Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Именно на основании записей в ней назначаются пенсии и социальные выплаты. Поэтому даже незначительные неточности, пропуски или ошибки могут привести к серьезным последствиям: потере стажа, отказу в назначении пенсии или ее уменьшению;
Одна из самых распространенных проблем кадрового учета — пропущенная запись в трудовой книжке. Как правильно ее исправить, кто должен это делать и нужно ли аннулировать предыдущие записи? Разберемся во всем по порядку.
Чем грозит пропуск записи?
Трудовая книжка документально фиксирует все изменения в карьере: прием на работу, переводы, увольнения. Если какая-то запись пропущена, информация становится неполной. Социальный фонд России (СФР) опирается на данные трудовой книжки при расчете пенсии. Недостающие сведения могут стать причиной отсрочки пенсионных выплат или уменьшения их размера.
Кто должен вносить исправления?
Исправление ошибок и внесение пропущенных записей — обязанность работодателя. Однако порядок действий зависит от того, где именно была пропущена запись:
- По текущему месту работы: исправление вносит текущий работодатель.
- По предыдущему месту работы: здесь есть два варианта.
- Идеальный — отправить сотрудника к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись в бумажную трудовую и скорректировал данные в электронной трудовой книжке (ЭТК).
- Альтернативный, исправление вносит новый работодатель. Согласно п. 53 Инструкции о трудовых книжках, указанные записи могут быть исправлены нанимателем по новому месту работы, если работник предоставит соответствующие документы с прежней работы (приказы, справки и т.д.).
- Если организация реорганизована: исправление в неправильную, неточную или пропущенную запись вносит правопреемник.
- Если организация ликвидирована: работник может обратиться в государственный архив для получения подтверждающих документов, на основании которых текущий работодатель внесет изменения.
Порядок внесения пропущенной записи
Важно отметить, что напрямую действующим законодательством порядок восстановления пропущенных записей не урегулирован. Официальных разъяснений в справочных правовых системах не представлено. На практике специалисты опираются на общий утвержденный порядок заполнения трудовых книжек.
Ситуация 1: Запись об увольнении еще не внесена
Если работник все еще трудится у вас, и вы обнаружили пропуск (например, забыли внести запись о переводе), исправить ситуацию просто:
- В разделе «Сведения о работе» поставьте следующий порядковый номер.
- В графе «Дата» укажите фактическую дату внесения записи (а не дату события, которое было пропущено!).
- В графе «Сведения о приеме…» внесите пропущенную запись по общим правилам.
- В графе «Наименование документа…» укажите реквизиты приказа или иного документа, на основании которого вносится запись.
Обратите внимание: признавать предыдущие записи недействительными не нужно! Вы просто дополняете информацию.
Ситуация 2: Пропущено название организации
Частая ошибка — блок о работе в компании открывается сразу записью о приеме на работу, без указания названия организации в виде заголовка. Это необходимо исправить. Перед записью о приеме нужно вписать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации, а затем уже вносить пропущенные или исправлять существующие записи.
Ситуация 3: Пропущена запись у прежнего работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы или пропущен перевод, оптимальный выход, отправить кандидата к прежнему работодателю. Прежний работодатель должен не только внести пропущенную запись в бумажную трудовую, но и скорректировать данные в ЭТК.
Если обратиться к прежнему работодателю невозможно, текущий работодатель вносит пропущенную запись на основании предоставленных официальных документов (справок, копий приказов).
Нужно ли аннулировать предыдущие записи?
Согласно разъяснениям профильных изданий и экспертов, вносить какие-либо исправления или признавать недействительными предыдущие записи не нужно. Пропущенная запись просто вносится как дополнительная.
Исключение составляет случай, если вместо ошибочной записи нужно было внести другую. Тогда применяется стандартная схема: пишется «Запись номер __ недействительна», а ниже вносится верная информация.
Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, исправляют каждую из них. Однако если несколько неверных записей идут подряд, исправить их можно одной объединяющей записью.
Что делать с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?
Ошибки могут быть не только в бумажном документе. Для исправления ранее переданных некорректных данных в электронном формате подается корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1. В отчете указываются первоначальные некорректные сведения и правильные данные для их замены.
Ответственность за ошибки
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения социальных выплат. Если работник не согласен с записью об увольнении или иными данными, он имеет право обратиться в суд. При удовлетворении иска суд обяжет работодателя изменить основание увольнения в трудовой книжке.
Хотя специальный порядок восстановления пропущенных записей законодательно не предусмотрен, руководствуйтесь общими правилами ведения трудовых книжек. Главное правило — не уничтожать и не зачеркивать неверные записи, а дополнять их в хронологическом порядке или признавать недействительными в установленных случаях. Внимательное отношение к кадровому документообороту — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя.