Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ В случае увольнения, переезда в другой регион или просто по желанию сотрудника, работодателю необходимо выслать этот документ по почте․ Ниже вы найдете подробную инструкцию, как правильно оформить заявление на высылку трудовой книжки, какие сроки соблюсти и где можно скачать готовые шаблоны․
Что такое трудовая книжка и зачем её высылать?
- Трудовая книжка – государственный документ, в котором фиксируются все места работы, даты начала и окончания трудового договора, начисленные отчисления и пр․
- Высылка трудовой книжки возможна:
- при увольнении сотрудника, который не может лично забрать документ;
- при переезде в другой регион, где нет доступа к отделу кадров;
- для удобства сторон, если документ нужен в другом городе․
Правовые основания высылки трудовой книжки
Согласно статье 55 Трудового кодекса РФ, работник имеет право на получение трудовой книжки в течение дня после увольнения․ Если работник согласен на пересылку, работодатель обязан выслать её в течение не более одного календарного дня после получения письменного согласия․ Если такой день приходится на выходной, почтовый сервис может отправить документ в первый рабочий день после праздника․
В 2026 году завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Однако бумажный экземпляр остаётся обязательным до полного перехода на электронный формат․
Как оформить заявление на высылку трудовой книжки?
- Соберите данные работника: ФИО, дату рождения, номер трудовой книжки, адрес для доставки․
- Подготовьте письменное согласие работника․ Это может быть отдельный документ или часть акта увольнения․
- Заполните заявление в соответствии с образцом (см․ раздел «Шаблон заявления»)․
- Подпишите заявление и отправьте работодателю (можно лично, по почте заказным письмом с уведомлением о вручении)․
- После получения заявления работодатель обязан выслать трудовую книжку в течение одного рабочего дня․
Шаблон заявления на высылку трудовой книжки
Ниже приведён пример заполнения․ Вы можете скопировать текст, вставить в Word или Google Docs и распечатать․
[Наименование организации] [Адрес организации] [Телефон, Факс, E‑mail] Заявление Я, ФИО работника, прошу высылать мою трудовую книжку по почте на следующий адрес: ФИО получателя Адрес Город, индекс Согласен(на) на пересылку трудовой книжки по почте и подтверждаю, что указанный адрес является моим постоянным местом жительства․ Подпись: ____________
Если работник уже подписал акт увольнения, в нем можно добавить пункт: «Работник даёт согласие на отправку трудовой книжки по почте»․ В этом случае отдельное уведомление не требуется, но акт и уведомление необходимо ознакомить с работником под подпись․
Где скачать готовые формы?
- Моё дело – https://mycase․ru (шаблоны в Word и PDF)․
- КонсультантПлюс – https://consultant․ru (образцы и нормативные акты)․
- FactorAcademy – https://factoracademy․ru (пошаговые инструкции)․
- Normativka․by – https://normativka․by (законодательство Республики Беларусь, если вы работаете за рубежом)․
- Современный предприниматель – https://spb․ru (практические советы)․
Как отправить трудовую книжку по почте?
- Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении – гарантирует доставку и подтверждение получения․
- Укажите в письме точный адрес получателя и дату отправки․
- Сохраняйте копию отправленного письма и квитанцию об оплате․
- Если работник живет за пределами России, уточните правила пересылки в стране назначения․
Что делать, если трудовая книжка не пришла?
- Свяжитесь с работодателем и уточните дату отправки․
- Если прошло более 10 дней, обратитесь в отдел кадров с письменным запросом․
- В случае задержки можно подать жалобу в Роспотребнадзор или в суд․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отправить трудовую книжку по обычной почте? – Да, но рекомендуется использовать заказную службу с уведомлением о вручении․
- Сколько стоит отправка? – Стоимость зависит от веса и расстояния․ Обычно от 100 до 300 рублей․
- Можно ли получить электронную копию? – В 2026 году переход на ЭТК завершён, но бумажный экземпляр остаётся обязательным․
- Что делать, если адрес изменился? – Сразу обновите данные в заявлении и уведомьте работодателя․
Высылка трудовой книжки – простая, но важная процедура, требующая соблюдения сроков и правильного оформления документов․ Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить свой документ в нужном месте․ Не забывайте сохранять копии всех писем и квитанций – они пригодятся в случае споров с работодателем․
Важно: с 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Тем не менее, бумажный экземпляр остаётся обязательным до полного перехода на ЭТК․ Поэтому всегда проверяйте актуальность требований в вашем регионе․