Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Часто для получения кредита, оформления визы, субсидий или при устройстве на новую работу требуются её копии. Однако просто отксерокопировать документ недостаточно: его нужно правильно заверить. И последняя страница заверенной трудовой книжки — это тот самый ключевой элемент, на который всегда обращают внимание принимающие организации.
В этой статье мы подробно разберем, как именно должна выглядеть последняя страница, какую запись на ней необходимо сделать и какие существуют правила заверения в соответствии с актуальным законодательством.
Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки?
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки. Обычно госорганам, банкам или консульствам требуются копии всех заполненных страниц трудовой книжки. В некоторых случаях достаточно ьной страницы и последней записи, но чаще всего нужен полный документ. Главная цель запроса — убедиться в том, что у человека есть стабильная работа, и подтвердить его стаж.
Общие правила заверения многостраничного документа
Копия трудовой книжки — это многостраничный документ, и заверять его нужно по определенным правилам:
- Постраничное заверение: HR-специалист или бухгалтер должен заверить копию каждого разворота трудовой книжки, а не просто прошить весь лист А4 целиком.
- Отметка на каждом листе: На каждом скопированном листе проставляется надпись «Копия верна», подпись заверяющего лица с расшифровкой (ФИО), должность и печать организации (при наличии).
- Отметка о заверении: Согласно ГОСТу, на первом листе или на оборотной стороне последнего листа делается запись: «Копия», а также указывается дата заверения.
Последняя страница: главные требования
Именно последняя заполненная страница копии трудовой книжки вызывает больше всего вопросов. От того, как она оформлена, зависит действительность всего документа.
Запись «Работает по настоящее время»
Для подтверждения актуальности копии трудовой книжки, на последней странице (под последней имеющейся записью о приеме на работу) обязательно нужно написать фразу: «Работает по настоящее время». Без этой надписи копия считается недействительной, так как неясно, уволен ли сотрудник или продолжает трудиться.
Печать и подпись
Запись о том, что сотрудник работает, также заверяется. Рядом с фразой «Работает по настоящее время» ставится:
- Должность лица, заверившего копию (например, «Инспектор отдела кадров» или «Главный бухгалтер»).
- Подпись заверяющего и её расшифровка (Иванова М.В.).
- Печать организации (ООО «Работодатель»).
- Текущая дата заверения.
Правило перечеркивания (для сшитых документов)
Если копия трудовой книжки сшивается (прошивается нитками), то на оборотной стороне последнего листа, где связываются нити, должно быть наклеено заявление с указанием количества листов. Место скрепления обязательно перечеркивается в форме латинской буквы Z, поверх которого ставится печать и подпись. Это гарантирует, что после заверения никто не вытащит и не заменит страницы.
Образец заверения последнего листа
Чтобы не совершить ошибок, важно понимать, как выглядит образец заверения последнего заполненного листа трудовой книжки. На самой копии разворота последней страницы (где указано ваше текущее место работы) должно быть написано от руки или поставлен штамп:
Пример оформления:
«Работает по настоящее время»
Инспектор отдела кадров [Подпись] Петрова А.С.
Печать ООО «Работодатель»
Срок действия копии
Многие задаются вопросом: какой срок действия у копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Трудовое законодательство не устанавливает строгих сроков действия такого документа. Однако на практике:
- Для банков: копия обычно действительна от 2 недель до 1 месяца.
- Для визовых центров: требования зависят от страны (от 1 до 3 месяцев).
- Для соцзащиты и госорганов: обычно принимаются копии не старше 1 месяца.
Если в трудовую книжку была внесена новая запись (например, повышение, перевод или увольнение), ранее заверенная копия автоматически становиться недействительной, независимо от того, прошел месяц или нет.
Частые ошибки при заверении
Чтобы документ не вернули на переделку, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие фразы «Работает по настоящее время» — самая частая причина отказа.
- Заверение листа А4 целиком, а не каждого отдельного разворота трудовой книжки на этом листе.
- Отсутствие даты заверения на последней странице.
- Неразборчивая печать или подпись — печать должна частично захватывать текст копии, чтобы избежать подделок.
Правильное заверение копии трудовой книжки — это прямая обязанность работодателя. Помните, что последняя страница заверенной трудовой книжки несет в себе важнейшую информацию о текущем статусе работника. Обязательно проверяйте наличие фразы «Работает по настоящее время», четкой подписи кадровика, даты и печати организации. Только в этом случае ваш документ будет принят с первого раза в любом учреждении.