Ошибки в трудовой книжке, особенно в графе «должность», могут создать серьезные проблемы для сотрудника при оформлении пенсии, получении кредитов или переходе на новую работу. Однако законодательство РФ четко регламентирует порядок исправления таких неточностей. Главное правило: зачеркивать, замазывать корректором или стирать ошибочные записи категорически запрещено. Любое исправление должно производиться путем внесения новой, корректной записи.
Ниже приведена подробная инструкция о том, как правильно исправить ошибку в должности, кто имеет на это право и какие нюансы необходимо учитывать.
Кто имеет право вносить исправления?
Важно помнить, что владелец трудовой книжки не имеет права самостоятельно вносить в нее какие-либо изменения. Такие действия расцениваются как подделка документов и могут повлечь уголовную ответственность по ст. 327 УК РФ.
Исправлять ошибки вправе только:
Работодатель, который допустил ошибку (организация, где сотрудник работал на момент внесения неверной записи).
Текущий работодатель, но только на основании официального документа от организации, допустившей ошибку (если прежний работодатель еще существует).
Правопреемник организации, если компания была реорганизована.
Если организация ликвидирована, исправления вносит работодатель по новому месту работы или в архиве, где хранятся документы, на основании соответствующих архивных справок.
Основные правила исправления записей
Процесс исправления регулируется Трудовым кодексом РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Существует два основных сценария исправления ошибки в должности.
Сценарий 1: Ошибка обнаружена сразу (в текущей организации)
Если ошибка была замечена вскоре после внесения, и сотрудник продолжает работать в этой же организации, исправление производится следующим образом:
В графе 3 раздела «Сведения о работе» под следующим порядковым номером вносится запись об ошибочности предыдущей.
Затем вносится правильная запись.
В графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения), которым вносится исправление.
Пример формулировки:
> Запись за номером 15 недействительна. Должность инженера по охране труда присвоена приказом № 45-к от .
Сценарий 2: Ошибка обнаружена позже или сотрудник уже уволился
Если сотрудник уже уволился из организации, где была допущена ошибка, или ошибка обнаружилась спустя длительное время, алгоритм немного меняется:
Исправление вносит Текущий работодатель (если сотрудник трудоустроен) или организация-правопреемник.
Основанием служит официальный документ от организации, допустившей ошибку (копия приказа об исправлении, выписка из протокола или справка).
В графе 3 делается запись: «Запись за номером [номер] недействительна».
Сразу после этого вносится правильная запись о должности.
В графе 4 указываются реквизиты документа-основания для исправления (приказ или распоряжение текущей организации, изданный на основании документов прежнего работодателя).
Пошаговая инструкция по внесению исправительной записи
Чтобы исправить запись о должности, ответственное лицо (кадровик или бухгалтер) должно выполнить следующие действия:
Найти основание для исправления. Это может быть оригинал приказа о приеме на работу, где указана верная должность, или специальный корректирующий приказ руководителя организации.
Открыть трудовую книжку на разделе «Сведения о работе».
Определить следующую свободную строку. Нельзя вписывать исправления между строк или на полях.
Заполнить графы:
- Графа 1: Указывается следующий порядковый номер записи (нумерация сквозная, не прерывается).
- Графа 2: Ставится текущая дата внесения исправления (дата, когда вы фактически вносите запись, а не дата ошибки).
- Графа 3: Вносится текст исправления. Сначала пишется фраза «Запись за номером [X] недействительна», затем через точку или с новой строки пишется правильный вариант: «Принят на должность [верное название должности]».
- Графа 4: Указываются дата и номер приказа (распоряжения), которым вносится данное исправление.
Чего делать категорически нельзя
При работе с трудовыми книжками существуют строгие ограничения, нарушение которых делает документ недействительным:
- Зачеркивание. Нельзя зачеркивать неверную должность одной или двумя чертами. Это грубое нарушение.
- Использование корректора. Закрашивание ошибок корректирующей жидкостью или лентой запрещено.
- Внесение изменений владельцем. Сотрудник не должен брать ручку и править данные самостоятельно.
- Игнорирование ошибки. Даже если ошибка кажется незначительной (например, «менеджер» вместо «ведущий менеджер»), ее нужно исправить, так как это влияет на стаж и пенсионные коэффициенты.
Особенности электронного формата
С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Если ошибка допущена в электронных сведениях:
Сотрудник должен подать письменное заявление работодателю с просьбой исправить ошибку.
Работодатель вносит изменения в систему Пенсионного фонда (СФР) в следующем отчетном периоде.
Сотрудник может проверить исправленные данные через портал Госуслуг или в личном кабинете на сайте СФР.
Исправление ошибки в должности, процедура ответственная, но вполне решаемая. Ключ к успеху, соблюдение хронологии записей и наличие правильного основания (приказа). Помните, что аккуратное ведение трудовой книжки защищает права работника и гарантирует учет всего его трудового стажа в полном объеме. Если вы обнаружили ошибку, не пытайтесь исправить её самостоятельно, а обратитесь в отдел кадров вашей организации или к бывшему работодателю.