Заверение копии трудовой книжки — стандартная процедура, необходимая для получения кредитов, виз, субсидий или подтверждения стажа. Однако именно последняя страница часто вызывает больше всего вопросов у кадровиков и сотрудников. Ошибки в оформлении могут привести к тому, что банк или государственный орган откажет в приеме документа.
В данной статье мы подробно разберем, какие именно надписи должны присутствовать на последнем листе копии, как правильно сформулировать фразу о текущем статусе работника и какие реквизиты обязательны для действительности документа в 2026 году.
Почему важна последняя страница?
Последний лист копии трудовой книжки несет критически важную информацию для получателя документа (банка, консульства, соцзащиты):
- Подтверждение того, что копия сделана со всех заполненных страниц оригинала.
- Информация о том, работает ли сотрудник в организации на текущий момент;
- Данные о лице, ответственном за заверение, и актуальность проверки документа.
Что именно писать на последней странице: пошаговая инструкция
Согласно актуальным требованиям делопроизводства и нормам 2026 года, заверение происходит в два этапа: проставление отметки «Верно» на каждом листе и специальная запись на последнем листе.
Отметка на каждом листе (включая последний)
На каждой странице копии (или на оборотной стороне последнего листа, если страниц много) должна стоять отметка:
- Слово «Верно» (или штамп «Копия верна»).
- Наименование должности лица, заверившего копию.
- Собственноручная подпись.
- Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
- Дата заверения копии.
Специальная запись на последнем листе
Если сотрудник на момент выдачи копии продолжает работать в организации, на последнем листе копии (обычно под последней записью о работе или на свободном месте последнего разворота) обязательно делается дополнительная надпись:
«Работает по настоящее время»
Эта фраза подтверждает актуальность трудового статуса. Без нее документ могут счесть неполным, так как неясно, уволен ли сотрудник или все еще числится в штате.
Образец оформления заверения на последней странице
Ниже приведен пример того, как должен выглядеть блок заверения на последнем листе копии трудовой книжки в 2026 году:
Верно
Должность: Главный специалист отдела кадров
Подпись: (личная подпись)
Расшифровка: Иванова А.П.Работает по настоящее время
Должность: Главный специалист отдела кадров
Подпись: (личная подпись)
Расшифровка: Иванова А.П.(Место для печати организации)
Ключевые требования и нюансы 2026 года
- Актуальность даты. Срок действия копии трудовой книжки обычно составляет 1 месяц (30 дней) с даты заверения. Поэтому дата на последнем листе должна быть свежей. Если с момента заверения прошел месяц, а документ не был использован, процедуру придется повторить.
- Печать организации. Хотя законодательство позволяет компаниям работать без круглой печати, многие банки и государственные органы по-прежнему требуют ее наличия на копии трудовой книжки для подтверждения полномочий заверителя. Рекомендуется проставлять печать так, чтобы она частично захватывала подпись или надпись «Верно».
- Прошивка многостраничных копий. Если копия трудовой книжки занимает несколько листов, их необходимо:
- Пронумеровать.
- Сшить нитью.
- На месте прошивки (на обороте последнего листа) наклеить бумажную пломбировку.
- На пломбировке написать: «Прошито и пронумеровано __ листов», поставить подпись, дату и печать.
- Выдача сотруднику. Готовая копия выдается сотруднику под роспись в журнале учета выдачи документов или в ведомости. Это защищает работодателя в случае утери документа работником.
Частые ошибки при заверении
- Отсутствие фразы «Работает по настоящее время». Это самая распространенная причина отказа в приеме документов банками.
- Использование факсимильной подписи. Подпись заверяющего лица должна быть только собственноручной («живой»). Штамп-факсимиле не допускается.
- Неполная расшифровка. Обязательно должны быть указаны и фамилия, и инициалы.
- Копирование пустых страниц. Копируются только заполненные страницы. Если последняя страница оригинала заполнена частично, копируется весь разворот, но заверительная надпись ставится после последней записи.
Правильное заверение последней страницы копии трудовой книжки — это гарантия того, что документ будет принят любой инстанцией. Главное правило 2026 года: не забудьте добавить фразу «Работает по настоящее время», указать актуальную дату, должность, подпись и расшифровку ответственного лица, а также (при наличии) поставить печать организации. Соблюдение этих простых требований избавит сотрудника от лишних хлопот и повторных обращений в отдел кадров.