Вопрос о выдаче копии трудовой книжки актуален для многих работников и работодателей. Копия этого документа часто требуется для оформления кредитов, получения виз, подтверждения стажа для различных инстанций. Разберемся, можно ли выдавать копию трудовой книжки, как это правильно сделать и какие нюансы стоит учитывать в 2026 году.
Обязан ли работодатель выдавать копию?
Да, безусловно. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копию трудовой книжки или выписку из нее.
При этом важно понимать разницу между оригиналом и копией:
- Копия — выдается по любому запросу работника в течение 3 рабочих дней.
- Оригинал, выдается строго в установленных законом случаях (например, для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации).
Кто имеет право заверять копию?
Выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее имеют право:
- Работодатель (руководитель юридического лица, единоличный исполнительный орган).
- Специально уполномоченное им лицо, назначенное соответствующим приказом (обычно это специалист кадровой службы или бухгалтер).
Если копия заверяется руководителем юридического лица, для подтверждения его полномочий может потребоваться выписка из ЕГРЮЛ. Если же заверение происходит лицом, не имеющим права действовать от лица организации без доверенности, необходима сама доверенность или приказ о наделении такими полномочиями.
Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году?
Правила заверения копий документов со временем меняются, и в 2025-2026 годах актуальны новые требования ГОСТов. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать следующий алгоритм:
Пошаговая инструкция:
- Снятие копий. Необходимо откопировать все листы трудовой книжки, включая пустые страницы (если на развороте есть записи, пустой разворот также копируется).
- Заверительная надпись. На каждом листе копии необходимо поставить заверительную надпись: «Верно» или «Копия верна». (Обратите внимание: использование слова «можно» в качестве заверительной надписи является ошибкой, это слово относится к другой части речи и не несет нужного юридического смысла).
- Реквизиты. Под надписью указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата заверения.
- Печать. Проставляется печать организации (при ее наличии).
- Отметка о месте нахождения подлинника. Если копия предназначена для предоставления в сторонние организации (банк, посольство и т.д.), обязательно нужно сделать приписку: «Подлинник документа находится в ООО «Название» в деле работника».
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки процедура получения данных о стаже изменилась. Теперь информацию можно получить несколькими способами:
Через работодателя
Даже если у работника ЭТК, он имеет право запросить сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя. Работодатель обязан предоставить эти сведения, заверив их надлежащим образом. Обратите внимание: уведомление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) работодатель направляет лишь в случае с бумажной трудовой книжкой.
Через государственные сервисы
- Госуслуги — позволяют получить копию ЭТК исключительно в цифровом виде, подписанную усиленной электронной подписью. Этот способ подходит не всем, так как принимающие организации иногда требуют именно бумажный документ с «мокрой» печатью.
- МФЦ — через МФЦ можно получить выписку из ЭТК только в бумажном варианте.
- Социальный фонд (СФР) — при личном обращении заявителя ведомство имеет возможность выдать справку о трудовой деятельности в разных форматах, по желанию гражданина: как на бумаге, так и в электронном виде.
Может ли работодатель хранить копию трудовой книжки работника?
Часто кадровики задаются вопросом: можно ли подшивать копии документов сотрудников в их личные дела? Согласно Докладу, утвержденному Рострудом (включая разъяснения Гострудинспекции в Нижегородской области за 2026 год), работодатель вправе хранить копии документов работника (в т.ч. копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле.
Однако есть важное условие: это допускается только при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных. Без такого согласия хранение копий является нарушением законодательства о персональных данных.
Краткие итоги
Выдача копии трудовой книжки — это не право, а обязанность работодателя. Главные правила, которые нужно запомнить:
- Выдача осуществляется по письменному заявлению работника в срок до 3 рабочих дней.
- На каждом листе ставится надпись «Верно» или «Копия верна», подпись, дата и печать.
- Для сторонних организаций обязательна отметка о месте хранения подлинника.
- Хранение копий в личном деле работника возможно только с его согласия на обработку персональных данных.
- Сведения из электронной трудовой книжки можно получить как у работодателя, так и через Госуслуги, МФЦ или Социальный фонд.
Соблюдение этих простых правил поможет избежать штрафов от трудовой инспекции и конфликтов с сотрудниками.