Переход на дистанционный формат работы стал привычной реальностью для многих компаний․ Однако удаленный характер труда не отменяет строгих требований трудового законодательства к кадровому делопроизводству․ Один из самых важных и острых вопросов при прекращении трудовых отношений — как правильно оформить и выдать трудовую книжку при увольнении дистанционного работника‚ особенно если он находится в другом городе или регионе․
В этой статье мы подробно разберем все нюансы: от внесения записи об увольнении до способов передачи документа бывшему сотруднику с учетом актуальных требований Трудового кодекса РФ на 2026 год․
Общие правила увольнения дистанционного работника
Удаленные сотрудники заключают такой же трудовой договор‚ как и офисные‚ но с обязательным указанием дистанционного формата работы․ Расторжение договора с дистанционщиком происходит по тем же общим основаниям‚ что и с обычными работниками (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т․д․)․ Трудовой кодекс также предусматривает и специальные основания для увольнения удаленщика (ст․ 312․8 ТК РФ)․
Несмотря на удаленность‚ в день увольнения дистанционного работника нужно выдать его трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности так же‚ как и любому другому работнику․ Присутствие дистанционного работника для оформления приказа об увольнении в месте‚ где расположена организация‚ не требуется․
Электронная или бумажная: какую трудовую книжку выдавать?
Прежде чем говорить о выдаче‚ важно определить статус самой трудовой книжки сотрудника․ Не все сотрудники написали заявления в пользу выбора электронной трудовой книжки (ЭТК)‚ поэтому вопрос о бумажном документе не теряет актуальности․
Если у работника электронная трудовая книжка
Если работник выбрал ЭТК‚ то информация о его работе хранится в Социальном фонде․ В этом случае бумажная книжка работодателю не выдается․ Вместо нее в день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности)․
- Форму СТД-Р можно передать дистанционно (на электронную почту‚ через систему КЭДО)‚ подписав ее электронной подписью работодателя․
- Электронная трудовая книжка заполняется и оформляется через подачу отчетов ЕФС-1 о приеме и увольнении сотрудников по общим правилам․
Если у работника бумажная трудовая книжка
Если сотрудник сохранил бумажный формат трудовой книжки‚ работодатель обязан выдать ее в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении․
Как внести запись об увольнении в трудовую книжку дистанционщика?
Несмотря на кажущуюся простоту оформления‚ у кадровиков нередко возникают вопросы‚ как правильно отразить запись в трудовой книжке удаленного сотрудника․
- Запись о приеме на работу․ Если удаленщик при трудоустройстве предоставил трудовую книжку и попросил работодателя внести в нее запись о дистанционной работе‚ то такая запись должна быть сделана (с указанием на дистанционный характер работы)․
- Запись об увольнении․ Запись об увольнении (например‚ по собственному желанию) вносится по общим правилам‚ без акцента на то‚ что работа была дистанционной․ Формулировка будет стандартной: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Способы выдачи бумажной трудовой книжки
Именно этот этап вызывает больше всего сложностей․ Если работник трудится в другом городе‚ необходимо вернуть бумажную трудовую книжку под подпись в журнале учета движения трудовых книжек‚ а также получить подпись увольняемого на приказе об увольнении․ Как это сделать?
Личная явка
Самый надежный способ — работник лично приезжает в офис работодателя (или в ближайшее представительство/филиал) в последний рабочий день‚ подписывает приказ‚ забирает трудовую книжку и ставит подпись в журнале․
Отправка по почте или курьером
Если личная явка невозможна‚ законодательство допускает отправку документа․ Однако здесь критически важно соблюсти процедуру:
- Получение согласия․ Если вы ведете трудовую книжку сотрудника‚ необходимо запросить у него в письменной форме согласие на отправку документа Почтой России или курьерской службой․ Без такого согласия отправлять документ почтой нельзя!
- Подпись на приказе․ Подпись увольняемого на приказе можно получить с использованием КЭДО (квалифицированной электронной цифровой подписи) или иным подтвержденным способом․
- Отправка․ Трудовая книжка отправляется ценным письмом с описью вложения․
Важные нюансы и безопасность при увольнении удаленщика
При оформлении увольнения дистанционного работника кадровикам и руководителям следует обратить особое внимание на три ключевых момента:
- Заявление об увольнении․ Убедитесь‚ что сотрудник прислал заявление на увольнение в КЭДО или другой защищенной системе‚ где его нельзя удалить у получателя‚ как‚ например‚ это можно сделать в мессенджере Telegram․ Заявление должно быть юридически значимым․
- Комбинированная удаленка и прогулы․ Суды подтверждают: если работник находится на комбинированной удаленке (часть дней в офисе‚ часть дома)‚ за прогул‚ совершенный в офисный день‚ он может быть уволен в том же порядке‚ что и обычные работники․
- Ответственность за задержку․ Работодатель несет полную ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки․ При этом суды отмечают: если компенсацию за задержку трудовой книжки не выплатили вовремя‚ проценты на эту сумму не начисляются‚ но сам факт задержки грозит штрафами и обязанностью возместить работнику неполученный заработок․
Процедура увольнения дистанционного работника и выдачи его трудовой книжки почти не отличается от расторжения договора с офисным сотрудником․ Главное правило — строго соблюдать сроки и документально фиксировать все шаги․ Внедрение КЭДО значительно упрощает процесс обмена документами‚ но когда речь заходит о бумажной трудовой книжке‚ не забывайте получать письменное согласие на ее пересылку․ Грамотное оформление увольнения защитит компанию от трудовых споров и штрафов со стороны контролирующих органов․