Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж работы. В России с 1 января 2020 года все кадровые изменения фиксируются в ПФР через форму СЗВ‑ТД, а с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Для иностранных работников процесс выглядит несколько иначе, но при этом он не менее строгий. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция, как правильно оформить трудовую книжку иностранного работника.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

• ЭТК хранится в Социальном фонде и доступна работодателю и сотруднику через портал «Мой ПФР».
• В ней отражаются данные: ФИО, СНИЛС, дата рождения, место работы, должность, даты начала и окончания трудового договора, а также сведения о стаже.
• Формат ЭТК полностью заменяет бумажную трудовую книжку с 2021 года.

Особенности оформления для иностранного работника

1. Проверка статуса работника – необходимо подтвердить, что работник имеет разрешение на работу в РФ (рабочая виза, вид на жительство, разрешение на временную работу и т.д.).
2. СНИЛС – для иностранных граждан СНИЛС выдается в Пенсионном фонде РФ. Если СНИЛС отсутствует, его нужно оформить до начала работы.
3. Выбор ведения трудовой книжки – при первом месте работы иностранного работника в форме ЕФС‑1 (выбор ведения трудовой книжки) ставится отметка «Электронная трудовая книжка».
4. Если работник уже имеет трудовую книжку в другой стране, это не влияет на оформление в РФ – в РФ создаётся новая ЭТК, отражающая только российскую трудовую деятельность.

Пошаговый процесс заполнения ЭТК

Шаг 1. Подготовка документов

• Копия паспорта иностранного гражданина.
• Разрешение на работу (рабочая виза, вид на жительство и т.д.).
• СНИЛС (если уже выдан).
• Трудовой договор (письменный, в электронном виде).
• Форма СЗВ‑ТД – заявление о кадровом изменении.

Шаг 2. Регистрация в системе «Мой ПФР»

Работодатель должен иметь доступ к порталу «Мой ПФР» и зарегистрироваться в качестве работодателя. После регистрации можно создавать и редактировать ЭТК.

Шаг 3. Создание записи о приёме на работу

1. Войдите в личный кабинет работодателя.
2. Выберите пункт «Трудовые книжки» → «Создать новую запись».
3. Заполните поля: ФИО, СНИЛС, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы.
4. Укажите тип трудового договора (постоянный, временный, срочный).
5. Подтвердите, что работник имеет разрешение на работу в РФ.
6. Сохраните запись.

Шаг 4. Отчетность в ПФР

После создания записи в ЭТК необходимо отчитаться в ПФР через форму СЗВ‑ТД. В форме указываются:

• Дата приёма на работу.
• Наименование работодателя.
• Должность и вид деятельности.
• СНИЛС сотрудника.
• Сведения о разрешении на работу.

Отчет отправляется в электронном виде через портал «Мой ПФР» и считается обязательным для соблюдения законодательства.

Шаг 5. Ведение стажа и обновления

При каждом изменении трудового договора (смена должности, повышение, перевод в другое подразделение) необходимо:

• Обновить запись в ЭТК.
• Отправить новую форму СЗВ‑ТД с указанием даты изменения.
• Проверить корректность данных в системе «Мой ПФР».

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать бумажную трудовую книжку для иностранного работника? – Нет, с 2021 года в РФ обязательна электронная трудовая книжка. Бумажный вариант не принимается.
• Что делать, если СНИЛС не выдан? – Оформить СНИЛС в Пенсионном фонде РФ до начала работы. Это можно сделать в любом отделении ПФР или через портал «Мой ПФР».
• Можно ли хранить копии документов в бумажном виде? – Да, но они не заменяют ЭТК. Бумажные копии могут использоваться для внутреннего учёта, но официального подтверждения стажа они не дают.
• Как проверить правильность заполнения ЭТК? – Через личный кабинет работодателя в «Мой ПФР» можно просмотреть все записи и убедиться, что даты и данные совпадают с трудовым договором.

Заполнение трудовой книжки иностранного работника в России требует соблюдения ряда формальных требований: наличие разрешения на работу, СНИЛС, правильное заполнение электронной трудовой книжки и своевременная отчётность в ПФР. Следуя приведённой инструкции, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение кадровой документации.

Для более подробной информации и актуальных форм обращайтесь к официальным источникам: ПФР – Пенсионный фонд России, Мой ПФР и Росстат.