Трудовая книжка остаётся важным документом‚ подтверждающим трудовую деятельность и стаж сотрудника. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ многие работники и работодатели всё ещё пользуются бумажным вариантом‚ особенно когда требуется заверенная копия для банка‚ консульства‚ суда или оформления кредита. Ниже представлена подробная инструкция‚ как правильно напечатать и заверить копию трудовой книжки в соответствии с действующими нормативными актами (ГОСТ Р 7097‑2016‚ актуальный на 2026 год).

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки?

• При устройстве на новую работу (особенно в государственные структуры).
• При оформлении банковского кредита или ипотеки.
• Для получения загранпаспорта‚ визы или консульского обслуживания.
• В судебных разбирательствах (например‚ при споре о выплате пособий).
• При получении социальных выплат‚ пособий по безработице‚ пенсионных начислений.

В этих случаях достаточно предоставить заверенную копию всех заполненных листов трудовой книжки‚ начиная с ьного листа.

Подготовка к печати

1. Сканирование оригинала
   • Откройте трудовую книжку и аккуратно разместите каждый лист на планшете сканера.
   • Сканируйте в режиме чёрно‑белый или серый с разрешением не менее 300 dpi – это обеспечит чёткость текста и печатей.
   • Сохраните каждый лист как отдельный файл в формате PDF или TIFF (PDF предпочтительнее для последующей печати).
2. Проверка качества
   • Убедитесь‚ что на scanned‑изображении нет размытий‚ полос или обрезанных краёв.
   • Если какой‑либо лист повреждён‚ сделайте повторное сканирование.
3. Форматирование для печати
   • Текст на каждом листе должен быть расположен только с одной стороны листа (лицевая сторона). Обратная сторона остаётся пустой – это требование ГОСТ Р 7097‑2016.
   • При необходимости добавьте пустой лист в конец документа‚ чтобы общее количество страниц было чётным (необходимо для правильной скрепки).

Печать копии

После подготовки файлов приступайте к печати:

1. Откройте PDF‑файл в любой программе для просмотра (Adobe Reader‚ Foxit и т.п.).
2. Выберите печать «По одному листу на лист» (односторонняя печать).
3. Установите плотность печати 100 % (без масштабирования).
4. Используйте обычную офисную бумагу формата A4‚ плотностью 80 г/м² – она обеспечивает хорошую читаемость и не деформируется при последующем заверении.
5. После печати аккуратно сложите листы в порядке следования (ьный лист – первый‚ затем страницы с записями о работе).

Важно: Не допускайте печати на обеих сторонах листа – такая копия будет считаться недействительной при заверении.

Как заверить копию трудовой книжки

Заверение может быть выполнено двумя способами:

• У нотариуса – наиболее надёжный вариант‚ при котором копия получает полную юридическую силу.
• У работодателя (кадровой службы) – допустимо‚ если организация уполномочена заверять документы внутренним приказом и имеет печать организации.

Заверение у нотариуса

1. Подготовьте паспорт гражданина РФ и оригинал трудовой книжки (для сверки).
2. Принесите распечатанную копию (все листы‚ сложенные в порядке).
3. Нотариус сравнит копию с оригиналом‚ после чего поставит на каждый лист:
   • Свою подпись;
   • Оттиск своей печати;
   • Указание даты заверения;
   • Фразу «Копия верна» (или аналогичную формулировку‚ предусмотренную нотариальной практикой).
4. Получите заверенный комплект документов. Нотариус также выдаст вам нотариальное удостоверение‚ подтверждающее факт заверения.

Заверение работодателем

Если ваша организация имеет право заверять документы внутренним приказом‚ процедура выглядит так:

1. Сотрудник предоставляет кадровой службе оригинал трудовой книжки и распечатанную копию.
2. Кадровик сверяет копию с оригиналом на соответствие содержания‚ наличия всех записей‚ печатей и подписей работодателя.
3. После подтверждения соответствия на каждый лист копии ставится:
   • Подпись уполномоченного лица (например‚ руководителя отдела кадров или директора);
   • Оттиск печати организации (круглая печать с наименованием предприятия);
   • Дата заверения;
   • Отметка «Копия верна» (можно оформить в виде штампа).
4. Заверенный комплект возвращается сотруднику. При необходимости можно сделать несколько копий‚ каждую из которых заверяют отдельно.

