Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш трудовой стаж, квалификацию и право на социальные выплаты. Иногда требуется предоставить заверенную копию этой книжки (например, в консульство, банк, суд или при оформлении визы). В статье рассмотрим, как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки, какие требования предъявляются к документу, а также приведём готовые образцы заявлений и заверительных надписей.

Почему нужна заверенная копия трудовой книжки?

• Для подтверждения стажа при получении пенсии или социальных выплат.
• При подаче документов в консульские учреждения (виза, разрешение на работу за рубежом).
• В банковских операциях (кредит, ипотека) – подтверждение надёжности заемщика.
• В судебных разбирательствах – доказательство факта трудоустройства и условий труда.
• Для переподготовки и получения новых профессиональных квалификаций.

Правовая база

Оформление и заверение копий документов регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 71, 73, 77) – работодатель обязан выдавать работнику копию трудовой книжки по его заявлению.
2. Федеральный закон № 115‑ФЗ «О порядке ведения государственного и муниципального учета» (раздел о заверении копий).
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая ссылка. Общие требования» – определяет форму заверения копий документов (постранично или комплектом).
4. Приказ Минтруда России № 1н от «Об утверждении формы заявления работника о предоставлении копии трудовой книжки».

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

• Работодатель (руководитель организации) – в случае, если копию делает отдел кадров.
• Уполномоченный специалист по кадрам (с подписью и печатью организации).
• Нотариус – если требуется заверение, признаваемое в иных юрисдикциях (например, за границей).
• Для государственных органов – заверение может выполнять уполномоченный сотрудник (например, в отделе кадров муниципального учреждения).

Что необходимо подготовить?

Пошаговый алгоритм заверения копии трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка заявления

Работник заполняет заявление по образцу (см. ниже) и передаёт его в отдел кадров.

Шаг 2. Сравнение оригинала и копий

Сотрудник кадров проверяет, что копии полностью соответствуют оригиналу (каждая запись, печать, подпись).

Шаг 3. Выбор способа заверения

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016 допускаются два способа:

• Постраничное заверение – каждая страница копии имеет отдельную подпись и печать.
• Комплектное заверение – подпись и печать ставятся под всей совокупностью копий (обычно в конце пакета);

Шаг 4. Оформление заверительной надписи

Надпись делается в следующей форме (пример ниже):

«Копия трудовой книжки (№ ___) полностью соответствует оригиналу, находящемуся в деле № ___ организации «______». 
Подтверждаю подлинность копии: ___________________ (подпись) 
М.П. (печать) 
«___» __________ 2026 г.»

Шаг 5. Выдача копии работнику

После заверения копию передают работнику. По закону работодатель обязан выдать её в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления.

Образцы документов

Образец заявления работника

<h4>Заявление</h4>
<p>Я, <b>Иванов Иван Иванович</b>, паспорт: <b>45 12 345678</b>, сотрудник ООО «Ромашка», прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (страницы 1‑12).</p>
<p>Дата: «___» __________ 2026 г.<br>
Подпись: ___________________</p>

Образец заверительной надписи (комплектное)

<p style="text-align:center;"><b>ЗАВЕРЕНИЕ КОПИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ</b></p>
<p>Копия трудовой книжки № 123456, находящаяся в деле № 78/2024 организации «ООО «Ромашка», полностью соответствует оригиналу, находящемуся в архиве организации.</p>
<p>Подтверждаю подлинность копии:</p>
<p style="margin-left:40px;">___________________ (подпись)<br>
___________________ (расшифровка подписи)<br>
М.П. (печать организации)<br>
«___» __________ 2026 г.</p>

Образец заверения постранично

На каждой странице копии в правом нижнем углу ставится:

___________________ (подпись) М.П. «___» __________ 2026 г.

Электронная копия трудовой книжки через Госуслуги

С 2024 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК). Чтобы получить заверенную электронную копию:

1. Войдите в личный кабинет на Госуслугах.
2. Выберите услугу «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
3. Укажите цель получения (виза, суд, банк) – система автоматически формирует документ с отметкой «подтверждено работодателем».
4. Скачайте PDF‑файл и распечатайте. Для официального использования в иностранных учреждениях рекомендуется заверить распечатку у нотариуса.

Срок действия заверенной копии

Согласно ст. 71 ТК РФ, копия трудовой книжки, заверенная работодателем, считается действительной до момента изменения записей в оригинале. При изменении (новый стаж, увольнение) работодатель обязан выдать новую заверенную копию.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи руководителя – копия считается неподтверждённой.
• Неполные копии (пропущены страницы) – документ отклонят;
• Неправильный образец надписи – в некоторых учреждениях (консульства) требуется строго определённый текст.
• Отсутствие печати организации – в большинстве случаев печать обязательна.
• Срок выдачи более 5 дней без уважительной причины – нарушение ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?

Да. Нотариальное заверение требуется, если копию планируют использовать за пределами РФ (например, в посольстве). Нотариус ставит свою печать и подпись, подтверждая, что копия соответствует оригиналу.

Нужно ли платить за заверение копии?

Работодатель обязан выдать заверенную копию бесплатно. Нотариальное заверение оплачивается согласно тарифам нотариуса.

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

В таком случае необходимо обратиться в Пенсионный фонд РФ с заявлением о восстановлении трудовой книжки. После восстановления можно запросить заверенную копию у нового работодателя.

Можно ли получить заверенную копию, если я уже уволен?

Да. По статье 71 ТК РФ любой бывший работник имеет право запросить копию трудовой книжки у бывшего работодателя.

Как оформить заверение, если копию делает сторонний сервис (например, кадровый аутсорсер)?

Тогда требуется доверенность от организации, в которой указаны полномочия лица, заверяющего копию. Доверенность прилагается к заявлению.

Заверенная копия трудовой книжки – документ, который часто требуется в официальных процедурах. Чтобы копия была признана действительной, необходимо:

1. Подать заявление в соответствии с образцом.
2. Подготовить полные копии всех заполненных страниц.
3. Убедиться, что заверение выполнено уполномоченным лицом с подписью и печатью.
4. Соблюдать сроки выдачи (не более 5 рабочих дней).
5. При необходимости – оформить нотариальное заверение.

Следуя данному алгоритму и используя приведённые образцы, вы сможете быстро и без лишних проблем получить заверенную копию трудовой книжки, которая будет признана в любой инстанции.