Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При ее заполнении кадровики часто сталкиваются с вопросами нумерации записей. Ошибки в нумерации могут привести к путанице, задвоению записей и вопросам со стороны пенсионных органов. В этой статье мы подробно разберем, как правильно нумеровать записи в трудовой книжке и вкладышах, а также как исправлять допущенные ошибки.
Общие правила нумерации записей
Роструд неоднократно разъяснял основные принципы проставления номеров в трудовой книжке. Главное правило — нумерация должна быть сквозной в пределах каждого раздела (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).
- Сквозной принцип: Каждой записи присваивается следующий порядковый номер от последней сделанной записи.
- Без нулей: При внесении первой записи о приеме на работу ее нужно нумеровать просто «1», а не «01». Использование нулей (01, 02, 03 и т.д.) является неправильным.
- По разделам: Нумерация ведется строго по порядку внутри соответствующего раздела.
Как правильно указывать номера в разделе «Сведения о работе»
Информация о приеме на работу, переводах и увольнении отражается в разделе «Сведения о работе». При заполнении соблюдаются следующие правила:
- В графе 1 проставляется порядковый номер вносимой записи.
- В графе 2 указывается дата приема на работу (или увольнения).
- В графе 3 вносятся сведения о должности, специальности, профессии, а также (при необходимости) наименование подразделения.
- В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
Нумерация при оформлении вкладыша
Если в трудовой книжке полностью заполнен один из разделов (например, на странице не осталось свободных строк), работодатель обязан оформить вкладыш. Заявление работника о выдаче вкладыша для этого не требуется.
Вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и сама трудовая книжка; Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию трудовой книжки по соответствующим разделам.
Нумерация во вкладыше также является сквозной. Если при заполнении раздела «Сведения о работе» в самой книжке осталось мало свободных строк, работодатель должен начать запись в трудовой книжке, а затем продолжить ее во вкладыше. При этом номер записи на вкладыше будет следующим по порядку от последней записи в книжке.
Отметка о выдаче вкладыша
При выдаче вкладыша в трудовой книжке делается пометка в виде штампа с записью «Выдан вкладыш», а также указываются серия и номер вкладыша.
Примеры правильной и неправильной нумерации
Пример 1: Правильная нумерация с нулем и без
- Правильно: 1, 2, 3, 4, 5…
- Неправильно: 01, 02, 03, 04, 05…
Пример 2: Переход на вкладыш
Допустим, в трудовой книжке работника записи заканчиваются номером 35.
- Правильно: Первая запись во вкладыше о приеме на работу будет иметь номер 36.
- Неправильно: Кадровик по ошибке начинает нумерацию во вкладыше заново и ставит номер 1. Это приведет к задвоению записей (под номером 1 теперь две разные записи), что недопустимо.
Пример 3: Переименование организации
Если ООО «Ромашка» переименовано в ООО «Незабудка» в связи с внесением изменений в уставные документы с , об этом делается отдельная запись. Ей присваивается следующий порядковый номер по сквозной нумерации (например, если последняя запись была 12, то переименование получит номер 13).
Как исправить неправильную нумерацию в трудовой книжке
Нарушение нумерации (например, пропущена цифра или после записи №10 по ошибке проставлены номера 5, 6, 7) не делает все последующие записи недействительными, но требует исправления. Зачеркивать неверные номера в графе 1 нельзя.
Пошаговая инструкция по исправлению ошибки в нумерации
Для исправления нарушения нумерации необходимо внести специальную исправляющую запись:
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи такой, как если бы не было нарушения нумерации (следующий по порядку).
- В графе 2 укажите текущую дату внесения исправления.
- В графе 3 внесите запись о признании ошибочной нумерации. Формулировка может быть такой: «Запись за номером 5 (6, 7) недействительна. Нумерацию записей за номерами 17, 18, 19 считать, соответственно, 26, 27, 28».
- В графе 4 поставьте дату и номер приказа, на основании которого вносится исправление (обычно это приказ работодателя об исправлении ошибки);
Пример исправления ошибки во вкладыше
Предположим, после правильной записи №10 кадровик по ошибке внес три записи под номерами 5, 6 и 7. Следующую запись об исправлении нужно пронумеровать 14 (так как 10 + 3 ошибочных + 1 исправляющая = 14). В графе 3 пишем: «Записи за номерами 5, 6, 7 недействительны. Нумерацию записей 5, 6, 7 считать соответственно 11, 12, 13».
Соблюдение правил нумерации в трудовой книжке и вкладышах — залог порядка в кадровом делопроизводстве. Помните главное:
- Нумерация всегда сквозная.
- Нули в начале номера не ставятся.
- Вкладыш продолжает нумерацию трудовой книжки, а не начинает ее заново.
- Ошибки в нумерации исправляются признанием записи недействительной, а не зачеркиванием.
Внимательное отношение к этим правилам позволит избежать спорных ситуаций с сотрудниками и проверяющими органами.