Важно! С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2025 году этот процесс стал обязательным для большинства работодателей. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить переход на электронные трудовые книжки, какие документы необходимо заполнить и какие сроки соблюдать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это не отдельный цифровой документ, а совокупность сведений о трудовой деятельности работника, которые хранятся в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР).

Нормативная база

Переход на электронные трудовые книжки регулируется:

• Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ (внёс изменения в ТК РФ)
• Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2019 г. № 1949 (утверждены правила ведения ЭТК)
• Приказом Минтруда России от 10 октября 2019 г. № 668н (утверждена форма СЗВ-ТД)

Основные отличия электронной трудовой книжки от бумажной

Как правильно оформить переход на электронные трудовые книжки?

Шаг 1: Информирование работников

До 31 декабря 2020 года работодатели обязаны были уведомить всех сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки. Если это не было сделано, необходимо:

• Подготовить уведомление в письменной форме
• Вручить его каждому работнику под подпись
• Сохранить копии уведомлений в кадровых документах

Шаг 2: Внесение записей в бумажную трудовую книжку

При первом кадровом мероприятии после 1 января 2020 года необходимо:

1. Внести запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную форму
2. Указать, что сведения о трудовой деятельности с [дата] ведутся в электронном виде
3. Сделать соответствующую пометку в личной карточке работника (форма Т-2)

Шаг 3: Заполнение формы СЗВ-ТД

Работодатели обязаны ежемесячно предоставлять сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД. Эта форма включает:

• Сведения о приёме на работу
• Сведения о переводе на другую должность
• Сведения об увольнении
• Сведения о стаже работы

Шаг 4: Выдача сведений работникам

Работодатель обязан предоставлять работникам сведения о трудовой деятельности по их запросу. Это можно сделать:

• В бумажном виде (по запросу работника)
• В электронном виде (через портал Госуслуги)
• В МФЦ
• Непосредственно у работодателя

Как заполнить форму СЗВ-ТД?

Форма СЗВ-ТД заполняется в электронном виде и направляется в ПФР через:

• Личный кабинет на сайте ПФР
• Специализированное программное обеспечение
• Уполномоченные организации (например, бухгалтерские фирмы)

Пример заполнения формы СЗВ-ТД

Рассмотрим пример заполнения формы при приёме на работу:

Ответственность за непредставление сведений

За непредставление или несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности в ПФР предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц: от 300 до 500 рублей
• Для юридических лиц: от 1 000 до 5 000 рублей

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Работник может получить выписку из ЭТК следующими способами:

1. Через портал Госуслуги:
   • Авторизоваться на портале
   • Выбрать услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки»
   • Заполнить заявление и получить выписку в электронном виде
2. Через МФЦ: обратиться в ближайший многофункциональный центр с паспортом
3. Через ПФР: лично или через представителя с доверенностью
4. У работодателя: по письменному запросу

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку новым сотрудникам с 2021 года?

Ответ: Нет, с 1 января 2021 года новые сотрудники, у которых не было трудового стажа до 1 января 2021 года, оформляются только в электронном виде. В бумажной трудовой книжке делается соответствующая запись о переходе на электронную форму.

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?

Ответ: Да, работник может в любой момент запросить бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Однако ведение бумажной трудовой книжки для новых записей после 2020 года не предусмотрено.

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке?

Ответ: Ошибки в ЭТК исправляются путём подачи уточнённого отчёта СЗВ-ТД в ПФР. Работодатель должен:

1. Выявить ошибку
2. Подготовить уточнённый отчёт
3. Отправить его в ПФР в установленные сроки

Переход на электронные трудовые книжки — это обязательный процесс, который требует от работодателей внимательного соблюдения всех норм и сроков. Основные шаги:

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и обеспечит корректное ведение трудовых книжек в электронном формате.

Дополнительные материалы:

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ
• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Портал Госуслуги