Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, стаж работы и основные сведения о трудовой деятельности работника. Правила ведения трудовой книжки закреплены в Трудовом кодексе РФ и в Правилах ведения трудовых книжек, утверждённых приказом Минтруда. В этой статье мы разберём, когда и как делать записи в трудовой книжке, какие сроки и какие типы записей существуют, а также как вести книжку в бумажной и электронной формах.
Общие принципы ведения трудовой книжки
- Записи в трудовой книжке делаются только по документам работодателя (приказ, распоряжение, договор).
- Запись о приёме на работу, переводе, увольнении, изменении должности и т.д. должна быть внесена в течение пяти рабочих дней после издания приказа.
- Если в книжке нет свободных строк, необходимо оформить вкладыш (п. 38 Правил).
- Для сотрудников, трудовая книжка которых была заведена до г., запись делается в существующую бумажную книжку, а не в новую. После заполнения всех строк в разделе «Сведения о работе» оформляется вкладыш на бланке 2004 г.
- С г. работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде (ЭТК). При этом бумажная книжка остаётся обязательной до г. (если работник не переходит на ЭТК).
Виды записей и сроки их внесения
Приём на работу
Запись о приёме в трудовую книжку оформляется по приказу о приёме и должна быть внесена в течение пяти рабочих дней после издания приказа. Если работник сам просит о записи, она может быть сделана в любой момент, но официально срок остаётся тот же.
«Запись о приёме на работу в трудовой книжке должна быть внесена в течение пяти рабочих дней после издания приказа о приёме» (п. 1.1 Правил).
Перевод на другую должность или в другую организацию
При переводе работника в другую должность, отдел или организацию в пределах одной компании, запись оформляется в графе 3 (место работы и должность) и графе 4 (ссылка на приказ). Срок – пять рабочих дней после издания приказа.
Увольнение
Запись о выходе из трудового договора оформляется в день увольнения (п. 1.2 Правил). Если увольнение произошло по инициативе работника, запись делается в день увольнения. Если по инициативе работодателя, запись делается в день увольнения, но в случае задержки работодателя – в течение пятнадцати дней после увольнения.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С г. переход на ЭТК является обязательным. Работник, желающий перейти, подаёт письменное заявление. После его получения работодатель оформляет закрывающую запись в бумажной книжке и выдаёт ЭТК. Срок оформления записи о переходе – не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, когда работник подал заявление (п. 2 ст. 65 ТК РФ).
Вкладыш
Если в разделе «Сведения о работе» нет свободных строк, работодатель оформляет вкладыш на бланке 2004 г. Вкладыш оформляется в том же порядке, что и обычные записи, но в отдельном документе.
Смена места работы (смена работодателя)
При переходе работника в другую организацию запись делается в новой трудовой книжке (если работник не имеет бумажной книжки) или в новой части той же книжки (если работник имеет бумажную). Срок – пять рабочих дней после издания приказа о приёме в новой организации.
Смена должности внутри одной организации
Запись о смене должности оформляется в графе 3 (место работы и должность) и графе 4 (ссылка на приказ). Срок – пять рабочих дней после издания приказа.
Приостановка работы
Если работник временно не работает (например, по болезни), запись о приостановке делается в день приостановки и в день возобновления работы. Срок – пять рабочих дней после каждого события.
Практические рекомендации для работодателя
- Планируйте запись заранее: храните копии приказов и распоряжений, чтобы иметь возможность быстро оформить запись.
- Следите за сроками: используйте календарь для контроля пяти рабочих дней после издания приказа.
- Учитывайте переход на ЭТК: если работник подаёт заявление, оформляйте закрывающую запись в бумажной книжке и выдавайте ЭТК.
- Вкладыш – не исключение: если в книжке нет свободных строк, оформляйте вкладыш без задержек.
- Обучайте персонал: проводите тренинги по заполнению трудовой книжки, чтобы избежать ошибок, которые могут повлиять на пенсионный стаж.
Практические рекомендации для работника
- Если вы хотите, чтобы в трудовой книжке была запись о приёме, попросите работодателя сделать это в течение пяти рабочих дней после издания приказа.
- Если вы хотите перейти на ЭТК, подайте письменное заявление и ожидайте закрывающую запись в бумажной книжке.
- Проверяйте, что в записи указаны правильные даты, должность, место работы и ссылка на приказ.
- Если в записи есть ошибки, обратитесь в отдел кадров для их исправления.
Пример записи в трудовой книжке
Ниже приведён образец записи о переводе на другую должность (согласно графам 3 и 4):
Графа 3: Москва, ООО «Рога и копыта», начальник отдела продаж Графа 4: Приказ № 123 от г. о переводе
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли делать запись о приёме, если работник не просит?
Технически запись должна быть сделана по приказу о приёме в течение пяти рабочих дней, но в практике многие работодатели ждут запроса работника; Однако это может привести к задержке в учёте стажа.
Что делать, если у меня нет свободных строк в трудовой книжке?
Оформите вкладыш на бланке 2004 г. Запись в вкладыше оформляется так же, как и в обычной книжке.
Как узнать, что моя трудовая книжка уже в электронном виде?
Проверьте наличие в бумажной книжке закрывающей записи о переходе на ЭТК. Если такой записи нет, значит, вы ещё в бумажной форме.
Как оформить запись о приостановке работы?
Запись делается в день приостановки и в день возобновления. Указывайте дату начала и окончания приостановки.
Соблюдение сроков и правильное оформление записей в трудовой книжке – залог корректного учёта стажа, своевременного расчёта пенсии и избежания конфликтов с работодателем. Важно помнить, что с г. обязательным является переход на электронную трудовую книжку, но бумажная форма остаётся актуальной до г. (если работник не переходит). Следуйте правилам, держите документы в порядке и своевременно обновляйте трудовую книжку.
Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в оформлении записей, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в региональный отдел Минтруда.