С 10 июня 2021 года в России вступил в силу закон, согласно которому все трудовые книжки переводятся в электронный формат. Это нововведение коснулось как новых сотрудников, так и тех, кто уже работал. В статье мы подробно разберем, как правильно оформлять прием на работу с учетом электронной трудовой книжки (ЭТК).

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия привычной бумажной трудовой книжки, которая хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). Она содержит:

• Сведения о трудовой деятельности работника;
• Информацию о приеме на работу и увольнении;
• Данные о переводах на другую должность;
• Сведения о наградах и поощрениях;
• Информацию о профессиональной переподготовке и повышении квалификации.

Когда оформляется электронная трудовая книжка?

Согласно законодательству РФ:

• Для новых сотрудников: при первом трудоустройстве с 1 января 2020 года оформляется только электронная трудовая книжка;
• Для действующих сотрудников: работодатель может перевести бумажную трудовую книжку в электронный формат по согласованию с работником;
• По желанию работника: если сотрудник не хочет переходить на электронный формат, он может сохранить бумажную трудовую книжку.

Порядок приема на работу с электронной трудовой книжкой

Проверка наличия электронной трудовой книжки

Перед приемом на работу необходимо уточнить у кандидата, есть ли у него электронная трудовая книжка. Сделать это можно:

• Через портал Госуслуги;
• В личном кабинете на сайте СФР;
• Обратившись в отделение СФР;
• Через бухгалтерию предыдущего работодателя.

Оформление трудового договора

При приеме на работу с электронной трудовой книжкой:

1. Заключается трудовой договор в письменной форме;
2. В трудовом договоре обязательно указывается, что ведение трудовой деятельности осуществляется в электронном формате;
3. Сотрудник подписывает согласие на ведение электронной трудовой книжки (если он переходит с бумажной формы);
4. Работодатель вносит сведения о приеме на работу в базу данных СФР в течение 5 рабочих дней.

Внесение сведений в СФР

Работодатель обязан в течение 5 дней с момента подписания трудового договора направить сведения о приеме на работу в Социальный фонд России. Для этого:

• Используется электронный формат отчетности;
• Данные передаются через специализированные программы (например, 1С, Контур, СБИС);
• Информация должна содержать:
• ФИО работника;
• ИНН;
• СНИЛС;
• Дата приема на работу;
• Должность и подразделение;
• Условия труда (при необходимости).

Уведомление работника

Работодатель обязан уведомить сотрудника о внесении сведений в электронную трудовую книжку. Это можно сделать:

• В устной форме при подписании трудового договора;
• Через внутренние документы организации (например, приказ о приеме на работу);
• Через электронную почту или личный кабинет сотрудника (если это предусмотрено локальными актами компании).

Особенности приема на работу без электронной трудовой книжки

Если работник не имеет электронной трудовой книжки и не желает переходить на нее, работодатель обязан:

1. Вести бумажную трудовую книжку в установленном порядке;
2. Вносить сведения о приеме на работу в бумажную трудовую книжку;
3. Передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в бумажном формате (если это предусмотрено законодательством);
4. Хранить бумажную трудовую книжку в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Как проверить корректность данных в электронной трудовой книжке?

Работник может самостоятельно проверить, правильно ли его работодатель вносит сведения в электронную трудовую книжку. Для этого:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
2. Перейти в личный кабинет на сайте СФР;
3. Выбрать раздел «Сведения о трудовой деятельности»;
4. Проверить наличие и корректность внесенных данных.

Ответственность работодателя за нарушение порядка ведения электронной трудовой книжки

За нарушение порядка ведения электронной трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности:

• Нарушение сроков передачи сведений в СФР — штраф до 50 000 рублей;
• Непредоставление информации о трудовой деятельности — штраф до 100 000 рублей;
• Несвоевременное внесение изменений — штраф до 30 000 рублей;
• Нарушение порядка хранения и защиты данных — штраф до 200 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Нет, совмещение не допускается. Работник должен выбрать один формат: либо бумажный, либо электронный.

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

Если вы обнаружили ошибку в своей электронной трудовой книжке, необходимо:

1. Обратиться к работодателю с заявлением об исправлении ошибки;
2. Если работодатель не реагирует, обратиться в СФР с заявлением о корректировке данных;
3. При необходимости — обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?

Да, работник может запросить бумажную копию своих записей в СФР. Для этого нужно обратиться в отделение фонда или через портал Госуслуг.

Что делать, если работник отказывается от электронной трудовой книжки?

Если работник не желает переходить на электронный формат, работодатель обязан сохранить бумажную трудовую книжку и вносить в нее сведения в установленном порядке.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Он упрощает ведение учета, защищает данные и обеспечивает быстрый доступ к информации о трудовом стаже. Однако работодатели должны строго соблюдать законодательство, чтобы избежать штрафов и проблем с проверяющими органами.

Помните, что прием на работу с электронной трудовой книжкой требует внимательного подхода:

• Проверяйте наличие ЭТК у нового сотрудника;
• Своевременно вносите сведения в СФР;
• Уведомляйте работника о внесенных данных;
• Следите за изменениями в законодательстве.