Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако от человеческого фактора никто не застрахован, и ошибки в этом важном документе случаются нередко. Опечатки, неверные даты, неправильные реквизиты приказов или внесение лишних записей могут вызвать серьезные проблемы при оформлении пенсии. В этой статье мы подробно разберем, как правильно исправить ошибочную запись в трудовой книжке, чтобы не испортить документ и не нарушить закон.
Главное правило: зачеркивать нельзя!
Первое и самое важное правило, которое нужно запомнить: в разделе «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивать неверные записи категорически запрещено. Исключение составляет только раздел «Сведения о работнике» (ьный лист), где одной чертой можно перечеркнуть старые данные (например, фамилию при вступлении в брак) и написать новые.
Во всех остальных разделах ошибочная запись не удаляется и не замазывается. Она признается недействительной, после чего вносится правильная информация.
Кто должен исправлять ошибки?
Исправлять ошибки в трудовой книжке должен работодатель, который допустил неточность, или текущий работодатель на основании официального документа от прежнего места работы. Сотрудник не имеет права самостоятельно вносить изменения в свою трудовую книжку.
Как исправить ошибку в разделе «Сведения о работе»
Для исправления неверной записи (будь то ошибка в должности, дате приема или реквизитах приказа) применяется единый алгоритм, регламентированный Правилами и Инструкцией:
- В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней имеющейся записью.
- В графе 2 укажите дату внесения исправительной записи.
- В графе 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна». Сразу после этого (в той же графе 3) впишите правильные данные, если ошибка была в формулировке (например, верную должность).
- В графе 4 приведите реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (дата и номер приказа, протокола и т.д.).
После внесения исправления необходимо заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (или отдела кадров), если она применяется.
Исправление неверных реквизитов приказа
Частая ситуация — сотрудник был принят правильно, но в графе 4 указали неверный номер или дату приказа. Действуйте по стандартной схеме:
- Графа 1: следующий порядковый номер.
- Графа 2: текущая дата.
- Графа 3: «Запись за номером №__ недействительна. Принят на должность… (повторить верную формулировку)».
- Графа 4: правильные реквизиты приказа.
Если внесена лишняя запись
Если в трудовую книжку по ошибке внесли лишнюю информацию (например, запись о переводе, которого не было), нужно просто признать эту запись недействительной; В графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Повторять правильные данные не нужно, так как перевод не осуществлялся.
Ошибки в нумерации записей
Иногда кадровые работники сбиваются со счетов и нарушают хронологию номеров. Как исправить:
Пропущен порядковый номер
Если вы обнаружили, что после записи №10 сразу идет №12, ничего страшного. Просто следующей записью под следующим свободным номером укажите: «Пропущена запись №11». Нумерация должна быть сквозной и продолжаться далее без пропусков.
Ошибочная нумерация во вкладыше
Когда в трудовой книжке заканчиваются страницы, вшивается вкладыш. Частая ошибка — во вкладыше нумерация начинается заново с №1, хотя по правилам она должна продолжать нумерацию самой книжки.
В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, к примеру, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».
Несколько ошибок сразу
Если в трудовой книжке допущено сразу несколько ошибок, при необходимости исправляют каждую из них отдельно. На каждую неверную запись создается своя исправительная запись с признанием недействительности. Нельзя одной записью аннулировать несколько предыдущих.
Когда нужно оформлять дубликат?
В большинстве случаев исправление ошибки допустимо, но иногда это сделать невозможно или нецелесообразно, и тогда нужно выдавать дубликат книжки.
Обратите внимание: в соответствии с актуальным Порядком, работник может требовать оформить ему дубликат книжки в случае, если записи о переводе или увольнении признавались недействительными. В дубликат недействительные записи не переносятся — он будет содержать только подтвержденные и верные данные об общем стаже и местах работы.
Также дубликат обязательно оформляется, если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана, обгорела) или была утеряна.
Ошибка в электронной трудовой книжке (ЕФС-1)
С введением электронных трудовых книжек вопрос исправления неточностей приобрел новый формат. Если ошибка закралась в отчет ЕФС-1, поданный в Социальный фонд России (СФР), алгоритм действий следующий (согласно Постановлению Правления ПФ РФ):
- В первую строку полностью перенести ошибочные данные (так называемая корректирующая строка).
- В графе 10 (признак отмены/исправления) поставить знак «Х».
- Следующую строку заполнить верными данными.
Таким образом, в системе СФР ошибочная информация сначала дублируется с пометкой об отмене, а затем заменяется корректной.
Ошибки в трудовой книжке, это не приговор. Главное правило при их исправлении — не паниковать, не использовать корректор и не зачеркивать данные. При встрече с любыми неточностями следуйте строгому алгоритму: признайте запись недействительной и внесите верные сведения, заверив их подписью и печатью. Если ошибок слишком много или они касаются увольнения, сотрудник имеет полное право запросить чистый дубликат документа.