Вопрос правильного заверения копий трудовой книжки, особенно записей о текущем месте работы, остается одним из самых актуальных для сотрудников и кадровых специалистов. Фраза «работает по настоящее время» часто требуется банками при оформлении кредитов, визовыми центрами или новыми работодателями. Однако законодательство РФ претерпело значительные изменения, и старые правила больше не действуют.
Почему изменились правила?
Ключевым моментом, который необходимо помнить, является переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2020 года в России внедрена система электронных трудовых, а бумажный формат для новых сотрудников (принятых после 1 января 2021 года) больше не ведется.
Для тех, кто вел бумажную трудовую книжку до 2021 года и не подал заявление о переходе на электронную, она сохраняется, но работодатель больше не имеет права вносить в нее новые записи (за исключением случаев исправления ошибок или восстановления утерянной книжки по решению суда). Следовательно, и заверять «текущую» работу в бумажном документе работодатель официально не может, так как он не может подтвердить факт работы новой записью.
Чем теперь подтверждается стаж?
Основным документом, подтверждающим трудовую деятельность, теперь является выписка из электронной трудовой книжки. Она формируется на основе данных, которые работодатели передают в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР).
Существует два основных сценария подтверждения занятости:
- Сотрудник работает в организации, где ведется ЭТК.
- Сотрудник имеет бумажную трудовую, но работает давно (переходный период).
Как правильно оформить подтверждение в 2024 году
Если от вас требуют подтверждение того, что вы «работаете по настоящее время», алгоритм действий зависит от формата вашей трудовой.
Вариант 1: Выписка из СФР (Основной способ)
Это самый надежный и юридически значимый документ сегодня. Получить его можно:
- Через портал Госуслуги (заказываете выписку, она приходит в личный кабинет).
- В клиентской службе СФР.
- В МФЦ.
- У работодателя (кадровая служба может сформировать выписку из системы).
В выписке будет указан статус «работает» напротив текущего места работы. Такая выписка уже имеет юридическую силу без дополнительного заверения, если она получена через Госуслуги (подписана усиленной квалифицированной электронной подписью).
Вариант 2: Заверение копии бумажной трудовой (Если она ведется)
Если у сотрудника на руках бумажная трудовая книжка и в ней есть запись о приеме на текущее место работы (что возможно только для тех, кто работал до 2021 года и сохранил бумажный формат), то заверение копии происходит по стандартной схеме, но без фразы «работает по настоящее время», если с момента последней записи в книжке прошло много времени и новых записей нет.
Однако, если запись о приеме свежая, заверение копии страницы с записью выглядит так:
- Делается ксерокопия всех заполненных страниц трудовой книжки.
- На каждой странице копии ставится надпись: «Копия верна».
- Указывается должность лица, заверившего копию, его подпись и расшифровка.
- Ставится дата заверения.
- Организация ставит печать (если она используется в компании).
Важно: Фразу «работает по настоящее время» в бумажной трудовой с 2021 года не пишут, так как это противоречит концепции ЭТК. Вместо этого для подтверждения текущего статуса запрашивают справку о месте работы или выписку из СФР.
Типичные ошибки при заверении
Чтобы документ не был отвергнут банком или госорганами, избегайте следующих ошибок:
- Использование старой фразы. Писать «работает по настоящее время» в бумажной трудовой книжке сейчас нельзя, если это не исправление старой ошибки.
- Отсутствие даты заверения. Без даты копия действительна обычно только 14 или 30 дней (зависит от требований принимающей стороны).
- Заверение «не той» страницей. Копировать нужно все страницы, где есть записи, а не только последнюю.
- Использование факсимиле подписи. Подпись заверяющего лица должна быть только собственноручной.
Что делать, если требуют именно фразу «работает по настоящее время»?
Часто банки или консульства требуют эту формулировку по инерции. В этом случае необходимо предоставить пакет документов:
- Копию трудовой книжки (заверенную как «Копия верна»).
- Оригинал или заверенную выписку из электронной трудовой (где виден статус «работает»).
- Либо справку с места работы в свободной форме, где будет указано: «Дана гр. Иванову И.И. в том, что он действительно работает в ООО «Ромашка» с [дата] по настоящее время в должности [должность]».
Эра фразы «работает по настоящее время», вписываемой от руки в трудовую книжку, уходит в прошлое. Главным доказательством занятости становится цифровой след в базе Социального фонда России. Работодателям следует разъяснять сотрудникам новые правила, а работникам, знать свои права и запрашивать актуальные выписки через Госуслуги, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа.
Помните: правильно оформленный документ сэкономит ваше время и нервы при взаимодействии с государственными и финансовыми учреждениями.