Перевод сотрудника на другую должность внутри одной организации — это частая и стандартная кадровая процедура. Однако она требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и правильного оформления документации‚ особенно трудовой книжки. Ошибки в этом важном документе могут привести к проблемам при расчете стажа или назначении пенсии. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно сделать запись о переводе‚ какие сроки нужно соблюдать и какие нюансы учитывать в 2026 году.

Нормативная база и основные правила

Согласно статье 72.1 ТК РФ‚ переводом на другую работу считается постоянное или временное изменение трудовой функции работника. Важно понимать ключевое различие:

• Постоянный перевод — сведения о нем обязательно вносятся в трудовую книжку.
• Временный перевод — запись в трудовую книжку не вносится (согласно действующим правилам ведения трудовых книжек).

Если работник сначала был переведен временно‚ а затем перевод стал постоянным‚ запись вносится‚ но имеет свои особенности (об этом ниже).

Сроки внесения записи

Сроки внесения записей регулируются актуальным законодательством. В соответствии с новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек (действует с 2022 года и актуален в 2026 году):

Запись о постоянном переводе на другую работу должна быть внесена в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней со дня перевода.

Пошаговый порядок оформления перевода

Прежде чем вносить запись в трудовую книжку‚ кадровику необходимо пройти несколько обязательных этапов:

1. Получение согласия работника. Перевод допускается только с письменного согласия сотрудника (за редкими исключениями‚ прописанными в ТК РФ). Работник пишет заявление о переводе.
2. Издание приказа. На основании соглашения издается приказ (распоряжение) о переводе работника на другую должность. Именно этот документ является основанием для внесения записи в трудовую книжку‚ отчета в СФР (форма ЕФС-1) и начисления зарплаты.
3. Внесение записей. После издания приказа вносят записи в личную карточку (форма Т-2) и‚ при постоянном переводе‚ в бумажную трудовую книжку (или формируют сведения для электронной трудовой книжки — ЭТК).

Как заполнить раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке

Сведения о переводе вносятся в раздел «Сведения о работе». В графах необходимо указать следующую информацию:

Графа 1 (№ записи)

Проставляется порядковый номер записи в трудовой книжке.

Графа 2 (Дата)

Указывается дата перевода на новую должность (арабскими цифрами‚ например: 15 05 2026).

Графа 3 (Сведения о переводе)

Здесь делается отметка о том‚ что работник переведен. Формулировка должна содержать:

• Наименование новой должности работника.
• Наименование структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре). Важно: если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение‚ то при переводе на другую должность в этом же подразделении‚ запись должна быть сделана с указанием этого структурного подразделения.

Пример формулировки: «Переведен на должность ведущего инженера в отдел разработки».

Графа 4 (Основание)

Указываются реквизиты документа‚ на основании которого внесена запись. Обязательно пишется наименование приказа (распоряжения)‚ его дата и номер.

Пример: «Приказ от № 45-к».

Особенности и нюансы оформления

Перевод с временного на постоянный

Иногда работника сначала переводят на другую должность временно (запись в трудовую не вносится)‚ а затем принимают решение оставить его там постоянно. В этом случае в графе 4 в качестве основания должны быть указаны реквизиты обоих приказов: и о временном переводе‚ и о постоянном.

Одинаковое название должности‚ но другой функционал

Законодательство не предусматривает никаких особенностей заполнения трудовой книжки в том случае‚ если наименования новой и старой должностей полностью совпадают‚ но функционал различается. Запись о переводе делается в стандартном порядке на основании приказа.

Перевод в другое структурное подразделение

Если работник переходит в другой отдел‚ в графе 3 обязательно указывается новое структурное подразделение. Формулировка может звучать так: «Переведен в коммерческий отдел на должность менеджера».

Краткий чек-лист для кадровика

• Убедиться‚ что перевод носит постоянный характер.
• Проверить наличие письменного согласия (заявления) и подписанного дополнительного соглашения.
• Убедиться‚ что приказ о переводе издан и подписан руководителем.
• Внести запись в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней.
• Правильно указать в графе 3 новую должность и структурное подразделение.
• В графе 4 обязательно указать наименование‚ дату и номер приказа.
• Не забыть внести запись в личную карточку Т-2 и подать сведения в СФР.

Соблюдение этих простых‚ но строгих правил позволит избежать нарушений трудового законодательства и обеспечит юридическую чистоту кадрового документооборота в вашей организации.