В 2025‑2026 годах в практике кадрового сопровождения часто возникает вопрос: как правильно исправить ошибку в записи об увольнении, сделанную в старой трудовой книжке, когда сотрудник уже ушёл к новому работодателю? Ниже представлено подробное руководство, правовые основания и готовый образец заполнения.
Правовые основания
Согласно Трудовому кодексу РФ и Порядку заполнения и ведения трудовой книжки (утв. 320н), в книжке фиксируются только действительные записи. Ошибки могут быть исправлены, если они выявлены до выдачи дубликата или в случае, когда работник просит внести корректировку после увольнения.
- Исправление допускается, когда ошибка обнаружена после записи об увольнении, но до выдачи нового документа.
- Исправление оформляется записью в графе 3 «Запись за номером … недействительна» и заполнением графы 4 «Реквизиты документа, на основании которого вносится исправление».
- Если ошибка не может быть исправлена в существующей книжке, выдаётся дубликат с переносом всех корректных записей.
Когда можно исправлять запись об увольнении?
Исправление возможно в следующих случаях:
- Опечатка или неверное наименование организации.
- Неправильная дата увольнения.
- Ошибка в позиции, на которую был назначен сотрудник.
- Повторяющиеся записи, которые не соответствуют Трудовому кодексу.
Если в книжке уже сделано несколько ошибок подряд, их можно объединить в одну запись, указав, что предыдущие записи недействительны.
Пошаговая инструкция по исправлению
Подготовка документа
Необходимо подготовить акт исправления (или запись в графе 3‑4) с указанием:
- Номера строки, которую необходимо обозначить как недействительную.
- Полных реквизитов документа, на основании которого вносится исправление (приказ об увольнении, договор, приказ о приёме).
- Точного текста новой записи.
Заполнение формы
Внизу старой трудовой книжки в графе 3 пишутся слова «Запись за номером … недействительна». Затем в графе 4 указываются реквизиты исправляющего документа.
Выдача нового документа
После внесения исправления в книжке выдаётся дубликат с перенесёнными корректными записями. В новом документе указывается, что прежние записи признаны недействительными.
Образец исправления записи
| Графа | Содержание |
|---|---|
| Графа 3 | Запись за номером 12 недействительна. |
| Графа 4 | Приказ № 156‑О от «Об увольнении Смирнова И.И. с места менеджера». |
| Запись в графе 2 (новая) | Смирнова И.И. – увольнение с по статье 81 ТК РФ. |
Для более удобного заполнения можно использовать готовый шаблон в формате Word или PDF, который легко адаптировать под конкретный случай.
Пример заполнения (2026 год)
Трудовая книжка (фрагмент) --------------------------------- Графа 1: № п/п 10 Графа 2: Смирнова Ирина Ивановна – Приём на работу – – Менеджер Графа 2: № п/п 12 Графа 2: Смирнова Ирина Ивановна – Увольнение – – По статье 81 ТК РФ --------------------------------- Исправление: Графа 3: Запись за номером 12 недействительна. Графа 4: Приказ № 156‑О от «Об увольнении Смирнова И.И. с места менеджера».
Частые ошибки и как их избежать
- Записывают исправление в ту же строку – это нарушает требования Порядка 320н. Нужно помечать её как недействительную.
- Не указывают реквизиты исправляющего документа – без них запись считается недействительной.
- Пропускают подпись работника – при выдаче дубликата подпись работника обязательна.
- Используют старый номер строки вместо нового – номер строки в новой записи должен соответствовать текущей нумерации.
Чек‑лист перед выдачей исправленной книжки
- Проверена ли дата увольнения и её соответствие приказу?
- Указаны ли реквизиты документа, на основании которого вносится исправление?
- Записано ли в графе 3 «недействительна» и проставлен ли номер строки?
- Подписан ли дубликат от имени работника?
- Сохранена ли копия исправления в кадровом деле?
Исправление записи в трудовой книжке об увольнение – процедура, требующая строгого соблюдения норм ТК РФ и внутренних регламентов организации. При правильном оформлении (отметка о недействительности, указание реквизитов исправляющего документа, выдача дубликата) ошибка не только устраняется, но и служит дополнительным гарантом юридической чистоты кадровых документов.
Для ускорения процесса рекомендуется пользоваться готовыми образцами и шаблонами, которые можно скачать в форматах Word и PDF, а также хранить их в едином репозитории кадровых документов.
Обновлено: 08:13:39