Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина в России․ С 30 декабря 2025 года в неё вносятся сведения не только о трудовых договорах, но и о гражданско‑правовых договорах (ГПХ), а также о награждениях и других значимых событиях․ Ниже разберём, какие сведения обязаны вносить работодатели, на основании каких нормативных актов и как это выглядит в электронном виде․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальное удостоверение трудовой деятельности, которое содержит сведения о:

• трудовых договорах и их сроках;
• переходах между работодателями;
• присутствии в системе социального страхования;
• награждениях и премиях;
• других событиях, подтверждающих трудовую деятельность․

С 30 декабря 2025 года в трудовую книжку вносится и информация о гражданско‑правовых договорах (ГПХ), что расширяет сферу охвата документа․

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие внос сведений в трудовую книжку:

1. Трудовой кодекс РФ (часть 1 и часть 2);
2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 3);
3. Приказ Минтруда РФ от 30 декабря 2025 года о введении электронных трудовых книжек (ЭТК);
4. Положение о награждении за трудовые заслуги․

В частности, пункт 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек обязывает работодателя вносить сведения о награждении за трудовые заслуги․

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

Трудовые договоры

В трудовую книжку вносится:

• Дата начала и окончания трудового договора;
• Наименование организации и её ИНН;
• Должность и должностные обязанности;
• Уровень заработной платы (если применимо)․

Гражданско‑правовые договоры (ГПХ)

Начиная с 30 декабря 2025 года, в трудовую книжку также вносятся сведения о ГПХ, включая:

• Дата начала и окончания договора;
• Наименование организации;
• Объект работы и сумма вознаграждения․

Награждения и премии

Согласно п․ 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работодателю необходимо вносить:

• Наименование награды (например, «Почетная грамота»);
• Дата вручения;
• Краткое описание основания награды․

Вопрос о том, должен ли работодатель вносить запись о почетной грамоте, обсуждался на сайте Онлайнинспекции․ Ответ однозначен: запись обязана вноситься, если награда признана официальной и подтверждена работодателем․

Прочие сведения

В трудовую книжку могут вноситься и другие сведения, например:

• Сведения о стаже работы в разных организациях;
• Сведения о переводе в другую организацию;
• Сведения о приостановлении трудовой деятельности․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 30 декабря 2025 года введена электронная трудовая книжка, которая заменяет бумажный аналог․ В ЭТК вносится вся информация, перечисленная выше, но в электронном виде, что обеспечивает более быстрый доступ и упрощает проверку․

Как подтвердить наличие ЭТК?

При приёме на работу впервые граждане оформляют электронную трудовую книжку․ Для подтверждения её наличия можно:

• Проверить наличие электронного документа в личном кабинете на портале «Электронная государственная служба»;
• Получить справку от работодателя о наличии ЭТК;
• Ознакомиться с выпиской из ЭТК, которую можно запросить через портал․

Как выглядит запись в ЭТК?

Запись в ЭТК имеет схожий формат с бумажной, но дополнена цифровыми подписью и штампом работодателя․ Пример записи:

Дата начала: 
Дата окончания: 
Организация: ООО «Ромашка» (ИНН 1234567890)
Должность: Менеджер по продажам
Награда: Почетная грамота
Дата вручения: 

Практические рекомендации для работодателей

• Проверяйте наличие всех необходимых документов у сотрудника (договор, справки, сертификаты);
• Вносите сведения в трудовую книжку в течение 10 рабочих дней с момента их получения;
• При вносе наград обязательно сохраняйте копию официального документа (свидетельство, грамота);
• Для электронных записей используйте цифровую подпись работодателя;
• Периодически проверяйте корректность данных в ЭТК, чтобы избежать ошибок при проверке со стороны органов․

Таким образом, для соблюдения законодательства и обеспечения прав работника важно своевременно и корректно вносить все сведения в трудовую книжку, будь то бумажный экземпляр или электронный формат․