Трудовая книжка — главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ что породило множество вопросов. В связи с этим сотрудникам приходится обращаться в кадровую службу с различными заявлениями. Единого обязательного образца для таких заявлений законодательство не устанавливает‚ однако они должны содержать определенную информацию. В этой статье мы подробно разберем‚ в каких случаях требуется писать заявление в отдел кадров и как правильно это сделать.
Основные виды заявлений о трудовой книжке
В зависимости от жизненной ситуации и целей сотрудника‚ можно выделить несколько главных поводов для обращения в кадры:
- Выбор формата ведения (электронная или бумажная);
- Выдача оригинала на руки;
- Выдача копии или выписки;
- Оформление новой трудовой книжки (в случае утери).
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ‚ у каждого работника есть право выбора: продолжить ведение бумажной трудовой книжки (при этом она будет дублироваться в электронном формате) либо полностью перейти на электронный вариант‚ а бумажный получить на руки.
Заявление о продолжении ведения в бумажной форме
Если сотрудник решает оставить бумажный формат‚ ему необходимо подать соответствующее заявление. В тексте должна быть четко выражена воля работника.
Пример формулировки:
«Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации».
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Если работник выбирает ЭТК‚ он просит работодателя выдать ему бумажную книжку на руки с соответствующей записью‚ а дальнейший учет вести только в цифровом формате.
Пример формулировки:
«Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового Кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
После подачи такого заявления кадровик делает в бумажной книжке отметку о переходе на ЭТК‚ ставит подпись начальника и сотрудника‚ печать организации и выдает документ на руки.
Заявление о выдаче трудовой книжки на руки
По общему правилу трудовая книжка хранится у работодателя. Выдать ее на руки можно только по письменному заявлению работника. Чаще всего оригинал документа требуется для подтверждения страхового стажа в Социальный фонд или оформления пенсии.
Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации‚ но для удобства в компаниях часто разрабатывают типовой бланк. В нем сотрудник указывает:
- ФИО и должность;
- Цель выдачи книжки (например‚ «для подтверждения страхового стажа»);
- Обязательство вернуть документ в установленный законом срок.
При получении книжки на руки работник обязательно расписывается в соответствующем журнале учета или в самом заявлении‚ подтверждая факт получения.
Заявление о выдаче копии трудовой книжки
Если оригинал не требуется‚ а нужно лишь подтвердить факт работы (например‚ для получения кредита‚ визы или субсидии)‚ сотрудник просит выдать заверенную копию. Такое заявление также пишется в свободной форме. Кадровая служба обязана снять копии со всех заполненных страниц‚ проставить надпись «Копия верна»‚ подпись‚ расшифровку подписи и печать организации.
Заявление на оформление новой трудовой книжки
Если сотрудник потерял свою трудовую книжку (или она пришла в негодность)‚ он должен обратиться к текущему работодателю с просьбой оформить новый документ.
Пример формулировки:
«Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем‚ что я потерял(а) свою трудовую книжку при переезде на новое место жительства».
Важно помнить‚ что работодатель не восстанавливает предыдущие записи самостоятельно — для этого потребуется собрать справки с прошлых мест работы или обратиться в архив.
Как правильно составить заявление: общие правила
Независимо от причины обращения‚ заявление должно содержать следующие реквизиты:
- Шапка: наименование организации‚ ФИО и должность руководителя‚ ФИО и должность заявителя.
- Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки / о переходе на ЭТК» и т.д.
- Суть просьбы: четко сформулированная причина обращения.
- Дата составления: указывается число‚ месяц‚ год.
- Личная подпись сотрудника.
Многие современные программы для кадрового учета (например‚ 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3) позволяют автоматически формировать шаблоны таких заявлений‚ что значительно упрощает работу как сотрудникам‚ так и специалистам отдела кадров.
Заявление в кадры о трудовой книжке — это важный юридический документ‚ который защищает права как работника‚ так и работодателя. Независимо от того‚ нужна ли вам копия для банка‚ оригинал для оформления пенсии или вы решили перейти на электронный формат‚ главное, четко изложить свою просьбу и не забыть поставить подпись и дату. Бланки заявлений можно скачать в сети интернет в форматах Word или PDF‚ либо запросить готовый шаблон в вашем отделе кадров.