Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Ошибки в ней недопустимы, так как могут привести к проблемам при назначении пенсии или получении льгот. В 2026 году правила ведения трудовых книжек остаются строгими: зачеркивания, подчистки и использование корректирующей жидкости категорически запрещены. Единственный легальный способ исправить ошибку — внести новую исправительную запись.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить исправление, кто имеет право это делать, и приведем актуальные образцы записей для различных ситуаций.
Общие правила внесения исправлений
Прежде чем приступать к исправлению, важно помнить несколько фундаментальных принципов, нарушение которых может сделать трудовую книжку недействительной:
- Никаких зачеркиваний: Ошибочную запись нельзя зачеркивать, замазывать или стирать.
- Хронологический порядок: Исправление вносится после последней имеющейся записи (даже если ошибка допущена несколько лет назад).
- Нумерация: Исправительная запись получает свой порядковый номер, следующий за номером последней актуальной записи.
- Основание: В графе 4 обязательно указываются реквизиты приказа или распоряжения, на основании которого вносится исправление.
Кто исправляет ошибку?
Здесь действует важное правило: ошибку исправляет тот работодатель, который ее допустил.
- Если организация существует: Исправление вносит кадровая служба текущего или бывшего работодателя, допустившего ошибку.
- Если организация реорганизована: Исправления вносит правопреемник.
- Если организация ликвидирована: Исправление вносит работодатель по новому месту работы сотрудника на основании соответствующих документов (архивных справок, копий приказов), подтверждающих ошибку предыдущего работодателя.
Алгоритм внесения исправительной записи
Процесс исправления выглядит следующим образом. Представим, что мы исправляем ошибку в графе 3 (сведения о работе).
Шаг 1. Графа 1 (№ записи)
Указывается следующий порядковый номер после последней записи в этом разделе.
Шаг 2. Графа 2 (Дата)
Указывается текущая дата внесения исправления (день, месяц, год).
Шаг 3. Графа 3 (Сведения о работе)
Это самый важный этап. Запись должна содержать две части:
Констатация недействительности: «Запись за номером [номер] недействительна».
Правильная информация: Сразу же после этой фразы вносится верная запись полностью.
Важно! Если ошибка касается даты приема, то в исправительной записи сначала пишут о недействительности, а затем: «Принят на работу [должность] [правильная дата]»;
Шаг 4. Графа 4 (Основание)
Указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, которым оформлено исправление. Если исправление вносится новым работодателем на основании документов архива, указываются реквизиты этих документов.
Образцы исправительных записей (2026 год)
Ниже приведены конкретные примеры заполнения для разных ситуаций. Обратите внимание на формулировки.
Ситуация 1: Ошибка в дате приема на работу
Работник был принят 10 марта 2024 года, но ошибочно указана дата 01 марта 2024 года. Ошибка обнаружена 23 мая 2026 года.
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 15 | Запись за номером 12 недействительна. Принят на должность менеджера . | Приказ от № 45-к |
Ситуация 2: Ошибка в наименовании должности
Сотрудник работает «Инженером-конструктором», но записано просто «Инженер».
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 20 | Запись за номером 18 недействительна. Принят на должность инженера-конструктора 15.01 |