С 2026 года в России введены новые правила оформления и ведения трудовой книжки. Работодатели и сотрудники сталкиваются с вопросом, какой формат лучше выбрать: бумажный или электронный. В этой статье разберём все нюансы, сроки и варианты действий.
Что изменилось в 2026 году?
Сегодняшний день: 15:41:41 (). С этого момента:
- Все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде.
- Сотрудник может самостоятельно выбрать, в каком виде вести свою трудовую книжку.
- Если вы откажетесь от бумажного варианта в 2026 году, вернуться к нему уже будет невозможно.
Как выглядит процесс выбора?
Для выбора формата необходимо подать заявление в отдел кадров. В нём указывается предпочтительный вариант:
- Бумажный вариант.
- Электронный вариант.
- Одновременное ведение обоих вариантов.
После подачи заявления работодатель вносит соответствующую запись в трудовую книжку.
Возможные варианты и их последствия
Сохранение бумажной трудовой книжки
Если вы решите сохранить бумажный вариант, это не мешает вам позже перейти полностью на электронный формат. Однако:
- После отказа от бумажного варианта в текущем году вернуться к нему уже нельзя.
- Бумажный документ остаётся в архиве, но его актуальность постепенно уходит.
Переход на электронный вариант
Электронная трудовая книжка в 2026 году оформляется так:
- Все сведения о трудовой деятельности вносятся в СФР в электронном виде.
- Работодатель может одновременно вести бумажную и электронную версии.
- Если вы полностью переходите на электронный формат, бумажная копия может быть выдана вам на руки.
Что делать, если вы ещё не определились?
Для сотрудников с трудовой стажем до 2021 года есть особый статус:
- Имеют право вести одновременно обе версии.
- Можно в любой момент после 2021 года изменить формат, подав заявление.
Как правильно оформить заявление?
Пример заявления на выбор формата:
Я, _______________________ (ФИО), прошу вести мою трудовую деятельность в следующем виде: ☐ Бумажный вариант ☐ Электронный вариант ☐ Оба варианта одновременно
Важно указать дату подачи и подпись. После подачи заявления отдел кадров оформит запись в трудовой книжке.
Что делать при ошибках в записи?
Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, указана неверная должность), её необходимо исправить согласно образцу исправления записи:
- В графе 1 указываем номер записи, которую нужно исправить.
- В графе 2 ставим текущую дату.
- В графе 3 пишем «Запись за номером ___ недействительна и внести её правильный вариант».
- Вносим исправленные данные.
Бумажная или электронная – что лучше?
Ответ зависит от ваших личных предпочтений и обстоятельств:
- Бумажный вариант – удобен, если вы предпочитаете иметь физический документ под рукой;
- Электронный вариант – более современный, упрощает передачу данных в СФР и потенциальных работодателям.
- Для новых сотрудников, поступающих на работу с 1 января 2025 года, выбирать только электронный вариант уже нельзя – они автоматически попадают в цифровой формат.
Краткое резюме
Итак, вариант трудовой книжки в 2026 году – это выбор между:
- Бумажной записью (можно совмещать с электронной).
- Электронной записью (обязательно для всех работодателей).
- Одновременным ведением обоих форматов.
Помните, что после отказа от бумажного варианта в текущем году вернуться к нему будет невозможно. Поэтому решайте, какой формат лучше подходит именно вам, и своевременно подавайте соответствующее заявление.
Полезные ссылки
- Приложение N 1 к приказу Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н – официальный образец формы трудовой книжки.
- ТАСС: «Электронные трудовые книжки: как они работают в России».
- Банки.ру: «Бумажная трудовая книжка в 2026 году: можно ли оформить и как вести».
Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров или к консультанту по трудовому праву.