Потеря трудовой книжки — это всегда стресс, особенно если это происходит перед устройством на новую работу. Отсутствие этого документа может стать причиной паники, однако законодательство четко регламентирует порядок действий в таких ситуациях. В данной статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление о новой трудовой книжке в связи с утерей при приеме на работу, какие документы потребуются и каковы обязанности работодателя.
Что говорит закон об утере трудовой книжки?
Согласно части 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является обязательным документом при заключении трудового договора. Однако там же указано важное исключение: если трудовой договор заключается не впервые, и у работника нет трудовой книжки по причине ее утери, повреждения или по иной причине, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.
Таким образом, незаконно отказывать соискателю в приеме на работу только из-за того, что он потерял трудовую. Основанием для заведения нового бланка станет письменное заявление работника с указанием причины отсутствия документа.
Дубликат или новая трудовая книжка?
Важно понимать разницу между оформлением дубликата и новой трудовой книжки:
- Дубликат оформляется по последнему месту работы, если документ был утерян в период работы или вскоре после увольнения. В дубликат вносятся сведения об общем стаже и предыдущих местах работы на основании подтверждающих документов.
- Новая трудовая книжка оформляется новым работодателем при приеме на работу, если прежний документ утерян. Новый работодатель не обязан самостоятельно разыскивать весь предыдущий стаж сотрудника, он просто заводит чистый бланк.
Важный нюанс с электронными сведениями
С учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), при оформлении нового бумажного бланка работодатель должен учитывать информацию из системы СТД-СФР (ранее — СТД-ПФР). Если работник ранее не отказался от ведения бумажной трудовой, новый работодатель должен запросить у него выписку из Пенсионного фонда (СФР), чтобы убедиться в статусе занятости и ведения ЭТК.
Как правильно составить заявление?
Заявление не имеет строгой унифицированной формы, однако должно содержать ключевую информацию. Согласно новым правилам оформления трудовых в 2026 году, сотрудник обязательно должен указать причину отсутствия документа (в данном случае — утеря).
Структура заявления
- Шапка: наименование организации, ФИО руководителя, должность и ФИО заявителя.
- Название документа: «Заявление об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной».
- Текст заявления: просьба оформить новую трудовую книжку с обязательным указанием причины (утеря). Желательно добавить фразу о том, что трудовой договор заключается не впервые.
- Дата и подпись работника.
Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной
Ниже представлен актуальный образец заполнения заявления, который соответствует требованиям кадрового делопроизводства на 2025-2026 годы.
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с утратой прежней трудовой книжки и на основании абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ, прошу оформить мне новую трудовую книжку (бумажную). Трудовой договор заключаю не впервые.
Подпись: ____________ / Петров П.П./
Порядок действий работодателя
После получения заявления от работника, кадровая служба должна выполнить следующие шаги:
- Получить от работника заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки.
- Запросить сведения о трудовой деятельности (выписку СТД-СФР), чтобы подтвердить, что работник уволен с предыдущего места работы и не отказался от ведения бумажной трудовой.
- Оформить новую трудовую книжку на чистом бланке (бланки приобретаются работодателем, работник возмещает стоимость бланка, если иное не предусмотрено локальными актами).
- Внести запись о приеме на работу в новую трудовую книжку.
Что делать со старым стажем?
Многие работники переживают, что потерянный стаж «сгорит». Это не так:
- Весь стаж, накопленный до 2020 года, зафиксирован в Пенсионном фонде (ныне СФР).
- Стаж после 2020 года полностью отражен в электронных трудовых книжках (ЕФС-1).
- Если работник хочет восстановить записи в бумажном виде, он может самостоятельно запросить дубликат у предыдущего работодателя, предоставив подтверждающие документы (архивные справки, выписки из СФР и т.д.). Текущий работодатель не несет ответственности за восстановление стажа, приобретенного до поступления к нему на работу.
Утеря трудовой книжки при приеме на работу — это рядовая кадровая ситуация. Главное правило для работника — честно и своевременно написать заявление об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной, а для работодателя, не отказывать в трудоустройстве и корректно завести новый документ, опираясь на нормы ТК РФ и актуальные электронные базы данных.