Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225. С развитием кадровой практики и увеличением количества записей о трудовой деятельности сотрудников возникает необходимость выдачи вкладыша в трудовую книжку. Важнейшим аспектом корректного оформления вкладыша является нумерация записей. От того, как она организована, зависит легитимность всей трудовой книжки и правомерность расчета стажа, пенсии и других социальных гарантий работника.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — это отдельный бланк, утвержденный Минтрудом России, который прикрепляется к основной трудовой книжке в случае, когда в ней закончились свободные места для внесения записей. Вкладыш имеет собственную серию и номер, но юридически он является неотъемлемой частью трудовой книжки.

Вкладыш выдается работнику только при наличии оснований — исчерпание всех полей в разделах трудовой книжки, предназначенных для записей о работе. Важно: вкладыш не заменяет трудовую книжку, а дополняет её.

Как должна происходить нумерация записей во вкладыше?

Самое главное правило: нумерация записей во вкладыше не начинается с единицы, а продолжает сквозную нумерацию, начатую в основной трудовой книжке.

Это требование закреплено в пункте 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225):

«Записи о работе, вносимые во вкладыш, продолжают нумерацию записей раздела «Сведения о работе» трудовой книжки».

То есть, если в основной трудовой книжке последняя запись о приеме на работу, переводе или увольнении имеет номер 29, то первая запись во вкладыше — 30, вторая, 31 и т.д..

Пример нумерации

• В трудовой книжке: запись № 25 — приём на работу в ООО «Свет»;
• Запись № 26 — перевод на другую должность;
• Запись № 27 — увольнение;
• Запись № 28, приём на работу в ОАО «Техно»;
• Запись № 29 — перевод в отдел продаж.

На этом места в трудовой книжке закончились. Работодатель выдает вкладыш. В нём:

• Первая запись — увольнение из ОАО «Техно» → номер 30;
• Вторая запись, приём на работу в ПАО «Глобал» → номер 31;
• Третья запись — перевод в отдел маркетинга → номер 32.

Важно: нумерация ведётся только по разделу «Сведения о работе». Записи в других разделах (например, о наградах, образовании, воинской обязанности) нумеруются отдельно, но вкладыш используется только для продолжения нумерации именно в разделе о трудовой деятельности.

Как оформить вкладыш при выдаче?

При выдаче вкладыша работнику работодатель обязан выполнить следующие действия:

1. На ьном листе вкладыша заполнить все реквизиты, аналогично у трудовой книжки: ФИО, дата рождения, образование, профессия и т.д.
2. На первом листе вкладыша (где будут вноситься первые записи) проставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием:
   • серии вкладыша (например, ВТ-I);
   • номера вкладыша (например, 4051777);
   • даты выдачи.
3. Внести в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей информацию о выдаче вкладыша (серия, номер, дата, ФИО работника).
4. На последней записи в основной трудовой книжке сделать отметку: «Записи продолжаются во вкладыше серии [серия] № [номер]».

Внимание! Запись «Выдан вкладыш» не вносится в трудовую книжку как отдельная запись — она оформляется только в виде штампа на ьном листе вкладыша. Это требование закреплено в пункте 39 Правил № 225;

Что делать, если записи были внесены не в тот раздел?

Иногда работодатель ошибочно вносит запись о приёме на работу в раздел «Награды» или наоборот. В таком случае:

• Неверная запись зачёркивается (одной сплошной линией, чтобы сохранялась читаемость);
• Сделается запись: «Запись № X признана недействительной»;
• Правильная запись вносится в нужный раздел с следующим порядковым номером;
• Нумерация в вкладыше продолжается от последнего корректного номера в основной книжке, а не от номера, который был ошибочно пропущен.

Пример: если запись № 25 была ошибочно внесена в раздел «Награды», а следующая корректная запись — приём на работу — должна была быть № 26, то в вкладыше первая запись будет № 27, а не № 26.

Почему важно соблюдать сквозную нумерацию?

Нарушение сквозной нумерации — это не просто формальная ошибка. Это может привести к:

• Отказу в назначении пенсии — Пенсионный фонд РФ проверяет нумерацию записей при подтверждении трудового стажа.
• Оспариванию трудового стажа в суде при спорах о трудовых правах.
• Признанию трудовой книжки недействительной — если в ней обнаружены пропуски, дублирование или несоответствие нумерации.
• Штрафам для работодателя — по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.

Судебная практика подтверждает: если вкладыш начинает нумерацию с «1», а не продолжает нумерацию трудовой книжки, суды признают такие записи недостоверными и не учитывают их при расчёте стажа (см. определение ВС РФ от № 43-КГ22-18).

Какие документы подтверждают правильность нумерации?

Для проверки корректности нумерации можно использовать:

• Оригинал трудовой книжки и вкладыша;
• Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
• Приказы о приёме, переводе, увольнении — они должны совпадать по датам и номерам записей;
• Справки из Пенсионного фонда РФ (если стаж уже подтверждён).

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка 1: Начинают нумерацию вкладыша с «1».
   Решение: Всегда смотрите номер последней записи в трудовой книжке — и продолжайте от него.
2. Ошибка 2: Не ставят штамп «Выдан вкладыш».
   Решение: Штамп обязателен — без него вкладыш не считается официально выданным.
3. Ошибка 3: Вносят записи в вкладыш, не заполнив все поля трудовой книжки.
   Решение: Вкладыш выдаётся только при полном исчерпании свободных мест.
4. Ошибка 4: Не вносят информацию о выдаче вкладыша в книгу учёта;
   Решение: Книга учёта, обязательный документ, хранится 5 лет.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку — это не формальность, а юридически значимый элемент, обеспечивающий целостность и достоверность трудового стажа работника. Сквозная нумерация — это основополагающее правило, которое нельзя нарушать ни при каких обстоятельствах.

Работодатель обязан:

• Продолжать нумерацию записей от последнего номера в трудовой книжке;
• Обязательно ставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера;
• Фиксировать выдачу вкладыша в книге учёта;
• Сохранять все документы, подтверждающие правильность внесения записей.

Соблюдение этих требований защитит как работника — от потери стажа и пенсии, так и работодателя — от штрафов и судебных исков. Помните: одна неправильно пронумерованная запись может стоить человеку десятков тысяч рублей в будущем.

Важно! С 2026 года все трудовые книжки и вкладыши, выданные в РФ, подлежат проверке в рамках цифровой системы «Электронная трудовая книжка». Однако бумажные вкладыши, выданные до перехода на электронный формат, остаются юридически значимыми — и их нумерация должна быть безупречной.