Обновлено: 22 мая 2026 года

Вопрос о том, как правильно оформить первую запись в трудовую книжку при приеме на работу, остается актуальным, особенно для работодателей и сотрудников, которые впервые устраиваются на работу по трудовому договору․ С 2021 года вступили в силу изменения, связанные с ведением трудовых книжек, и теперь правила существенно отличаются от тех, что действовали ранее․

В этой статье мы подробно рассмотрим:

• Какие документы нужны для оформления;
• Как правильно заполнить ьный лист;
• Какие записи вносятся в трудовую книжку при первом приеме на работу;
• Сроки и порядок внесения записей;
• Образцы оформления;
• Ответственность работодателя за нарушения․

—

Нормативная база

Основные положения регулируются:

• Федеральным законом от № 439-ФЗ — о введении электронных трудовых книжек;
• Постановлением Правительства РФ от № 465 — об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек;
• Приказом Минтруда России от № 561н (ред․ от ) — об утверждении форм трудовых книжек;
• Порядком ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 465);
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением № 465․

Важно: С 1 января 2021 года работодатели не заводят бумажные трудовые книжки сотрудникам, впервые поступающим на работу․

—

Кого касаются изменения?

Новые правила распространяются на:

• Лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года;
• Сотрудников, ранее не имевших трудового стажа (т․е․ не состоявших в трудовых отношениях);
• Работников, у которых трудовая книжка была утеряна или испорчена, в этом случае оформляется дубликат или вкладыш․

Если у работника уже есть трудовая книжка (например, с предыдущего места работы), то оформление бумажной версии продолжается в прежнем порядке․

—

Документы, необходимые для оформления

Для внесения первой записи о приеме на работу (в случае бумажной трудовой книжки) или для начала ведения электронной трудовой деятельности (ЭТД) потребуются:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, для заполнения ьного листа;
2. СНИЛС — для идентификации в системе обязательного пенсионного страхования;
3. Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при необходимости);
4. Трудовой договор — основание для приема на работу;
5. Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);
6. Заявление работника о приеме на работу (если требуется по внутренним правилам компании);
7. Данные для электронной трудовой деятельности — при оформлении ЭТД․

Обратите внимание: Если трудовая книжка оформляется впервые, бумажный вариант не заводится․ Вместо этого формируется электронная запись в системе Пенсионного фонда России (ПФР)․

—

Заполнение ьного листа трудовой книжки

Хотя бумажные трудовые книжки новым сотрудникам не заводятся, ьный лист все равно подлежит заполнению в следующих случаях:

• При выдаче дубликата трудовой книжки;
• При оформлении вкладыша в трудовую книжку;
• При восстановлении трудовой книжки после утери․

Порядок заполнения ьного листа

ьный лист заполняется чернилами черного, синего или фиолетового цвета, разборчивым почерком․ Не допускаются помарки, подчистки и исправления․

Примечание: Дата заполнения ьного листа должна совпадать с датой выдачи дубликата или вкладыша․

—

Внесение первой записи о приеме на работу

Если трудовая книжка оформляется впервые (например, при восстановлении утерянной), то первая запись о приеме на работу вносится следующим образом:

Формат записи

Запись должна содержать:

• Порядковый номер записи;
• Дата внесения записи;
• Сведения о приеме на работу;
• Наименование должности (должна соответствовать штатному расписанию);
• Наименование структурного подразделения;
• Основание — приказ о приеме на работу;
• Подпись ответственного лица;
• Печать организации (если применяется)․

Образец записи

Важно: Запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу (п․ 9 Порядка ведения трудовых книжек)․

—

Электронная трудовая деятельность (ЭТД) — что это?

С 2021 года для лиц, впервые поступающих на работу, трудовая деятельность ведется в электронном виде․ Это означает:

• Отсутствие бумажной трудовой книжки;
• Ведение записей в системе ПФР;
• Возможность получения информации о трудовой деятельности через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР;
• Обязанность работодателя вносить сведения в ЭТД не позднее 5 дней после издания приказа о приеме на работу․

Как работник может получить информацию о своей трудовой деятельности?

Для этого необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
2. Перейти в личный кабинет ПФР;
3. Заказать выписку о трудовой деятельности;
4. Получить информацию в электронном или бумажном виде․

Примечание: Сведения в ЭТД вносятся автоматически из кадровых систем работодателя, если они интегрированы с ПФР․

—

Сроки внесения записи

Согласно п․ 9 Порядка ведения трудовых книжек, записи в трудовую книжку должны быть внесены не позднее:

• 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу;
• 5 рабочих дней со дня издания приказа о переводе или увольнении;
• 5 рабочих дней со дня издания приказа о награждении или поощрении․

Нарушение сроков внесения записей может повлечь административную ответственность для работодателя по ст․ 5․27 КоАП РФ․

—

Ответственность работодателя

За нарушение правил ведения, хранения или внесения записей в трудовую книжку работодатель может быть привлечен к ответственности:

Важно: Работодатель обязан хранить трудовую книжку в течение всего срока работы сотрудника и выдать ее при увольнении․

—

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли завести бумажную трудовую книжку, если работник впервые устраивается на работу?

Ответ: Нет․ С 2021 года бумажные трудовые книжки не заводятся для лиц, впервые поступающих на работу․ Ведется только электронная трудовая деятельность․

Вопрос 2: Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Ответ: Необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата․ Если предыдущий работодатель не найден, оформляется вкладыш или новая трудовая книжка․

Вопрос 3: Как работник может подтвердить свой трудовой стаж?

Ответ: Через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР можно получить выписку о трудовой деятельности․

Вопрос 4: Можно ли сделать запись в трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет․ Записи вносятся только на основании приказов и в хронологическом порядке․

—

С 2021 года порядок ведения трудовых книжек претерпел значительные изменения․ Для лиц, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки не заводятся — ведется электронная трудовая деятельность․ Однако вопросы оформления ьного листа, внесения записей и соблюдения сроков остаются актуальными, особенно при восстановлении утерянных документов или оформлении дубликатов․

Основные выводы:

• Бумажные трудовые книжки не заводятся новым сотрудникам с 2021 года;
• Ведется электронная трудовая деятельность (ЭТД);
• ьный лист заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша;
• Записи вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа;
• Нарушение сроков или правил ведения трудовой книжки влечет административную ответственность;
• Работник может получить информацию о своей трудовой деятельности через портал Госуслуги․

Соблюдение всех правил и сроков поможет избежать споров с сотрудниками и проверяющими органами, а также обеспечит прозрачность и достоверность сведений о трудовой деятельности․

—

Если у вас остались вопросы — обратитесь к юристу или специалисту по кадрам․

Дата публикации: 22 мая 2026 года