Важно! В 2026 году требования к оформлению заверенных копий трудовых книжек остаются строгими и регулируются нормативными актами. Неправильно оформленная копия может быть не принята пенсионным фондом или другими государственными органами. В этой статье мы подробно разберем, как правильно получить и заверить копию трудовой книжки для пенсионных целей.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия трудовой книжки, это дубликат оригинала, на котором проставлены:

• Подпись сотрудника кадровой службы или руководителя организации;
• Указание должности лица, заверившего копию;
• Печать организации (если она используется в компании);
• Надпись «Верно» или «Копия верна»;
• Дата заверения (не обязательно, но рекомендуется);

Такой документ подтверждает, что представленная информация идентична оригиналу трудовой книжки.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки?

Основные случаи, когда требуется заверенная копия трудовой книжки:

1. Оформление пенсии: при обращении в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа;
2. Устройство на работу: если работодатель требует предоставить сведения о предыдущем месте работы;
3. Оформление кредита или ипотеки: банки часто запрашивают подтверждение трудового стажа;
4. Получение социальных льгот или пособий: в некоторых случаях требуется подтверждение трудового стажа;
5. Оформление загранпаспорта: в ряде случаев;
6. Иные юридически значимые действия: при необходимости подтвердить трудовой стаж в суде или других инстанциях.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Процесс заверения копии трудовой книжки регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними нормативными актами организации. Рассмотрим пошаговую инструкцию:

Подготовка копии

• Сделайте ксерокопию или скан каждой страницы трудовой книжки, включая ьный лист и все записи;
• Если трудовая книжка прошита, не разрывайте прошивку — копируйте страницы в том порядке, в котором они расположены;
• Убедитесь, что на копии хорошо читаются все записи, печати и подписи.

Оформление заверения

На копии необходимо проставить:

Или:

Где ставить заверение?

Варианты расположения заверения:

• На каждой странице: если копия не прошита;
• На последней странице: если копия прошита и пронумерована;
• На обложке или ьном листе: если копия сброшюрована.

Если на документе есть оттиск печати, то подпись и печать должны быть проставлены в одном месте — либо под подписью, либо в нижнем поле листа.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Ниже приведен образец оформления заверенной копии трудовой книжки для предоставления в пенсионный фонд:

Как получить заверенную копию трудовой книжки?

Чтобы получить заверенную копию трудовой книжки, выполните следующие действия:

1. Обратитесь к работодателю: если вы работаете или работали в организации;
2. Подайте заявление: в произвольной форме укажите, что вам нужна заверенная копия трудовой книжки для пенсионного фонда (или другой цели);
3. Предъявите паспорт: для подтверждения личности;
4. Получите копию: сотрудник отдела кадров заверит копию и передаст ее вам;
5. Если вы уволились: запросите копию у бывшего работодателя. Если организация ликвидирована, обратитесь в архив или в Пенсионный фонд для подтверждения стажа.

Что делать, если организация ликвидирована?

Если предприятие, где вы работали, закрыто, вы можете:

• Обратиться в архив, где хранится документация ликвидированной организации;
• Запросить справку о стаже в Пенсионном фонде (если стаж подтвержден в системе обязательного пенсионного страхования);
• Обратиться в налоговую инспекцию или Росстат для получения информации о предприятии;
• Если стаж не подтвержден, обратитесь к бывшим коллегам или руководителю для подтверждения трудового стажа в судебном порядке.

Типичные ошибки при заверении копии трудовой книжки

Часто встречающиеся нарушения, из-за которых копию могут не принять:

• Отсутствие подписи или печати: копия без заверения не имеет юридической силы;
• Нечитаемые записи: если копия нечеткая, ее могут не принять;
• Неправильная надпись: вместо «Верно» написано «Копия» без указания должности и подписи;
• Отсутствие даты: хотя это не обязательно, но рекомендуется для подтверждения актуальности;
• Нарушение прошивки: если копия разорвана или страницы перепутаны;
• Исправления в копии: любые помарки делают документ недействительным.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять копию трудовой книжки у нотариуса?

Нет, заверение у нотариуса не требуется, если копия заверяется сотрудником организации, где вы работали или работаете. Нотариальное заверение может потребоваться только в случае, если копия предоставляется в суд или при оформлении документов за границей.

Можно ли заверить копию трудовой книжки самому?

Нет, нельзя. Заверять копию должен только уполномоченный сотрудник организации (кадровик, руководитель, главный бухгалтер). Самостоятельное заверение не имеет юридической силы.

Сколько времени занимает оформление заверенной копии?

Обычно копия оформляется в течение 1-3 рабочих дней. Если у вас есть доступ к электронной трудовой книжке, копию можно распечатать и заверить сразу.

Можно ли получить заверенную копию трудовой книжки онлайн?

Да, если у вас есть электронная трудовая книжка (с 2020 года), вы можете:

• Заказать выписку из личного кабинета на сайте ПФР;
• Распечатать и заверить ее у текущего работодателя;
• Использовать электронную подпись для заверения (если это предусмотрено в организации).

Получение заверенной копии трудовой книжки для пенсионного фонда — процедура, требующая внимания к деталям. Главное помнить:

Следуя нашим рекомендациям, вы сможете быстро и правильно оформить заверенную копию трудовой книжки для любых целей, включая оформление пенсии. Если у вас остались вопросы — обратитесь к специалисту по кадрам или в Пенсионный фонд.

Дата публикации: 23 мая 2026 года