Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Любая неточность или ошибка в ней может привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место. Одним из самых частых вопросов у кадровиков и работодателей является вопрос о том, как правильно написать в трудовой книжке сокращение штата или численности работников.
В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления увольнения в связи с сокращением, приведем образцы записей и расскажем о распространенных ошибках.
Нормативная база
При заполнении трудовой книжки необходимо строго соблюдать правила, прописанные в:
- Трудовом кодексе РФ (статья 81, п. 2, ч. 1 — увольнение в связи с сокращением штата).
- Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ).
- Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ от № 69).
Общие правила внесения записей
Прежде чем вносить запись об увольнении по сокращению, важно помнить базовые принципы заполнения трудовых книжек:
- Все записи нумеруются в графе 1 в порядке возрастания (арабскими цифрами).
- Дата увольнения вносится в графу 2.
- В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
- В графе 4 ставится ссылка на приказ (распоряжение) работодателя, его дата и номер.
- Записи должны быть сделаны перьевой, гелевой или капиллярной ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений слов (кроме общепринятых) не допускается!
Пошаговая инструкция: как написать сокращение
Увольнение по сокращению штата или численности оформляется в разделе «Сведения о работе». Главное правило, формулировка должна точно соответствовать формулировке Трудового кодекса.
Шаг 1: Внесение записи об увольнении
В графе 2 ставится дата увольнения (дата фактического прекращения трудового договора, а не дата вручения уведомления о сокращении!).
В графе 3 необходимо написать:
«Уволен(а) в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Обратите внимание: слова «сокращение» и «штата» пишутся полностью. Использовать аббревиатуры вроде «сокр. шт.» категорически запрещено.
Шаг 2: Указание приказа
В графе 4 делается ссылка на приказ работодателя об увольнении. Запись выглядит так:
«Приказ от [дата] № [номер]»
Шаг 3: Заверение записей
После внесения записи об увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Подписью самого работника;
- Печатью работодателя (при её наличии).
Образец заполнения трудовой книжки при сокращении
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 11 | 15 05 2026 | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |
Важное уточнение: Согласно Инструкции Минтруда, слово «Уволен» можно не писать, если формулировка начинается со слов «Трудовой договор расторгнут…». Оба варианта являются верными, но второй считается более юридически грамотным.
Частые ошибки и как их избежать
Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки при оформлении сокращения. Вот на что стоит обратить особое внимание:
Неверная формулировка причины увольнения
Нельзя писать просто «Уволен по сокращению» или «Уволен по собственному желанию в связи с сокращением». Формулировка должна дословно повторять норму закона: «в связи с сокращением штата работников организации» или «в связи с сокращением численности работников организации». Это два разных юридических факта, и путать их нельзя.
Неправильная дата увольнения
Дата увольнения при сокращении — это дата истечения двухмесячного срока предупреждения работника. Если работник дает согласие на досрочное увольнение (ст. 180 ТК РФ), датой увольнения будет дата, указанная в соглашении о досрочном расторжении.
Использование недопустимых сокращений
Как уже упоминалось, в трудовой книжке нельзя использовать аббревиатуры. Нельзя писать «ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации», «п.» вместо «пункт», «ч.» вместо «части». Все слова должны быть написаны полностью.
Отсутствие ссылки на часть статьи
Раньше ссылались просто на «пункт 2 статьи 81 ТК РФ». Сейчас, согласно актуальным правилам, необходимо указывать часть статьи: «пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Что делать, если ошибка уже допущена?
Если вы обнаружили неверную запись в разделе «Сведения о работе», ее нельзя зачеркивать! Порядок действий следующий:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен(а) в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В графе 4 повторяется ссылка на приказ об увольнении.
Оформление увольнения в связи с сокращением штата требует максимального внимания и строгого следования букве закона. Помните, что в трудовой книжке не допускаются никакие самовольные сокращения слов. Формулировка причины увольнения должна полностью совпадать с формулировкой, указанной в Трудовом кодексе РФ. Грамотное и аккуратное заполнение этого документа защитит работодателя от штрафов и судебных исков, а работнику гарантирует беспроблемное подтверждение стажа и причины увольнения.