Находясь в декретном отпуске по уходу за ребенком, вы можете столкнуться с необходимостью предоставить заверенную копию трудовой книжки в банк, при оформлении кредита, для других организаций или для личного архива. Процесс имеет свои особенности, но в целом регулируется общими правилами. Данная статья объяснит, как правильно оформить и получить заверенную копию, оставаясь в статусе декретницы.

Общее правило и ваше право

Согласно части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, работник имеет право получить у работодателя заверенную копию своей трудовой книжки. Это право сохраняется за вами и в период временного освобождения от работы, включая декретный отпуск.

Ключевое условие: оригинал трудовой книжки должен находиться у работодателя. Если вы сдали бумажную книжку при приеме на работу и она хранится в кадровом отделе — вы можете запросить копию. Если же вы получили ее на руки (что часто делается при увольнении или переходе на ЭТК), заверять нечего.

Порядок действий для сотрудника в декрете

Шаг 1: Подача письменного заявления

Независимо от вашего статуса (в т.ч. находясь в отпуске), для получения заверенной копии необходимо написать письменное заявление на имя руководителя вашей организации. В заявлении нужно:

• Указать ФИО, паспортные данные, номер вашей трудовой книжки.
• Четко сформулировать просьбу: «Прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки для ___ (указать цель: предоставления в банк, иное)».
• Указать, сколько экземпляров копии вам необходимо.
• Дату и вашу подпись.

Заявление можно отправить заказным письмом с уведомлением, если личное обращение в отдел кадров затруднено.

Шаг 2: Обращение в отдел кадров (или иное уполномоченное лицо)

После согласования заявления сотрудник отдела кадров (или, при его отсутствии, главный бухгалтер или уполномоченное лицо) обязан:

1. Снять копию со всех страниц вашей трудовой книжки, находящейся у работодателя. Копия должна быть четкой, без исправлений, и соответствовать оригиналу.
2. Заверить копию. На первой странице копии (или на каждом листе, если так принято в организации) указывается:

Надпись «Верно» и реквизиты ставятся на каждой странице копии или только на первой, в зависимости от внутренних правил организации, но чаще всего — на каждой.

Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если с 2020 года (или позже) ваша трудовая книжка была переведена в электронный формат (форма СТД-Р), оригинал бумажного документа у работодателя отсутствует.

• Заверение бумажной копии ЭТК невозможно. Работодатель не может заверять документ, которого у него нет в бумажном виде.
• Для получения сведений о трудовой деятельности в бумажном виде вам необходимо обратиться в МФЦ или через портал Госуслуги. Там вам выдадут распечатанную на бумаге выписку из электронной трудовой книжки, которая будет иметь уникальный защитный знак (QR-код) и считаться официальным документом. Эта выписка не требует дополнительного заверения работодателем.
• Если вам нужен именно документ с печатью и подписью вашего текущего работодателя (например, для конкретного банка), уточните у получателя документа, подойдет ли выписка из ЭТК. Чаще всего — да.

Критические ошибки и частые вопросы

❌ Ошибка 1: Заверение копии, если оригинал у работника

Если вы уже получили свою бумажную трудовую книжку на руки (например, при увольнении с предыдущего места работы), текущий работодатель (на котором вы в декрете) не имеет права заверять ее копию, так как оригинал не в его possession. В этом случае копию нужно заверять у нотариуса.

❌ Ошибка 2: Запись «работает по настоящее время» в копии

В заверяемой копии не нужно вносить какие-либо изменения в записи об условиях труда. Запись о вашем текущем статусе («в декретном отпуске») должна соответствовать последней записи в оригинале. Заверение подтверждает только то, что копия соответствует тому оригиналу, который хранится у работодателя на момент заверения;

❓ Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается?

Если у работодателя есть ваш оригинал, а он отказывается выдать заверенную копию без законных оснований, вы можете:

1. Направить письменную претензию (заявление) с требованием выдать документ в установленный законом срок (3 дня).
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для защиты своих прав.

1. Уточните, где находится оригинал вашей бумажной трудовой книжки. Если у текущего работодателя — идти к нему. Если у вас — идти к нотариусу.
2. Напишите заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную копию.
3. Передайте заявление в отдел кадров (лично, через представителя или почтой).
4. Получите готовую заверенную копию. Проверьте, что на ней есть все необходимые подписи, расшифровки и даты на каждой странице.
5. Если у вас ЭТК — запросите выписку через Госуслуги или МФЦ. Это официальный документ, который чаще всего и требуется.

Находясь в декретном отпуске, вы сохраняете все трудовые права. Заверение копии трудовой книжки — одна из стандартных процедур, на которую ваш работодатель обязан пойти при наличии у него оригинала документа. При возникновении сложностей обращайтесь в Государственную инспекцию труда за защитой своих прав.