В процессе деятельности любой организации могут произойти структурные или юридические изменения. Одно из самых частых изменений, переименование учреждения. Согласно действующему трудовому законодательству, факт смены наименования работодателя обязательно должен быть зафиксирован в документах сотрудников, в т.ч. в бумажной трудовой книжке. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о переименовании учреждения, чтобы избежать нарушений и штрафов со стороны трудовой инспекции.

Обязательно ли вносить запись?

Многие кадровики задаются вопросом: нужно ли фиксировать смену названия компании, если трудовой договор с работником не расторгается? Ответ однозначный — да, обязательно.

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Если учреждение сменило свое наименование (будь то обычная смена названия, реорганизация, смена собственника имущества или изменение подведомственности/подчиненности), это должно найти отражение в разделе «Сведения о работе». В противном случае у сотрудника в будущем могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа при оформлении пенсии.

Сроки внесения записи

Согласно пункту 9 Приказа Минтруда России от № 320н, запись о переименовании работодателя должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня официального переименования учреждения. Этот срок отсчитывается с даты государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ (или соответствующем реестре для государственных/муниципальных учреждений).

Пошаговая инструкция: как заполнить трудовую книжку

Разберем алгоритм действий сотрудника отдела кадров по шагам:

1. Издание приказа. Переименование учреждения оформляется приказом (распоряжением) руководителя. Этот документ станет основанием для внесения записей в трудовые книжки всех сотрудников.
2. Внесение записи в раздел «Сведения о работе». Запись вносится отдельной строкой. В графе 3 следующей незаполненной строки необходимо указать факт переименования.
3. Заполнение граф. Важно правильно распределить информацию по четырем графам:

Детальный разбор заполнения граф:

• Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер записи. Эксперты Роструда особо подчеркивают, что при переименовании учреждения (даже по причине реорганизации) порядковый номер записи обязательно указывается. Нумерация должна быть сквозной и продолжать ранее внесенные записи.
• Графа 2 (Дата): Здесь проставляется дата внесения записи (а не дата регистрации изменений в налоговой!). Формат: ДД.ММ.ГГГГ. Проставление даты также строго обязательно.
• Графа 3 (Сведения о работе): Вносится основная информация. Формулировка должна быть четкой, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Омега» (ООО «Омега»)». Указывать старое и новое название лучше полностью, включая организационно-правовую форму.
• Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись. Это может быть приказ руководителя о приведении штатного расписания и кадровых документов в соответствие с новыми учредительными документами, либо решение учредителей (протокол). Например: «Приказ от № 45-к».

Особые ситуации

Переименование подразделения

В структуре предприятия могут происходить изменения, затрагивающие не всю организацию, а только ее часть. В этом случае также необходимо знать, как внести запись в трудовую книжку о переименовании подразделения. Если отдел, в котором работает сотрудник, сменил название (например, «Отдел кадров» стал «Управлением по работе с персоналом»), это изменение отражается в графе 3 отдельной строкой по аналогии с переименованием всей организации.

Нарушение хронологии событий

На практике часто возникает ситуация: организация сменила название, а кадровик по каким-то причинам пропустил этот факт. В трудовой книжке уже появились более поздние записи о переводах или увольнениях других сотрудников, и соблюсти хронологию событий уже не получается. Как быть?

Внести запись о переименовании организации необходимо в любом случае, даже если хронология нарушена. Запись делается в первой свободной строке после последних внесенных данных. Дата ставится фактическая — день внесения пропущенной записи. Это позволит восстановить юридическую связь между старым и новым названием работодателя.

Реорганизация, смена собственника и изменение подведомственности

При реорганизации (слиянии, присоединении, разделении и т.д.), смене собственника имущества или изменении подведомственности/подчиненности учреждения, правила внесения записи остаются теми же. В графе 3 отдельной строкой прописывается, что учреждение реорганизовано или сменило собственника, с указанием старого и нового наименований.

Образец заполнения

Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:

Графа 1: 15
Графа 2: 23 05 2026
Графа 3: Государственное бюджетное учреждение «Центр социальной помощи» (ГБУ «Центр социальной помощи») переименовано в Государственное бюджетное учреждение «Комплексный центр социального обслуживания» (ГБУ «КЦСО»).
Графа 4: Приказ от № 12-ос

Переименование учреждения — это юридический факт, который напрямую влияет на трудовые отношения. Грамотное и своевременное (в течение 5 рабочих дней) отражение этого изменения в трудовой книжке с обязательным проставлением порядкового номера, даты и документа-основания, залог того, что кадровый учет ведется в строгом соответствии с законом, а трудовой стаж ваших сотрудников будет надежно защищен.