Ведение трудовых книжек, это критически важный процесс для любого работодателя, требующий внимательности и знания актуального законодательства. С 1 сентября 2024 года вступили в силу новые правила, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. В 2026 году эти нормы являются обязательными для исполнения. Ниже представлена подробная инструкция с учетом всех изменений.

Основные требования к заполнению

Согласно действующим правилам, все записи в трудовой книжке должны вноситься аккуратно и разборчиво. Вот ключевые принципы, которые необходимо соблюдать:

• Инструменты: Записи производятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Допускается использование шариковых, гелевых или перьевых ручек.
• Запрет на сокращения: Нельзя использовать сокращения слов (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
• Нумерация: Все записи нумеруются в пределах соответствующего раздела. Даты указываются арабскими цифрами (число и месяц, двузначными, год — четырехзначными).
• Отсутствие помарок: Не допускаются подчистки, приписки, зачеркивания и использование корректирующих средств.

> Важно: Если в процессе заполнения была допущена ошибка, ее нельзя просто зачеркнуть. Необходимо внести запись о недействительности и сделать правильную запись с новым номером.

Оформление ьного листа

ьный лист заполняется при первичном заведении трудовой книжки. Здесь важно не допустить ошибок, так как исправления на ьном листе делают документ недействительным (потребуется заведение новой книжки).
Необходимо указать:
ФИО владельца: Полностью, без сокращений.
Дата рождения: В формате ДД.ММ.ГГГГ.
Образование: Указывается на основании документов об образовании (среднее, высшее и т.д.).
Профессия/специальность: Пишется так, как указано в дипломе или свидетельстве.
Дата заполнения: Текущая дата внесения записи.
Подпись владельца: Сотрудник обязан лично расписаться в специально отведенном месте.
Подпись ответственного лица и печать: Подпись ставит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, и заверяет ее печатью организации (или печатью кадровой службы).

Инструкция по заполнению раздела «Сведения о работе»

Этот раздел является основным. Записи вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя.

Алгоритм внесения записи о приеме на работу:

Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация).
Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (день, месяц, год).
Графа 3 (Сведения о приеме):

• Сначала пишеться полное наименование организации (как в учредительных документах).
• Ниже, под номером, указывается: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]».
• Если работа является совместительством, делается соответствующая пометка: «Принят(а) по совместительству…».

Графа 4 (Основание): Указывается документ-основание (приказ или распоряжение), его номер и дата.

• Пример: Приказ от № 45-к.

Обратите внимание: Под записью о приеме на работу подпись сотрудника или печать не ставится. Печать организации и подпись ответственного лица требуются только при увольнении или выдаче трудовой на руки.

Особенности работы с внешним совместительством

Запись о работе по внешнему совместительству вносится по желанию работника.

• Основанием служит копия приказа о приеме на работу от другого работодателя или справка, подтверждающая работу.
• В графе 3 указывается: «Принят(а) на работу по совместительству в [Название организации] на должность…».
• В графе 4 указываются реквизиты документа-основания.

Вкладыш к трудовой книжке

Если страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» полностью заполнены, к трудовой книжке пришивается вкладыш.

• Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
• На ьном листе основной трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
• Нумерация записей во вкладыше продолжается, а не начинается заново.

Электронная трудовая книжка и выдача на руки

С 2026 года электронные трудовые книжки (ЭТК) являются основным форматом хранения сведений в ПФР (СФР). Однако бумажный вариант сохраняется для тех, кто подал заявление о его ведении до 2021 года, или по запросу сотрудника.

При выдаче бумажной трудовой книжки работнику на руки (например, при увольнении или по письменному заявлению):
Вносится запись об увольнении.
В графе 13 (в разделе сведений о работе, если используется старый бланк, или в соответствующем поле нового) делается отметка: «Трудовая книжка выдана на руки на основании письменного заявления [ФИО] о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
Сотрудник ставит свою подпись в получении.
Заверяется подписью работодателя и печатью.

Исправление ошибок

Порядок исправления ошибок строго регламентирован:

• Неверная запись: Зачеркивать нельзя. В следующей строке пишется: «Запись за номером [Х] недействительна». Затем вносится правильная запись с новым номером.
• Изменение фамилии: На ьном листе зачеркивается старая фамилия, сверху пишется новая. На внутренней стороне обложки делается запись: «Фамилия изменена на [Новая фамилия] на основании [документ]». Запись заверяется подписью и печатью.

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую силу документа и защитит права работника при подсчете стажа и назначении пенсии.