Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При заполнении иногда допускаются ошибки: неверный номер вкладыша, опечатки в сведениях о работе, неправильные даты и т.д. Ниже представлена пошаговая инструкция, как правильно оформить исправление ошибки во вкладыше трудовой книжки, основанная на актуальных нормативных актах и практике кадровых служб.

Что такое вкладыш трудовой книжки

Вкладыш – дополнительный лист, который вшивается в трудовую книжку, когда в основном блоке закончились свободные строки для записи сведений о работе. Он заполняется и ведётся нанимателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка (п. 60 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).

Когда возникает необходимость исправления

• Ошибочный номер вкладыша (например, указан номер 5, а фактически это второй вкладыш).
• Неправильная запись о месте работы, должности, периоде работы.
• Опечатка в ФИО работника, дате рождения, номере документа.
• Неправильная печать или отсутствие подписи ответственного лица.

Порядок действий при обнаружении ошибки

1. Определить вид ошибки – внимательно просмотреть запись, сравнить с исходными документами (трудовым договором, приказом о приёме/увольнении, справкой о работе).
2. Составить акт об исправлении – документ, в котором фиксируются:
   • реквизиты трудовой книжки и вкладыша (номер, серия);
   • описание ошибочной записи;
   • правильная информация;
   • основание для исправления (приказ, трудовой договор и т.д.);
   • должность, ФИО и подпись лица, составившего акт;
   • дата составления акта.
3. Внести исправление в соответствии с инструкцией:
   1. Ошибочную запись следует зачеркнуть одной ровной линией так, чтобы осталось читаемым исходное содержание.
   2. Справа от зачёркнутого текста пишется исправленная запись.
   3. Под исправлением ставится подпись ответственного лица (кадровика, бухгалтера по кадрам) и дата исправления.
   4. Если ошибка касается номера вкладыша, в поле «Номер вкладыша» исправляют цифру, делая пометку «Исправлено» и подпись.
4. Подписать и заверить – акт об исправлении пришивается к трудовой книжке (обычно на последней странице вкладыша) и заверяется печатью организации.

Образец акта об исправлении ошибки во вкладыше трудовой книжки

АКТ № ___
об исправлении ошибки во вкладыше трудовой книжки

г. ___________ «___» __________ 20__ г;


Мы, нижеподписавшиеся, namely:
_________________________ (должность, ФИО) – ответственный за ведение трудовых книжек,
в соответствии с п. 60 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек,
составили настоящий акт о том, что:

В трудовой книжке работника ______________________ (ФИО) серия ___ № _______
 во вкладыше под номером ___ допущена ошибка:
 «Запись под № 3: ООО «Ромашка», должность – менеджер, период работы с по ».

Ошибка состоит в том, что указано неверное место работы:
 фактически работник трудился в ООО «Лотос», должность – менеджер по продажам,
 период работы с по .

Исправление внесено следующим образом:
 – запись под № 3 зачёркнута одной ровной линией;
 – справа записано: «ООО «Лотос», должность – менеджер по продажам, период работы с по »;
 – под исправлением подпись ___________________ и дата «___» __________ 20__ г.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй – в личном деле сотрудника.

Ответственный за ведение трудовых книжек: ___________________ /___________________/
(должность, ФИО) (подпись)

М.П. _____________________________

Что делать, если кадровик отказывается заменять вкладыш

Иногда специалист по кадрам считает, что достаточно просто зачеркнуть ошибку и внести правильные данные. Однако, согласно нормативным актам, если ошибка касается номера вкладыша или титульного листа, требуется оформление акта об исправлении и, при необходимости, замена самого вкладыша на новый; В случае отказа:

1. Попросить предоставить письменное обоснование отказа (служебную записку).
2. Обратиться к руководителю отдела кадров или непосредственному руководителю с просьбой проверить соответствие действий требованиям Инструкции.
3. При необходимости подать жалобу в трудовую инспекцию или профсоюзную организацию, приложив копии ошибочной записи и составленного акта.
4. Если конфликт не урегулирован, можно обратиться в суд с требованием восстановления нарушенного права на достоверные сведения в трудовой книжке.

Исправление ошибки во вкладыше трудовой книжки – процедура, требующая внимательности и строгого соблюдения установленного порядка. Главные шаги:

• Точно определить характер ошибки;
• Составить акт об исправлении с указанием всех реквизитов;
• Внести исправление согласно инструкции (зачёркивание + правильная запись + подпись);
• Заверить акт печатью организации и сохранить его вместе с трудовой книжкой.

Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите достоверность трудовой книжки, избежите возможных споров при трудоустройстве или назначении пенсии, а также защитите права работника от неправомерных действий кадровой службы.