На сегодняшний день, 23 мая 2026 года, в России действует двухформатная система учёта трудовой деятельности: электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажная трудовая книжка. С 2020 года начался переход на цифровой формат, а с 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) стал единственным хранителем всех данных о трудовом стаже. Однако, несмотря на массовый переход на ЭТК, многие работники всё ещё предпочитают бумажный документ. И если вы уже перешли на электронный формат, но теперь хотите вернуться к традиционной бумажной трудовой книжке, это абсолютно законно и возможно. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить переход обратно с электронной трудовой книжки на бумажную, какие документы нужны, какие шаги выполнить и какие подводные камни стоит учесть.

Почему работники хотят вернуться к бумажной трудовой книжке?

Несмотря на удобство цифровых технологий, не все сотрудники готовы отказаться от бумажного документа. Вот основные причины, по которым люди в 2026 году решают вернуться к традиционной трудовой книжке:

• Привычка и доверие к бумаге — многие считают, что бумажный документ надёжнее и не может «сломаться» из-за сбоя в системе.
• Отсутствие доступа к интернету или цифровой грамотности — особенно актуально для пожилых работников.
• Необходимость предъявления документа при оформлении льгот, кредитов, загранпаспорта — некоторые учреждения до сих пор требуют бумажную книжку.
• Страх потери данных — опасения, что электронная запись может быть удалена, изменена или недоступна в критический момент.
• Эмоциональная привязанность, трудовая книжка как символ трудового пути, с отметками о наградах, переводах, увольнениях.

Законодательная база: можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да, переход обратно с электронной трудовой книжки на бумажную полностью разрешён законом. Это подтверждается:

• Федеральным законом № 436-ФЗ от (в ред. от 2025 года)
• Трудовым кодексом РФ, статья 66.1 (ред. 2026)
• Постановлением Правительства РФ № 1175 от 2020 года (о порядке ведения ЭТК)

Согласно закону, каждый работник имеет право:

• Выбрать формат трудовой книжки — бумажный или электронный.
• Изменить своё решение в любой момент.
• Получить бумажную трудовую книжку с полной историей трудовой деятельности, если ранее выбрал ЭТК.

Важно: работодатель не вправе отказывать в переходе на бумажную книжку по любой причине — это нарушение прав работника.

Пошаговая инструкция: как перейти с ЭТК на бумажную трудовую книжку

Шаг 1: Подготовьте заявление

Первый и обязательный шаг — написать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. Форма заявления не строго регламентирована, но должна содержать:

• ФИО работника полностью
• Должность и подразделение
• Табельный номер (если есть)
• Чёткую просьбу: «Прошу перевести мою трудовую деятельность с электронного формата на бумажный документ»
• Дата подачи заявления
• Подпись работника

Пример заявления:

Заявление

Прошу перевести мою трудовую деятельность с электронной трудовой книжки на бумажный формат в соответствии с пунктом 4 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ.

Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку с полной историей трудовой деятельности, включая все записи, ранее внесённые в электронный реестр Пенсионного фонда России.

Подпись: ______________ /Иванов И.И./

Шаг 2: Подайте заявление в отдел кадров

Заявление подаётся в письменной форме лично в отдел кадров или руководителю организации. Можно передать:

• в бумажном виде, с подписью и датой
• в электронном виде, через корпоративную почту или внутреннюю систему документооборота (если это предусмотрено внутренними правилами)

Рекомендуется сохранить копию заявления с отметкой о получении (подпись ответственного лица или штамп входящего документа).

Шаг 3: Работодатель запрашивает данные из ПФР

После получения заявления работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить запрос в Пенсионный фонд России для получения полной выписки из электронной трудовой книжки.

Запрос подаётся через:

• Личный кабинет работодателя на сайте ПФР (es.pfrf.ru)
• Специализированную информационную систему «Электронная трудовая книжка»
• Через оператора электронного документооборота (если организация использует ЭДО)

ПФР предоставляет выписку в виде электронного документа с электронной цифровой подписью (ЭЦП) — это и будет основой для заполнения бумажной трудовой книжки.

Шаг 4: Оформление бумажной трудовой книжки

После получения выписки от ПФР работодатель обязан:

1. Выдать работнику бумажную трудовую книжку — если у работника её ещё нет, работодатель обязан оформить новую на бланке установленного образца (с 2023 года — только новые бланки с водяными знаками и защитой от подделок).
2. Внести все записи из ЭТК в бумажную книжку — в хронологическом порядке: даты приёма, увольнения, перевода, наименование должностей, основания изменений.
3. Сделать запись о переходе — в последнюю строку вносится запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в бумажной трудовой книжке с [дата] на основании заявления работника».
4. Заверить запись печатью и подписью — печать организации (если есть) и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).

