Копия трудовой книжки – это документ, который часто требуется работодателям, банкам, консультантам и самому сотруднику. Правильное оформление копии позволяет избежать ошибок при оформлении кредитов, виз, страховок и прочих официальных процедур. В этой статье разберём, какие листы необходимо копировать, как их правильно заверить и какие требования предъявляет к оформлению ГОСТ Р 6.30‑2003.
Какие страницы трудовой книжки нужно копировать?
Согласно практике и нормативным документам, копируются только те листы, на которых содержатся записи. Обычно это:
- ьный лист (обложка) с данными работника;
- Развороты, где указаны сведения о трудовом договоре, месте работы, должности, датах и прочих записях;
- Последний лист, на котором указана текущая должность и статус «работает по настоящее время».
Пустые листы, не содержащие никаких записей, копировать не требуется.
Примеры листов, подлежащих копированию
- ьный лист (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
- Лист с информацией о первом месте работы;
- Листы с записями о повышении квалификации, отпусках, наградах;
- Последний лист с отметкой «работает по настоящее время»;
- Лист, где указана информация об увольнении (если такие записи есть).
Как правильно оформить копию трудовой книжки?
Оформление копии должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30‑2003. Ниже перечислены основные элементы, которые обязательны к проставлению на каждой странице копии.
- Дата заверения копии – указывается внизу каждой страницы.
- Должность и подпись ответственного лица (чаще всего – руководитель отдела кадров или директор).
- Расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество.
- Печать организации – круглая печать, которая частично покрывает подпись.
- На последнем листе обязательно указывается «работает по настоящее время» и рядом проставляеться печать, подпись и расшифровка.
Пример оформления (образец 2026‑2027)
ьный лист ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Паспорт: 45 01 123456 ...
На каждой странице копии в правом нижнем углу пишут:
Дата заверения: Подпись: ______________________ Должность: Начальник отдела кадров Расшифровка: Петрова А.В. Печать: [круглая печать организации]
Как правильно скрепить и оформить копию?
Копию можно собрать двумя способами:
- Шитью – листы скрепляются швейным способом (обычно 2‑3 отверстия).
- Степлером – листы скрепляются обычным степлером.
Важно, чтобы после скрепления копия выглядела аккуратно и не расходилась при использовании.
Расположение печати и подписи
Печать должна находиться:
- На подписи (частично покрывать её);
- На бланке с информацией (обычно на ьном листе);
- На последнем листе, к которому приклеивается копия.
Частые ошибки при оформлении копий
- Копирование пустых листов – они не требуют заверения.
- Отсутствие даты заверения на каждой странице.
- Неправильное размещение печати – она должна частично пересекать подпись.
- Недостаточное указание расшифровки подписи (только фамилия без имени и отчества).
- Склейка без указания «копия верна» в начале каждой страницы.
Как использовать готовую копию?
Готовая копия может быть предъявлена:
- Банковским учреждениям для оформления кредитов;
- Консульствам при получении виз;
- Страховым компаниям при оформлении полисов;
- Самому работнику в случае потери оригинала.
Важно помнить, что копия сохраняет юридическую силу только до тех пор, пока в ней не произошли изменения в трудовой деятельности сотрудника. При появлении новых записей необходимо изготовить обновлённую копию и заново её заверить.
Краткое резюме
Для правильного оформления копии трудовой книжки необходимо:
- Копировать только заполненные листы (ьный, все страницы с записями, последний лист).
- Скрепить листы (степлером или швейным способом).
- На каждой странице указать дату, подпись, расшифровку и печать организации.
- На последнем листе добавить надпись «работает по настоящее время» и соответствующие подписи.
- Избегать типичных ошибок – пустые листы, отсутствие даты, неправильное размещение печати.
Соблюдая эти правила, вы получите надёжный документ, который будет приниматься любыми инстанциями, требующими подтверждения трудового стажа и места работы.