В современной кадровой практике часто возникает необходимость оформить копию трудовой книжки работника. При этом важно правильно разместить последнюю запись – сведения о текущем месте работы‚ должности и дате приёма (или об увольнении‚ если копия делается после расторжения трудового договора). В данной статье подробно рассмотрены правовые основания‚ пошаговая инструкция и готовые образцы записи в трудовой книжке на копии.
Что понимается под «последней записью» в трудовой книжке?
Последняя запись – это запись‚ сделанная в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки‚ которая отражает актуальное состояние трудовых отношений сотрудника на момент оформления документа. Она может быть:
- запись о приёме на работу (включая внутреннее совместительство);
- запись о переводе на другую должность;
- запись об увольнении (если копия делается после прекращения трудового договора).
На копии трудовой книжки эта запись должна быть полностью идентична оригиналу‚ за исключением пометки «Копия» (см. раздел 3).
Нормативная база
Оформление и заверение копий трудовой книжки регулируются следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 65.1) – требования к ведению трудовой книжки;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек‚ утверждённая Приказом Минтруда России от № 69;
- Федеральный закон «Об электронном документообороте» (в части перехода на электронную трудовую книжку).
Согласно пункту 2.1 Инструкции‚ копия трудовой книжки считается действительной‚ если она заверена подписью уполномоченного лица отдела кадров и печатью организации (если печать имеется).
Как правильно оформить последнюю запись на копии трудовой книжки?
Подготовка оригинала
Перед копированием убедитесь‚ что в оригинале трудовой книжки:
- все записи сделаны чётко‚ без помарок;
- последняя запись содержит полные реквизиты: дата‚ номер приказа (или трудового договора)‚ наименование организации‚ должность‚ подразделение;
- в случае перехода на электронную трудовую книжку – сделана запись о переходе (см. образец в разделе 4).
Копирование
Копировать можно любым способом‚ обеспечивающим чёткое воспроизведение текста (ксерокс‚ сканер‚ фотокопия). Важно‚ чтобы копия была читабельной и не содержала искажений.
Пометка «Копия»
Согласно пункту 2.2 Инструкции‚ на первом листе копии (или на оборотной стороне последнего листа) делается запись:
Копия.
Запись делается печатными буквами‚ centred‚ без кавычек. Если копия многостраничная‚ достаточно одной такой пометки.
Заверение копии
После нанесения пометки «Копия» необходимо:
- Поставить подпись уполномоченного сотрудника отдела кадров (обычно специалист по кадрам или руководитель отдела);
- Расшифровать подпись (Ф.И.О.‚ должность);
- Поставить дату заверения;
- При наличии печати организации – отпечатать её рядом с подписью.
Пример оформления заверения:
Копия. Подпись __________________ /Иванов И.И./ Дата «___» __________ 2026 г. М.П. (при наличии)
Образцы последней записи в трудовой книжке на копии
Запись о приёме на работу (основное место)
2026 г. № 45 – принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженера‑проектировщика отдела проектирования согласно приказу № 45 от .Запись о внутреннем совместительстве
2026 г. № 78 – принят на работу по совместительству в ООО «Альфа» на должность консультанта по вопросам охраны труда согласно приказу № 78 от .Запись о переводе на другую должность
2026 г. № 102 – переведён с должности инженера‑проектировщика на должность старшего инженера‑проектировщика согласно приказу № 102 от .Запись об увольнении (если копия делается после расторжения трудового договора)
2026 г. № 150 – уволен по собственному желанию с в соответствии с трудовой книжкой и приказом № 150 от .Запись о переходе на электронную трудовую книжку
2026 г. № 200 – осуществлён переход на электронную трудовую книжку в соответствии с Приказом Минтруда России от № 697н и внутренним приказом № 200 от .После записи о переходе на электронный вариант в бумажной трудовой книжке более не делаются записи о работе; все дальнейшие сведения фиксируются в электронном виде.
Частые ошибки при оформлении последней записи на копии
- Отсутствие пометки «Копия». Без такой отметки документ может быть признан недействительным.
- Нечитаемая копия. Низкое качество сканирования приводит к невозможности прочитать даты и номера приказов.
- Отсутствие заверения. Подпись и дата обязательны; иначе копия не имеет юридической силы.
- Несоответствие записи копии оригиналу. Любые отклонения (например‚ изменение даты) делают копию недостоверной.
- Неучёт перехода на электронную трудовую книжку. При переходе на электронный формат в бумажной книжке должна быть сделана соответствующая запись‚ иначе контролирующие органы могут усомниться в актуальности данных.
Практический чек‑лист для кадровика
- Проверить актуальность последней записи в оригинале трудовой книжки.
- Сделать качественную копию (сканер/ксерокс) с разрешением не менее 300 dpi.
- На первом листе копии поставить пометку Копия.
- Завершить копию: подпись‚ расшифровка‚ дата‚ печать (при наличии).
- Сравнить копию с оригиналом на предмет соответствия всех реквизитов.
- При переходе на электронную трудовую книжку – добавить запись о переходе (см. п. 4.5).
- Хранить копию в личном деле сотрудника и выдавать по требованию (например‚ для банка‚ посольства‚ суда).
Правильное оформление последней записи в трудовой книжке на копии – это гарантия того‚ что документ будет признан действительным в любых официальных инстанциях. Соблюдение установленного порядка (пометка «Копия»‚ заверение подписью и печатью‚ точное соответствие оригиналу) исключает риски отказа в приёме документов и защищает права как работника‚ так и работодателя. Надеемся‚ представленные образцы и чек‑лист помогут вам избежать типичных ошибок и оформить копию трудовой книжки быстро и без лишних вопросов.