Трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника.
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК).
Вопрос о том, какие изменения допускаются в бумажной и электронной трудовой книжке, как оформить дубликат и какие ошибки могут привести к штрафам, волнует как работников, так и работодателей.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и изменения трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62‑66.
2. Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении формы трудовой книжки».
3. Приказ Минтруда России № 332н от  г. «Об электронных трудовых книжках».
4. Постановление Правительства РФ от  № 1655 «О порядке перехода на электронные трудовые книжки».

Эти документы определяют, какие сведения могут быть изменены, кто имеет право вносить правки и какие документы необходимо предоставить.

Какие изменения допускаются?

Изменения делятся на две группы:

Изменения личных данных работника

• Фамилия, имя, отчество (в случае брака, развода, смены имени).
• Дата рождения (при обнаружении ошибки).
• Гражданство, пол (при изменении в официальных документах).
• Образование, квалификация, профессиональная подготовка (при получении нового диплома).

Изменения записей о трудовой деятельности

• Записи о приёме, переводе, увольнении.
• Сведения о смене должности, подразделения, названия организации.
• Отметки о прохождении военной службы, совместительстве, награждении.
• Корректировка ошибок (опечатка, неверная дата, неверный код ОКВЭД и т.п.).

Важно: полностью менять содержание записей без законных оснований запрещено. Любые правки должны быть подтверждены документами, перечисленными ниже.

Кто имеет право вносить изменения?

В случае электронной трудовой книжки изменения вносятся через сервис ЭТК после загрузки подтверждающих документов в личный кабинет работника.

Пошаговая инструкция: как изменить запись в бумажной трудовой книжке

1. Подготовьте заявление работника. Форма: «Заявление о внесении (исправлении) записи в трудовую книжку». В заявлении указываются: ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки, конкретный запрос (например, «исправить дату начала работы с на »).
2. Соберите подтверждающие документы. Это могут быть:
   • Копия паспорта (для личных данных);
   • Копия договора, приказа, справки о прохождении военной службы;
   • Диплом или сертификат (для изменения сведений об образовании).
3. Составьте приказ работодателя. Приказ должен содержать:
   • Номер и дату приказа;
   • Текст с указанием, какие именно записи изменяются и почему;
   • Подпись руководителя и печать организации.
4. Внесите изменения в трудовую книжку. Действия:
   • Если ошибка небольшая (опечатка), делается зачёркивание ошибочного текста и запись правильного рядом, с указанием причины и подписи ответственного лица.
   • Для более серьёзных исправлений (смена фамилии, даты рождения) оформляется дополнительный лист (вкладыш) с новыми данными, который вклеивается в книжку.
   • Все исправления подписываются и ставятся печатью организации.
5. Подпишите лист согласия работника. Работник подтверждает, что исправления внесены с его согласия.
6. Сделайте копию изменённой страницы. Копию сохраняют в личном деле работника.

После выполнения всех пунктов работник получает обновлённую трудовую книжку.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат может потребоваться в следующих случаях:

• Утрата или порча оригинала;
• Смена фамилии (необходимо оформить дубликат на новое имя);
• Перевод с бумажной формы на электронную (выдача ЭТК).

Процедура получения дубликата:

1. Работник подаёт заявление «О выдаче дубликата трудовой книжки». В заявлении указываются причины и желаемый формат (бумажный/ЭТК).
2. Работодатель проверяет наличие оригинала в личном деле и, при отсутствии, оформляет приказ о выдаче дубликата.
3. Для дубликата используют:
   • Старый чистый бланк, приобретённый до 2024 года, или
   • Новый образец, утверждённый Приказом Минтруда № 320н.
4. Заполняются все записи заново, используя оригинальные документы (договоры, приказы, справки). При этом сохраняется хронология.
5. Работнику выдаётся дубликат, а оригинальная (если она найдена) уничтожается в соответствии с приказом.

Для перехода на ЭТК дубликат в бумажном виде не требуется – достаточно загрузить скан оригинальных записей в систему.

Переход от бумажной к электронной трудовой книжке

С 1 января 2026 года каждый работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если работник желает перейти на ЭТК, порядок следующий:

1. Работник подаёт заявление «О переходе на электронную трудовую книжку». В заявлении указываются ФИО, ИНН, номер текущей бумажной книжки.
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись о переходе в бумажную книжку (пункт «Перевод в электронный формат») и отправляет данные в сервис ЭТК.
3. Работнику предоставляется доступ к личному кабинету в системе Госуслуги или в специализированном портале Минтруда. Там он может просматривать, скачивать и подтверждать записи.
4. После подтверждения всех записей бумажная книжка считается «выведенной из эксплуатации» и может быть сдана работодателю.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери или порчи документа;
• Автоматическое обновление записей в режиме онлайн;
• Упрощённый контроль за стажем при оформлении пенсии.

Что нельзя менять в трудовой книжке?

Согласно ТК РФ и Приказу Минтруда, следующие сведения являються незыблемыми и подлежат только дополнению, а не удалению:

• Записи о реальном трудовом стаже (даты приёма, увольнения, перевода).
• Сведения о полученных квалификациях, если они уже отражены в книжке.
• Записи о наградах, командировках, отработанных часах сверхурочно, если они уже внесены.

Попытка «стереть» запись без официального приказа считается нарушением и может привести к административной ответственности (штраф до 5 000 рублей для юридических лиц).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли самостоятельно исправить ошибку в своей трудовой книжке?

Нет. Любая правка должна быть выполнена работодателем на основании приказа и при наличии подтверждающих документов.

Можно ли менять только одну запись, оставив остальные без изменений?

Да, если изменение относится к конкретной записи (например, исправление даты начала работы). При этом в книжке делается зачёркивание ошибки и внесение корректных данных рядом.

Как оформить смену фамилии после развода?

Требуется:

• Свидетельство о разводе;
• Заявление работника;
• Приказ работодателя о внесении изменения;
• При необходимости – новый вкладыш с обновлёнными данными.

Что делать, если работодатель отказывается вносить исправления?

Работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с иском о защите своих трудовых прав. По закону работодатель обязан выполнить исправления в течение 5 рабочих дней после получения всех необходимых документов.

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовые книжки?

Да. По статье 62 ТК РФ работник может вести обе формы одновременно, если это согласовано с работодателем. Однако в случае конфликта записей приоритет имеет электронный вариант.

Ответ на главный вопрос «Можно ли менять трудовые книжки?» – да, но только в строго определённом порядке и только теми лицами, которые имеют на то законные полномочия; Изменения могут касаться личных данных, сведений об образовании и, главное, записей о трудовой деятельности. Для каждой категории изменений необходимы конкретные документы и приказ работодателя. При ошибке в записях следует действовать быстро, чтобы избежать проблем при оформлении пенсии или при трудоустройстве в новую организацию.

С переходом на электронные трудовые книжки процесс исправлений становится более прозрачным и быстрым, однако базовые правила (наличие приказа, подтверждающих документов) остаются неизменными.

Полезные ссылки

• Официальный портал ЭТК
• КонсультантПлюс: дубликат трудовой книжки
• Госуслуги – личный кабинет для ЭТК
• FAQ Минтруда РФ

Если у вас остались вопросы – обратитесь к специалисту по кадрам или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.