Важно! Все записи в бумажной трудовой книжке должны быть сделаны чернилами чёрного цвета, без помарок и исправлений. Если в ЭТК были ошибки — они не переносятся, а вносятся корректирующие записи с указанием причины.

Шаг 5: Выдача бумажной трудовой книжки работнику

После заполнения бумажная трудовая книжка выдаётся работнику под роспись в журнале учёта трудовых книжек. Работник должен расписаться в получении документа.

После этого работодатель больше не несёт ответственность за хранение трудовой книжки — она становится личным документом работника.

Что делать, если у вас уже нет бумажной трудовой книжки?

Если при переходе на ЭТК вы сдали бумажную книжку работодателю и не получили её на руки — это не проблема. В этом случае:

• Работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку на основании выписки из ПФР.
• Новая книжка будет иметь новый номер и серию, но все данные о трудовом стаже будут полностью восстановлены.
• В новой книжке в разделе «Сведения о работе» делается запись: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (или сданной при переходе на ЭТК)».

Что происходит с электронной трудовой книжкой после перехода?

После того как вы перешли на бумажную трудовую книжку:

• Электронная трудовая книжка не удаляется — она остаётся в архиве ПФР как историческая запись.
• Все новые записи (приём, увольнение, перевод) будут вноситься только в бумажную книжку.
• ЭТК больше не обновляется — ПФР перестаёт получать новые данные о вашей трудовой деятельности.

Это означает, что если вы в будущем захотите снова перейти на ЭТК — вам нужно будет заново подать заявление, и ПФР снова начнёт собирать данные с момента нового перехода. История, накопленная в ЭТК, не будет автоматически восстановлена.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли перейти обратно на бумажную книжку, если я устроился на новую работу?

Да. Даже если вы уже устроились на новую работу и у вас есть ЭТК, вы можете подать заявление на бумажную книжку. Новый работодатель обязан оформить её на основании выписки из ПФР.

Вопрос 2: Нужно ли платить за оформление бумажной трудовой книжки?

Нет. Все расходы на оформление, выдачу и заполнение трудовой книжки несёт работодатель. Работник платить ничего не должен.

Вопрос 3: Что делать, если ПФР не предоставил полную выписку?

Если в выписке отсутствуют какие-либо записи (например, периоды работы до 2020 года), работодатель должен запросить дополнительные сведения через ПФР, а также проверить наличие данных в архивах. Если данные не найдены — они не вносятся, но в книжке делается запись: «Сведения о трудовой деятельности за период с [дата] по [дата] отсутствуют».

Вопрос 4: Можно ли одновременно иметь и ЭТК, и бумажную книжку?

Нет. По закону работник может иметь только один формат трудовой книжки. При переходе на бумажную, ЭТК перестаёт обновляться. При повторном переходе на ЭТК — бумажная книжка перестаёт вестись.

Вопрос 5: Как проверить, что все данные из ЭТК перенесены правильно?

Вы можете самостоятельно проверить историю трудовой деятельности через:

• Личный кабинет на сайте ПФР (pfrf.ru)
• Портал Госуслуг (gosuslugi.ru)
• Мобильное приложение «Пенсионный фонд России»

Сравните данные с записями в новой бумажной книжке. При обнаружении расхождений — сразу обратитесь в отдел кадров.

Важные рекомендации

• Не сдавайте бумажную трудовую книжку без получения копии — сделайте ксерокопию всех страниц перед передачей.
• Сохраняйте все копии заявлений и подтверждений — это защитит ваши права в случае споров.
• Проверяйте запись о переходе — она должна быть чётко оформлена и заверена.
• Не забывайте о новых записях — после перехода на бумажную книжку все изменения (приём, увольнение) должны вноситься только в неё.
• Сохраняйте бумажную трудовую книжку в надёжном месте — она является важнейшим документом для оформления пенсии, льгот, загранпаспорта и других целей.

Переход с электронной трудовой книжки на бумажную — это ваше законное право, которое не требует особых сложностей, если соблюдать установленную процедуру. В 2026 году, когда переходный период завершён, система стала более гибкой и ориентированной на выбор работника. Никто не может заставить вас использовать только цифровой формат — вы имеете полное право выбирать, что вам удобнее и надёжнее.

Если вы решили вернуться к бумажной трудовой книжке — не бойтесь действовать. Подайте заявление, следуйте инструкциям, проверяйте данные. Ваш трудовой стаж — это ваша история, и она должна быть доступна вам в том формате, который вы считаете правильным.

Помните: выбор за вами. И он всегда законен.