С 2023 года в России полностью перешли на электронный формат трудовой книжки.
Это упрощает процесс трудоустройства, ускоряет обмен данными между работодателем,
пользователем и Пенсионным фондом, а также снижает риск потери бумажных документов.
В статье подробно рассмотрим, как правильно оформить прием нового сотрудника,
который уже имеет ЭТК, какие документы нужны и какие обязательства возлагаются
на работодателя.

Содержание

1. Что такое электронная трудовая книжка?
2. Правовые основы и нормативные акты
3. Порядок приема сотрудника с ЭТК
4. Необходимые документы
5. Заявление работника о переходе на ЭТК
6. Форма ЕФС‑1 и её подразделы
7. Ведение бумажной и электронной книжки одновременно
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ,
который хранится в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуги
и содержит сведения о трудовой деятельности, аналогичные бумажной трудовой книжке.
Все записи в ЭТК подписываются электронной подписью работодателя,
что гарантирует их юридическую силу.

Правовые основы и нормативные акты

Основные нормативные документы, регулирующие использование ЭТК:

• Федеральный закон № 112‑ФЗ от  г. «Об электронной трудовой книжке»;
• Постановление Правительства РФ № 825 от  г. «Об утверждении формы единой справки о трудовой деятельности (ЕФС‑1)»;
• Приказ Минтруда России № 1н от  г. «Об организации электронного документооборота в сфере труда».

Порядок приема сотрудника с ЭТК

Приём на работу сотрудника, уже имеющего электронную трудовую книжку, включает несколько обязательных шагов:

1. Проверка наличия ЭТК. Сотрудник предоставляет в HR‑отдел ссылку на свой профиль в Госуслугах или выписку из ЭТК в формате PDF с электронной подписью.
2. Получение заявления о переходе (если требуется). Если у сотрудника ранее была бумажная книжка, он должен подать письменное заявление о переходе на электронный документ.
3. Заполнение формы ЕФС‑1. Работодатель заполняет единую форму сведений о трудовой деятельности (ЕФС‑1), включая подразделы 1 и 1.1 первого раздела.
4. Передача данных в СФР. Через личный кабинет работодателя в системе СФР (Система Фондов России) отправляется ЕФС‑1 в Пенсионный фонд.
5. Внесение записи в ЭТК. После подтверждения получения данных Пенсионным фондом, работодатель вносит запись о приёме на работу в электронную книжку сотрудника.
6. Выдача справки СТД‑Р. При необходимости (например, если сотрудник просит бумажный документ) работодатель выдаёт справку по форме СТД‑Р, содержащую те же сведения, что передаются в ЕФС‑1.

Необходимые документы

Для корректного оформления приёма сотрудника с ЭТК потребуются следующие документы:

• Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (если у него была бумажная).
• Выписка из ЭТК (PDF с электронной подписью) или ссылка на профиль в Госуслугах.
• Трудовой договор (в электронном или бумажном виде).
• Форма ЕФС‑1 (подразделы 1, 1.1 первого раздела).
• Справка СТД‑Р (по требованию сотрудника).

Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку

Образец заявления, который может использовать сотрудник:

Заявление
Я, _______________ (ФИО), паспорт: _______________, 
прошу работодателя перевести мои сведения о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку 
(ЭТК) в соответствии со ст. 2 Федерального закона № 112‑ФЗ.

Скачать готовый шаблон можно по ссылке.

Форма ЕФС‑1 и её подразделы

С 2023 года вместо старой формы СЗВТД работодатели заполняют Единую форму сведений (ЕФС‑1). При трудоустройстве необходимо передать:

• ьный лист – общие сведения о работодателе.
• Подраздел 1 – сведения о приёме на работу (дата, должность, тарифный разряд).
• Подраздел 1.1 – данные о предыдущих местах работы, если они есть.

Эти данные автоматически попадают в личный кабинет сотрудника и становятся частью его ЭТК.

Ведение бумажной и электронной книжки одновременно

Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронный документ, работодатель обязан вести обе книжки:

1. Продолжать вносить записи в бумажную трудовую книжку.
2. Одновременно вносить те же сведения в ЭТК.

Это приводит к двойному документообороту и увеличивает риск несоответствия данных, поэтому рекомендуется убедиться, что заявление о переходе получено как можно раньше.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли выдавать сотруднику бумажную трудовую книжку, если у него уже есть ЭТК?

Нет. Если у сотрудника уже оформлена электронная книжка и он подал заявление о её использовании, работодатель не обязан выдавать бумажный документ. Выдача БТК возможна только по просьбе работника, но в этом случае обе книжки должны синхронно обновляться.

Что делать, если у сотрудника нет доступа к Госуслугам?

Работодатель может оформить выписку из ЭТК в отделении МФЦ или через портал Госуслуги по доверенности. Полученный PDF‑документ имеет юридическую силу.

Как быстро происходит передача данных в Пенсионный фонд?

После отправки ЕФС‑1 в СФР данные обычно обрабатываются в течение 1‑2 рабочих дней. После подтверждения в личном кабинете сотрудника запись появляется в ЭТК автоматически;

Можно ли отменить переход на электронную книжку?

Да, сотрудник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. При этом работодатель обязан оформить дубликат БТК и прекратить внесение записей в ЭТК.

Принятие на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой – процесс,
который требует от работодателя внимательного соблюдения нескольких ключевых шагов:
проверка наличия ЭТК, получение заявления о переходе (если необходимо),

правильное заполнение формы ЕФС‑1 и своевременная передача данных в СФР.
Соблюдение этих правил гарантирует законность записей о трудовой деятельности,
упрощает последующее подтверждение стажа и избавляет от необходимости вести
двойной документооборот.

Помните, что правильное оформление – это не только соблюдение закона,
но и удобство для ваших сотрудников. При возникновении вопросов рекомендуется
обратиться к специалисту по кадровому учёту или в юридический отдел.