Сведения о переходе сотрудника на электронную трудовую книжку (ЭТК) передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) в форме СЗВ‑ТД – «Сведения о переходе в электронную трудовую книжку»;
Ниже приведена подробная инструкция, как правильно собрать и подать эту форму, какие сроки соблюсти и какие ошибки стоит избегать․
Что такое СЗВ‑ТД и зачем она нужна
- СЗВ‑ТД – официальная заявка работодателя о переходе конкретного сотрудника на ЭТК․
- Форма содержит сведения о сотруднике, его трудовом стаже, а также о переходе в электронный формат․
- После подачи ПФР регистрирует ЭТК и начинает хранить сведения в электронном виде․
- Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, но при этом работодатель ведёт сведения в ЭТК, то также необходимо подать СЗВ‑ТД (п․ 1․4 Порядка заполнения СЗВ‑ТД)․
Кому и когда сдавать СЗВ‑ТД
Согласно Постановлению Правления ПФР от 25 декабря 2019 г․ № 370п, СЗВ‑ТД подаётся:
- Всем работодателям, которые получили заявление от сотрудника о переходе на ЭТК․
- В течение 30 календарных дней с момента получения заявления․
- Если сотрудник не подал заявление, но работодатель ведёт ЭТК, то СЗВ‑ТД подаётся в течение 30 дней с момента начала ведения ЭТК․
Срок сдачи в ПФР, как правило, совпадает с 31 октября каждого года (для 2026 г․ – 31 октября 2026 г․)․
Как собрать данные для СЗВ‑ТД
- Соберите паспортные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, дата выдачи, орган выдачи․
- Укажите ИНН и ОГРН (если применимо): для работодателя и сотрудника․
- Составьте сведения о стаже: даты начала и окончания работы, должность, оклад (если требуется)․
- Заполните сведения о переходе: дата перехода, форма перехода (электронная), причина перехода (если указана)․
- Прикрепите копию заявления сотрудника: в электронном виде (PDF) или скан․
Как заполнить форму СЗВ‑ТД (пример)
Форма доступна в электронном виде на сайте ПФР (раздел «Справки и отчёты»)․ Ниже приведён упрощённый образец, который можно использовать в 1С или в любой системе электронного документооборота․
| № | Параметр | Пример |
|---|---|---|
| 1 | ФИО сотрудника | Иванов Иван Иванович |
| 2 | Дата рождения | |
| 3 | Серия и номер паспорта | 1234 567890 |
| 4 | Дата выдачи паспорта | |
| 5 | Орган выдачи | УФМС России по г․ Москве |
| 6 | ИНН сотрудника | 1234567890 |
| 7 | Дата перехода в ЭТК | |
| 8 | Сведения о стаже (период 1) | – , должность: Менеджер, оклад: 80 000 ₽ |
| 9 | Сведения о стаже (период 2) | – по настоящее время, должность: Старший менеджер, оклад: 100 000 ₽ |
После заполнения формы, проверьте, чтобы все поля были корректно заполнены и не содержали ошибок․
Как передать СЗВ‑ТД в ПФР
Существует несколько способов подачи:
- Через 1С:ЗУП 8․3 – в разделе «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «СЗВ‑ТД»․
- Через специализированные программы (Такском, Контур․Экстерн) – в разделе «Отчётность» → «СЗВ‑ТД»․
- Через портал ПФР – в личном кабинете работодателя можно загрузить PDF‑форму․
После отправки вам выдается электронный сертификат о сдаче, который необходимо сохранить․
Частые ошибки и как их избежать
- Неполные данные о стаже – убедитесь, что каждый период работы указан полностью, без пропусков․
- Несоответствие даты перехода – дата в заявлении сотрудника и дата в СЗВ‑ТД должны совпадать․
- Отсутствие подписи – в электронном варианте подпись заменяется цифровой подписью работодателя․
- Отсрочка сдачи – сдача после 30 дней может привести к штрафу․
- Неверный ИНН – проверьте ИНН сотрудника в базе ФНС․
Что делать, если обнаружена ошибка в уже поданной форме
Если после сдачи СЗВ‑ТД обнаружена ошибка, необходимо:
- Подать корректирующую заявку в ПФР с указанием исправлений․
- В 1С: ЗУП можно использовать функцию «Корректировка СЗВ‑ТД»․
- В случае серьёзных ошибок (например, неверный ИНН) лучше обратиться в отделение ПФР лично․
Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадровой документации и ускоряет обмен информацией с ПФР․ Однако важно:
- Соблюдать сроки сдачи СЗВ‑ТД (не более 30 дней с момента получения заявления)․
- Тщательно проверять все данные перед отправкой․
- Хранить электронный сертификат о сдаче как доказательство выполнения обязательств․
- Использовать проверенные программы (1С, Такском, Контур) для автоматизации процесса․
Следуя этой инструкции, вы сможете без проблем оформить переход сотрудника на электронную трудовую книжку и своевременно передать сведения в ПФР․