Обратите внимание: Если организация не имеет права заверять документы (например‚ небольшое ИП без соответствующего приказа)‚ заверение у нотариуса является обязательным.

Нормативная база и требования ГОСТ Р 7097‑2016

С 1 июля 2018 года действует ГОСТ Р 7097‑2016 «Документы. Система единых требований к оформлению и заверению копий». Основные положения‚ относящиеся к трудовой книжке:

• Копия должна быть полной и точной воспроизведением оригинала (все записи‚ печати‚ подписи).
• Текст копии печатается только с одной стороны листа.
• На каждом листе копии ставится подпись уполномоченного лица и оттиск печати (нотариальной или организации).
• Дата заверения указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Если документ содержит более 50 листов‚ допустимо оформить выписку из трудовой книжки (с указанием периода‚ за который выписка составлена) и заверить её аналогичным образом.

Нарушение этих требований может привести к признанию копии недействительной‚ а также к административным штрафам для организации (ст. 19.7 КоАП РФ – неправильное оформление документов).

Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)

Ниже представлен схематический образец того‚ как должен выглядеть заверенный лист. Обратите внимание на расположение элементов:

-------------------------------------------------
| |
| [Текст оригинальной записи трудовой книжки] |
| |
| ________________________ __________________|| | | | |
| | Подпись уполномоченного| | Печать организации|
| | лица (ФИО) | | |
| |________________________| |__________________|| |
| Дата заверения: |
| Копия верна |
| |-------------------------------------------------

В реальном документе вместо рамок используются обычные подписи и оттиски печати‚ а текст расположен выше них.

Частые ошибки при заверении и как их избежать

• Двухсторонняя печать – приводит к refusals при приёме документов. Всегда печатайте только с одной стороны.
• Отсутствие подписи или печати – копия считается незаверенной. Проверяйте‚ что на каждом листе есть оба элемента.
• Неправильная дата – дата должна соответствовать дню фактического заверения‚ а не дате печати.
• Неполная копия – отсутствие некоторых листов (например‚ листа с записями о последнем месте работы) делает документ недействительным. Сверяйте количество листов с оригиналом.
• Использование некачественной бумаги – слишком тонкая бумага может порваться при handlingе; выбирайте плотность не менее 80 г/м².

Советы для работодателей и сотрудников

Для работодателей

• Утвердите внутренний приказа о порядке заверения копий трудовых книжек (кто уполномочен ставить подпись и печать).
• Храните оригиналы трудовой книжки в огнеупорном шкафу или сейфе‚ чтобы обеспечить их сохранность.
• Периодически проводите инструктаж кадровых сотрудников по требованиям ГОСТ Р 7097‑2016.

Для сотрудников

• При запросе копии трудовой книжки уточните у запрашивающей организации‚ требуется ли нотариальное заверение или достаточно заверения работодателем.
• Сохраняйте электронную версию сканированных листов (в облачном хранилище или на защищённом носителе) – это упростит процесс получения новой копии при утере бумажного варианта.
• Проверяйте received копию на наличие всех необходимых подписей и печатей перед подачей в учреждение.

Печать и заверение трудовой книжки – процедура‚ требующая внимательного соблюдения формальностей. Следуя представленной пошаговой инструкции‚ вы получите юридически значимую копию‚ которая будет принята банками‚ консульствами‚ судами и другими организациями без лишних задержек. Помните‚ что ключевые моменты – односторонняя печать‚ полное соответствие копии оригиналу‚ наличие подписи и печати уполномоченного лица‚ а также корректная дата заверения. Соблюдая эти правила‚ вы избежите ошибок и возможных штрафов‚ а ваш документ будет готов к использованию в любой ситуации.

Будьте внимательны‚ храните оригиналы бережно и всегда проверяйте готовую копию перед подачей!