Вопрос: Как правильно оформить и подать заявление, если вы не имеете трудовой книжки и в данный момент не работаете?

В статье рассмотрены правовые основы, порядок составления заявления, образцы текста и рекомендации по взаимодействию с работодателем и государственными органами.

Что представляет собой такое заявление?

Это документ в свободной форме, в котором работник (или соискатель) официально сообщает:

• о том, что в данный момент он не трудоустроен (не имеет трудового договора);
• о том, что у него отсутствует бумажная трудовая книжка (утеряна, повреждена, никогда не получалась).

Заявление может потребоваться в следующих ситуациях:

1. При оформлении нового трудового договора.
2. Для получения дубликата трудовой книжки.
3. При обращении в органы соцзащиты (Пенсионный фонд, Фонд соцстрахования) для подтверждения стажа.
4. В случае спора с бывшим работодателем о наличии/отсутствии записей о трудовой деятельности.

Правовые основания

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и Приказу Минтруда России от № 320н:

• Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника, указав причину её отсутствия (утрата, порча, отсутствие).
• Отсутствие трудовой книжки не является препятствием к заключению трудового договора.
• Работник имеет право требовать ведения трудовой книжки в электронном виде (ЭЛК).

Кому и куда подавать заявление

Как правильно оформить заявление

Заявление может быть написано в свободной форме, но рекомендуется соблюдать следующую структуру:

Пример заявления

Город ____________ «___» ___________ 2026 г.

______________ (ФИО полностью)
проживающий(ая) по адресу: _______________________________
паспорт: серия ___ № ____________, выдан ____________ 
телефон: ____________

Заявление

Я, ____________ (ФИО), настоящим заявляю, что:
На момент подачи настоящего заявления я не являюсь работником какой-либо организации (трудовой договор отсутствует).
У меня нет бумажной трудовой книжки, так как (указать причину: никогда не получала, утратила, была повреждена и т.п.).

В связи с вышеизложенным прошу:
- Оформить мне новую (дубликат) трудовую книжку в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от .
- При необходимости оформить электронную трудовую книжку (ЭЛК) в системе «Трудовая книжка онлайн».

Приложения:
Копия паспорта.
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).
Справка о месте жительства (по требованию работодателя).

Подпись ____________ ______________________

Пошаговая инструкция подачи заявления

1. Подготовьте документы. Копию паспорта, справку о месте жительства, при необходимости – квитанцию об оплате госпошлины.
2. Составьте заявление. Используйте образец выше, укажите причину отсутствия книжки.
3. Отправьте заявление.
   • Если вы уже работаете – передайте его в отдел кадров.
   • Если ищете работу – приложите заявление к резюме или отправьте в отдел кадров потенциального работодателя.
   • Если требуется официальное подтверждение – отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
4. Ожидайте ответа. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней оформить новую книжку или предложить электронный вариант.
5. Получите трудовую книжку. При получении подпишите акт приема‑передачи.

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление

Согласно рекомендациям Онлайн‑Инспекции, в случае отказа работодателя:

• Отправьте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении. Это создаст юридически значимый документ о факте подачи.
• Сохраните копию письма и опись вложений.
• Обратитесь в Государственную инспекцию труда или в Трудовую инспекцию по месту нахождения организации с жалобой.
• При необходимости подайте иск в суд, приложив копию отказа и подтверждение отправки письма.

Возможные варианты оформления без бумажной книжки

• Электронная трудовая книжка (ЭЛК). Работодатель может вести запись в электронном виде. Для этого требуется письменное согласие работника.
• Личная карточка сотрудника. В некоторых организациях вместо бумажной книжки используется личный карточный журнал.
• Дубликат трудовой книжки. Оформляется по тому же образцу заявления, но в качестве причины указывается утрата/повреждение.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить госпошлину за оформление новой книжки?

Обычно нет – государственная пошлина не взимается за выдачу дубликата трудовой книжки, однако в некоторых регионах может потребоваться небольшая оплата за услуги работодателя.

Можно ли работать без трудовой книжки?

Да. Трудовая книжка – документ, фиксирующий стаж, но её отсутствие не препятствует заключению трудового договора. Работодатель обязан оформить её по вашему заявлению.

Как подтвердить трудовой стаж без книжки?

Можно предоставить:

• Трудовые договоры и справки с места работы;
• Выписки из ПФР (Пенсионный фонд России) о начисленном страховом стаже;
• Справки из налоговой службы о доходах.

Что делать, если книжка была утеряна более 5 лет назад?

Подайте заявление о выдаче дубликата, указав причину «утрата». При необходимости предоставьте справки из бывших работодателей о наличии записей.

Заявление о том, что вы не работаете и у вас нет трудовой книжки, – простой, но важный документ, который помогает урегулировать вопросы трудоустройства, получения дубликата книжки и подтверждения стажа. Следуйте рекомендациям, используйте образец заявления и сохраняйте все подтверждающие документы. В случае отказа работодателя действуйте через заказную корреспонденцию и обращайтесь в инспекцию труда – ваши права защищены законом.

Помните: отсутствие трудовой книжки не должно становиться препятствием к трудоустройству, а правильное заявление ускорит процесс её получения.