Трудовая книжка (ТК) — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все ключевые события его трудовой деятельности: прием на работу, переводы, увольнения, награждения. С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), и с 1 января 2026 года завершается переходный период. Это значит, что после этой даты порядок работы с трудовыми книжками изменится кардинально. Если сегодня сотрудник приносит вам бумажный документ, ваши действия будут зависеть от нескольких факторов.

Ситуация на 2026 год: два параллельных документа

На текущий момент (май 2026 года) действует следующий порядок:

• Для работников, принятых после 1 января 2021 года: сведения о трудовой деятельности должны вестись только в электронном виде в форме ЭТК. Бумажная трудовая книжка им не выдается, если только они не подали письменное заявление об ее ведении.
• Для работников, принятых до 1 января 2021 года: у них может быть на руках бумажная трудовая книжка, выданная ранее. Они также имеют право подать заявление о переходе на ЭТК или о предоставлении сведений в электронном виде.

Алгоритм действий при приеме бумажной трудовой книжки от нового сотрудника

Если сотрудник, которого вы принимаете на работу, принес бумажный документ, ваши действия должны быть следующими:

Шаг 1: Определите, какая трудовая книжка у сотрудника

1. Бумажная ТК, выданная ранее (до 2021 года): Это стандартная обложка с вклеенными страницами. Сотрудник имеет право продолжать ее ведение, если не подавал заявление об отказе.
2. Бумажный дубликат ЭТК: Это документ, который выдается по запросу работника на основании сведений из его электронной трудовой книжки. Он имеет особое оформление (обычно с пометкой «Дубликат», штампом СЗВ-ТД и реквизитами выдавшего органа).
3. Оригинал ЭТК: Сам по себе «оригинал» в бумажном виде не существует. ЭТК — это запись в информационной системе. Однако работнику может быть выдан выписка из ЭТК на бумаге, но это не основной документ.

Шаг 2: Проверьте документ и заявление сотрудника

Ключевой момент, волеизъявление работника. Вы должны проверить, подал ли он заявление:

• О продолжении ведения бумажной трудовой книжки (если у него уже есть такая).
• О предоставлении сведений о трудовой деятельности в форме ЭТК (переход на электронный формат).

Важно: Если заявление не подано, по умолчанию для лиц, принятых до 2021 года, продолжается ведение бумажной книжки. Для новых сотрудников (с 2021 года) — только ЭТК, если нет заявления об обратном.

Шаг 3: Заполните раздел «Сведения о работнике»

В соответствии с п. 4.1 порядка (утв. постановлением Правительства РФ), в разделе «Сведения о работнике» (первая страница) необходимо указать:

• ФИО, дата и место рождения.
• Сведения о документе, удостоверяющем личность (паспорт).
• Критически важно: Если сотрудник продолжает вести бумажную ТК, в графе «Зарегистрирован в качестве работника (гражданина)…» ставится запись о приеме на работу с указанием даты и наименования организации. Если ведется ЭТК, эта графа остается пустой, так как регистрация происходит в электронной системе.

Шаг 4: Оформление приема на работу

В зависимости от выбранного формата:

• Для бумажной ТК: Вы вносите запись о приеме на работу в саму книжку (страница «Сведения о работе»). Ставите подпись, расшифровку, дату, печать организации. Книжка остается у работника.
• Для ЭТК: Запись о приеме вносится исключительно в электронную систему. Бумажный документ (дубликат или выписка) не используется для первичного оформления. Сотруднику может быть выдан электронный дубликат по его запросу в будущем.

Особые случаи и частые вопросы

Сотрудник принес и оригинал, и дубликат

Это возможная ситуация, если у работника была утеряна или испорчена бумажная ТК, и он получил дубликат, а потом нашел оригинал. В таком случае:

1. Оригинал должен быть передан в организацию для хранения (если ведется бумажный учет).
2. Дубликат, выданный на основании утраченного оригинала, аннулируется. Об этом делается отметка в дубликате и вновь открытой книжке (оригинале).
3. Все дальнейшие записи ведутся в оригинал.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Вы можете запросить у сотрудника:

• Выписку из ЭТК на бумажном носителе, выданную через портал «Работа в России» или МФО.
• Электронный дубликат (PDF-документ с электронной подписью).
• Данные можно проверить через интегрированные кадровые системы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом»), если ваша организация подключена к сервису ЭТК.

Что меняется с 1 января 2026 года?

Завершение переходного периода означает:

• Полный отказ от ведения новых бумажных трудовых книжек. С всем впервые принимаемым на работу гражданам сведения о трудовой деятельности будут предоставляться только в форме ЭТК.
• Прекращение выдачи дубликатов бумажных трудовых книжек в связи с утратой. Вместо этого будет выдаваться выписка или дубликат из ЭТК.
• Бумажные трудовые книжки, выданные ранее, продолжают храниться у работников и могут вестись до их утраты или решения работника перейти на ЭТК.

Примечание: Статья составлена на основе анализа нормативных актов (в частности, Постановления Правительства РФ об утверждении порядка ведения трудовых книжек) и текущей практики. Для решения конкретных спорных ситуаций всегда консультируйтесь с юристом или официальными источниками.