формулировки в графе 3:
«Запись за номером 25 недействительна.»
Здесь важно указать именно тот номер, под которым были сделаны ошибочные (двойные) записи.
Шаг 3. Внесение правильных записей
После строки об аннулировании вносятся правильные данные. Поскольку под одним номером было две записи, теперь их нужно разделить:
- Под следующим номером (например, 26) вносится первая правильная запись: «Принят на должность менеджера…». В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме.
- Под еще следующим номером (например, 27) вносится вторая запись (если она необходима и была потеряна): «Переименован отдел…» или соответствующий перевод. В графе 4 — дата и номер соответствующего приказа.
В графе 4 строки об аннулировании (где написано «Запись недействительна») также указываются дата и номер приказа работодателя, которым принято решение об исправлении записи.
Особый случай: Ошибки во вкладыше
Если ошибка с двойными записями под одним номером произошла во вкладыше к трудовой книжке, алгоритм действий схож, но есть нюанс в формулировках при множественных ошибках.
Если во вкладыше сразу несколько ошибок в нумерации, их можно исправить одной записью. Ответственный сотрудник делает запись под следующим свободным номером:
Пример формулировки:
«Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 (где были внесены две записи под один номер) считать соответственно записями под номерами 30 и 31.»
Однако, если речь идет именно о двух разных событиях, «склеенных» под одним номером, надежнее все же использовать классическую схему: «Запись за номером Х недействительна» + две новые правильные записи.
Чего делать категорически нельзя
- Зачеркивать записи: В трудовых книжках запрещены любые зачеркивания, замазывания корректором или подчистки.
- Использовать один номер для разных дат: Каждая запись должна иметь свою дату внесения (графа 2), которая обычно совпадает с датой издания приказа, но в случае исправления ставиться текущая дата.
- Оставлять ошибку «как есть»: При выходе на пенсию Пенсионный фонд может не засчитать период, оформленный с нарушениями, что приведет к потере стажа.
Ситуация, когда в трудовой книжке две записи оказались под одним номером, требует обязательного исправления. Несмотря на существование разных мнений, золотым стандартом остается схема: признание записи недействительной и внесение новых корректных записей с правильной нумерацией.
Помните, что оригиналы документов, подтверждающих стаж (приказы, справки), после снятия копий и их заверения возвращаются владельцу, а в трудовую книжку вносятся только сведения на их основании. Внимательность при заполнении графы с порядковым номером поможет избежать сложных процедур исправления в будущем.