Перевод работника – одно из наиболее частых кадровых действий, требующее корректного оформления в трудовой книжке. Правильное внесение записи обеспечивает соблюдение трудового законодательства, упрощает последующее подтверждение стажа и защищает права как сотрудника, так и работодателя.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – порядок внесения сведений о переводе на другую постоянную работу;
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок 2022);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 г.);
- Разъяснения КонсультантПлюс и ГАРАНТ по вопросам дублирования сведений о подразделении при переводе.
Виды переводов и их отражение в трудовой книжке
Перевод внутри одного работодателя (изменение должности, подразделения или вида работ)
Согласно п. 9 Порядка 2022, запись о переводе делается в разделе «Сведения о работе» точно так же, как и при приёме на работу. Обязательно указываются:
- порядковый номер записи (графа 1);
- дата перевода (графа 2);
- сведения о работнике (графа 3) – наименование организации, структурное подразделение (если указано в трудовом договоре), должность, специальность, профессия и/или квалификация;
- основание для записи (графа 4) – номер и дата приказа (распоряжения) о переводе.
Перевод к другому работодателю (по соглашению сторон)
В этом случае запись оформляется как увольнение по пункту «перевод» и последующее принятие на работу у нового работодателя. В трудовой книжке делаются две записи:
- запись об увольнении в порядке перевода (графа 3 содержит фразу «уволен в связи с переводом в другую организацию»);
- запись о приёме на работу у нового работодателя (стандартная форма приёма).
Превращение временного перевода в постоянный
Если временный перевод признан постоянным (по соглашению сторон или по инициативе работодателя), в трудовой книжке вносится запись о переводе на постоянную работу с указанием даты, когда временный перевод стал постоянным, и основанием – соответствующим приказом.
Пошаговая инструкция по заполнению
- Подготовьте приказ о переводе. Он должен содержать:
- ФИО сотрудника;
- текущую должность и подразделение;
- новую должность, подразделение (если меняется);
- дату вступления перевода в силу;
- основание (заявление сотрудника, решение руководства и т.д.).
- Определите порядковый номер записи. Посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о работе» и присвойте следующий номер.
- Заполните графу 1 – порядковый номер.
- Заполните графу 2 – дата перевода (день, месяц, год).
- Заполните графу 3:
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
- Если в трудовом договоре указано структурное подразделение – укажите его (например, «Отдел продаж», «Производственный участок № 3»). Если подразделение не фиксировано в договоре – его указывать не обязательно (см. разъяснения КонсультантПлюс).
- Новая должность, специальность, профессия и/или квалификация (через запятую).
- Заполните графу 4 – основание:
- «Приказ № ___ от ___.____.____ г. о переводе…»;
- При необходимости можно добавить номер и дату заявления сотрудника.
- Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.
Образцы записей
Пример 1. Перевод внутри организации с указанием подразделения
25 ООО «СтройИнвест», отдел проектирования, инженер-проектировщик I категории Приказ № 45 от г. о переводе на другую должность
Пример 2. Перевод без указания подразделения (не указано в трудовом договоре)
26 ООО «СтройИнвест», специалист по охране труда Приказ № 58 от г. о переводе на постоянную работу
Пример 3. Перевод к другому работодателю (увольнение в порядке перевода)
27 Уволен в связи с переводом в другую организацию – ООО «ТехноСервис» Приказ № 12 от г. об увольнении по соглашению сторон (перевод)
Последующая запись о приёме у нового работодателя оформляется стандартным образом (см. инструкцию по приёму на работу).
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания подразделения, когда оно фиксировано в трудовом договоре. Это может привести к спорам при подтверждении стажа. Решение: всегда сверяться с трудововым договором.
- Неправильная дата в графе 2. Дата должна соответствовать дню вступления перевода в силу, а не дню издания приказа (если они различаются).
- Отсутствие ссылки на приказ в графе 4. Без основания запись считается недействительной.
- Смешивание записей о переводе и о совместительстве. При совместительстве делается отдельная запись о приёме на совмещение, а не о переводе.
- Несоблюдение срока внесения записи. Согласно п. 9 Порядка 2022, запись должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с даты утверждения приказа.
Полезные рекомендации для кадровиков
- Вести журнал приказов о переводах с указанием даты внесения записи в трудовую книжку – это упрощает контроль за сроками.
- При наличии электронной трудовой книжки (ЭТК) дублировать запись в бумажном варианте не требуется, но если работник ведёт оба варианта, информация должна быть идентичной.
- При переводе в другое структурное подразделение внутри одной организации рекомендуется указывать и старое, и новое подразделение в комментариях к приказу – это облегчит последующую проверку.
- Регулярно обновлять шаблоны приказов и записей в соответствии с последними изменениями в Порядке ведения трудовых книжек (актуальная версия – Приказ Минтруда № 320н от ).
Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке – ключевой элемент кадрового документооборота; Соблюдение норм Трудового кодекса, Приказа Минтруда № 320н и разъяснений контролирующих органов позволяет избежать правовых рисков и обеспечить прозрачность трудовой истории сотрудника. Следуя представленной пошаговой инструкции и используя приведённые образцы, кадровик сможет безошибочно заполнять трудовую книжку при любых видах переводов.