Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. В современных условиях её заполняют в электронном виде, однако в некоторых случаях всё ещё используется бумажный вариант. В статье рассматриваем, как правильно оформить трудовые записи, почему важны именно две строки в книжке и какие нюансы следует учитывать.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальный документ, в который работодатель вносит сведения о:

• месте и дате трудоустройства;
• должности и условии работы;
• периоде работы и месте предыдущего трудоустройства;
• выплатах и удержаниях, связанных с трудовой деятельностью.

Эти сведения позволяют установить стаж работы сотрудника, что важно для расчёта пенсии, отпуска и иных социальных выплат;

Электронные и бумажные формы

С 2021 года в России допускается заполнение трудовых книжек только в электронном виде. Тем не менее, если работник не желает отказываться от бумажного экземпляра, работодатель может вести одновременно оба варианта.

С 2023 года новые бланки бумажных книжек должны соответствовать требованиям Минтруда, утверждённым постановлением от 10 октября 2003 года.

Как правильно оформить две строки в книжке?

В большинстве случаев в книжке вводятся две строки информации о каждом месте работы:

1. Первая строка – сведения о месте и дате начала работы;
2. Вторая строка – сведения о должности, условии работы и дате окончания (или текущем статусе).

Эти две строки позволяют быстро просмотреть весь трудовой путь сотрудника, не перегружая документ излишними деталями.

Пример заполнения

Пример записи в книжке:

• Строка 1: ООО «СтройТех», – , инженер‑проектировщик;
• Строка 2: ПАО «ЭнергоСервис», с – по настоящее время, старший инженер.

Такой формат упрощает работу как работодателю, так и самому сотруднику при оформлении документов;

Нужно ли регистрировать электронные книжки в отдельном документе?

Согласно текущему законодательству, электронные трудовые книжки не требуют отдельной регистрации в бухгалтерии или в иных реестрах. Они хранятся в системе, утверждённой Минтрудом, и доступны для проверки при необходимости.

Однако в случае, когда работник предпочитает иметь бумажный экземпляр, работодатель обязан оформить его в соответствии с установленными бланками и правилами.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить сведения о каждом рабочем месте в обе строки? – Да, каждая новая должность оформляется отдельной парой строк.
• Можно ли объединить несколько мест работы в одну запись? – Нет, каждый период работы должен быть оформлен отдельно, чтобы обеспечить точный расчёт стажа.
• Что делать, если работник потерял бумажную книжку? – По заявлению работника можно выдать копию или оформить новую, но в электронном виде информация сохраняется автоматически.

Трудовая книжка, даже в своей самой простой форме, состоит из двух строк информации о каждом месте работы. Этот формат обеспечивает:

• ясность и лаконичность записи;
• быстрый доступ к данным при проверках;
• соответствие требованиям законодательства.

При правильном оформлении трудовых записей работодатель и сотрудник получают надёжный документ, который будет использоваться при расчёте пенсии, отпуска и иных социальных выплат.