Перевод сотрудника между структурными подразделениями одной организации — частая кадровая процедура․ Однако она вызывает множество вопросов, особенно когда речь заходит о филиалах и обособленных подразделениях․ Как правильно сделать запись в трудовой книжке? Нужно ли вносить изменения, если филиал меняется, а должность остается прежней? Как новые правила 2026 года влияют на этот процесс?

В этой статье мы подробно разберем все тонкости оформления перевода в филиал, опираясь на требования Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и актуальные нормативные акты․

Что такое перевод в филиал по закону?

Согласно ст․ 72․1 ТК РФ, переводом считается изменение трудовой функции работника и (или) изменение структурного подразделения, в котором работает сотрудник (если подразделение указано в трудовом договоре), а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем․

Филиал является обособленным подразделением юридического лица․ Перевод сотрудника из головного офиса в филиал или из одного филиала в другой филиал той же самой компании признается внутренним переводом․ Особенности такой кадровой процедуры прописаны в ст․ 72․2 ТК РФ․

Пошаговая процедура оформления перевода

Любой перевод допускается только с письменного согласия работника․ Процедура состоит из нескольких обязательных этапов:

1. Заявление сотрудника․ Изначально работник составляет заявление о переводе․ В нем указывается новая должность, наименование нового структурного подразделения (филиала) и причина кадрового изменения․ В документе обязательно должна стоять дата и подпись самого сотрудника, а также визы нынешнего и будущего руководителя, а также начальника отдела кадров․
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору․ Если условия договора меняются (например, место работы, должность или оклад), заключается доп․ соглашение․
3. Издание приказа․ На основании соглашения издается приказ о переводе сотрудника․
4. Внесение записи в трудовую книжку․ Запись делается в разделе «Сведения о работе»․

Как сделать запись в трудовой книжке: подробная инструкция

При заполнении трудовой книжки при переводе в филиал необходимо строго следовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек (с учетом изменений, действующих в 2026 году)․ Запись вносится в раздел «Сведения о работе» по следующей схеме:

• Графа 1: ставится порядковый номер записи․
• Графа 2: указывается дата перевода (арабскими цифрами, например: )․
• Графа 3: вносится сама формулировка․ Здесь важно правильно отразить суть процедуры․
• Графа 4: указываются дата и номер приказа (распоряжения) о переводе․

Особенности формулировки в Графе 3

Именно здесь кадровики чаще всего допускают ошибки․ Важно понимать разницу между записями о переводах на другую должность и в иное структурное подразделение:

1. Если меняется и должность, и филиал: «Переведен(а) в [наименование филиала] на должность [наименование должности]»․
2. Если филиал меняется, а должность остается той же: «Переведен(а) в [наименование филиала] на должность [наименование должности]»․ Дублировать название должности обязательно, даже если она не изменилась․
3. Нужно ли указывать название филиала, если оно не меняется, а меняется только должность? Если в трудовом договоре при приеме на работу было указано конкретное структурное подразделение (филиал), и при переводе сотрудник остается в этом же филиале, но меняет должность, название филиала в записи о переводе можно не дублировать․ Достаточно написать: «Переведен(а) на должность [наименование должности]»․

Когда запись о переводе в филиал можно НЕ вносить?

Существует важное исключение․ Если при приеме на работу в трудовом договоре не было указано конкретное структурное подразделение (филиал), а работник просто переводится из одного отдела в другой в рамках одного филиала или переходит в другой филиал без изменения должности и трудовой функции, запись о переводе можно не вносить․ В таком случае изменяется только место работы, что фиксируется только в дополнительном соглашении к трудовому договору․

Спорный вопрос: печати филиалов

Один из самых частых вопросов на кадровых форумах: «При приеме в филиал в трудовой книжке была поставлена печать филиала, а теперь сотрудник переводится в другое подразделение․ Что делать?»

По действующему законодательству, трудовые книжки ведутся только работодателем — юридическим лицом․ Филиал не является самостоятельным работодателем․ Однако на практике филиалы часто ставят свои печати при приеме на работу или увольнении․

Если сотрудник переводится в другой филиал или головной офис:

• Новая запись о переводе заверяется печатью организации (головной компании) при увольнении или, если это предусмотрено внутренним регламентом, печатью того обособленного подразделения, которое сейчас ведет книжку․
• Исправлять старую печать филиала, если она была поставлена ранее, не нужно․ Это не является ошибкой, требующей зачеркивания․

Правила 2026 года: что изменилось?

В 2026 году кадровики продолжают работать по обновленным правилам ведения трудовых книжек․ Главные акценты, которые важно учитывать:

• Строгое соблюдение формата дат и нумерации записей․
• Уточнены правила внесения записей о совместительстве и вахтовом методе работы․
• ьный лист заполняется на основании паспорта и документа об образовании; при смене фамилии старые данные зачеркиваются одной чертой, а новые пишутся рядом․
• Все исправления вносятся только по месту работы, где была допущена ошибка, или новым работодателем на основании официального документа․

Образец заполнения трудовой книжки при переводе в филиал

Рассмотрим пример․ Сотрудник Иванов И․И․ переводится из головного офиса ООО «Альфа» в Краснодарский филиал на должность старшего менеджера․

Перевод сотрудника в филиал требует внимательного отношения к деталям․ Главное правило — всегда ориентируйтесь на то, что указано в трудовом договоре․ Если филиал в договоре поименован, его изменение — это перевод, который обязательно отражается в трудовой книжке․ Помните, что филиал не является отдельным юрлицом, поэтому даже при межфилиальном переводе работодатель остается прежним, а процедура сводится к внутреннему переводу по инициативе работника или соглашению сторон․