В трудовой книжке сотрудника могут возникнуть ошибки: неверно указанная причина увольнения, пропущенная запись о переводе, опечатки в датах и т.д; Если такие неточности выявлены promptly (в течение небольшого времени), их можно быстро исправить, не вызывая проблем у работодателя. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить исправление записи о переводе в трудовой книжке.
Правовые основы
Согласно Трудовому кодексу РФ и Порядку № 320н, в трудовой книжке фиксируются все изменения в трудовом статусе сотрудника: приём, перевод, увольнение, награждения. Однако закон не предписывает строго хронологический порядок внесения записей. Поэтому при обнаружении пропущенной или неверной записи работодатель имеет право её исправить, соблюдая определённые правила.
Кто может вносить исправления?
- Ответственное лицо, ведущее трудовую документацию (кадровик, HR‑менеджер).
- При необходимости – руководитель организации.
Какие документы используются для подтверждения правки?
- Копии приказов о приеме, переводе и увольнении.
- Справки и выписки из личной карточки, лицевого счёта.
- Записи в книге регистрации приказов.
Эти документы служат основанием для внесения корректировок и подписываются печатью организации.
Когда допускается исправление?
Исправление допускается, если ошибка обнаружена в течение небольшого промежутка времени после её возникновения. В таком случае кадровик вносит правку вручную, после чего запись удостоверяется подписью и печатью.
Если же ошибка выявлена позже (например, после увольнения сотрудника), то в соответствии с Пунктом 30 Порядка № 320н работник имеет право потребовать дубликат трудовой книжки с корректными сведениями.
Пошаговый алгоритм исправления записи о переводе
- Выявление ошибки. Проверяем текущую запись в трудовой книжке.
- Сбор подтверждающих документов. Приказ о переводе, справка о дате начала работы на новой должности.
- Подготовка новой записи. Формируем текст, который будет введён в книгу.
- Внесение правки. Делаем отметку в книге после последней записи в разделе «Сведения о работе». Номер строки указывается последовательно.
- Удостоверение записи. Подписываем исправление и ставим печать организации.
- Обновление последующих записей. При необходимости переносим дату начала работы в соответствующие графа.
Пример оформления
Раздел Сведения о работе Графа 2: Перевод Номер записи: 15 Дата перевода: Основание: Приказ № 156‑2024 от Описание: Перевод с должности «Менеджер по продажам» на «Руководитель отдела продаж».
В примере видно, что номер записи следует после последней существующей записи, а дата и основание указываются полностью.
Особые случаи
Временный перевод
Если перевод оформлен на ограниченный срок, то он не отражается ни в бумажной, ни в электронной трудовой книжке. Сведения о постоянном переводе необходимо внести в пятидневный срок после оформления кадрового приказа.
Ошибка в причине увольнения
В случае, когда в трудовой книжке указана неверная причина увольнения, её можно отменить, заменив запись на корректную. Для этого используется образец признания записи недействительной, который можно скачать из Системы Кадры.
Пропущенная запись о переводе
Если после увольнения обнаруживается, что запись о переводе была пропущена, её можно добавить в конце книги, но только после получения письменного заявления сотрудника о выдаче дубликата.
Практические рекомендации
- Не меняйте номер записи без согласования. Новый номер должен быть последовательным.
- Всегда подписывайте и печатью подтверждайте правку. Без этого запись считается недействительной.
- Сохраняйте копии всех приказов. Это защитит от споров в будущем.
- При необходимости используйте готовые образцы. В Системе Кадры представлена подборка из 100 образцов записей, включая варианты исправления ошибок.
Исправление записи о переводе в трудовой книжке – процедура, требующая внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. При правильном оформлении (подпись, печать, последовательный номер) запись считается действительной, а сотрудник получает достоверные сведения о своей трудовой истории. Если вы столкнулись с проблемой внесения правок, используйте приведённые выше шаги и образцы, а при необходимости обратитесь в Систему Кадры за готовыми шаблонами.
Для более детального ознакомления с примерами и шаблонами скачайте образец признания записи в трудовой книжке недействительной.