Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, начисление пенсии и другие социальные гарантии․ При увольнении, переводе, восстановлении или при необходимости получить копию трудовой книжки работнику часто требуется оформить рапорт (отчет‑заявление) о выдаче, получении или копировании трудовой книжки․

В статье рассмотрим:

• Что такое рапорт трудовой книжки и в каких случаях он нужен;
• Юридическую основу (статьи ТК РФ, Приказ Минтруда № 320‑н);
• Подробный образец рапорта (для бумажной и электронной формы);
• Пошаговую инструкцию по заполнению и подаче документа;
• Типичные ошибки и рекомендации․

Когда требуется рапорт о трудовой книжке?

Рапорт (заявление‑отчет) оформляют в следующих ситуациях:

1. Выдача оригинала трудовой книжки при увольнении, переводе, восстановлении или по просьбе работника․
2. Получение копии трудовой книжки (для предоставления в органы соцзащиты, суд, учебные заведения)․
3. Перевод записи в электронную трудовую книжку (ЭТК) – требуется заявление о переходе с бумажного носителя․
4. Подтверждение факта получения оригинала или копии – оформляется расписка‑акт приема‑передачи․

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление рапорта:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка»;
• ТК РФ, статья 71 «Переход на электронную трудовую книжку»;
• Приказ Минтруда России № 320‑н от «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России № 260н от «Об утверждении формы заявления о выдаче (получении) трудовой книжки»․

Структура рапорта (заявления) о выдаче/получении трудовой книжки

Ниже представлена типовая схема рапорта, которая подходит как для бумажного, так и для электронного варианта․ При оформлении в электронном виде (ЭТК) меняется лишь ссылка на статью ТК РФ и указывается, что заявление подаётся в электронном виде․

Шапка документа

В _______________________ (наименование организации)
От _______________________ (Ф․И․О․ работника)
Должность: _______________________
Трудовой номер (табельный №): _______________________

Текст заявления

Я, _______________________ (Ф․И;О․, паспорт: серия ___ № ______, выдан «__» __________ 20__ г․ 
органом, выдавшим паспорт), прошу _______________________ (наименование организации) 
выдать (выдать копию) мою трудовую книжку (или перевести её в электронный вид) в связи с 
_____________________ (указать причину: увольнение, перевод, восстановление, необходимость 
предоставления копии в органы и т․п․)․

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (для бумажной формы) /
статье 71 ТК РФ (для ЭТК) прошу оформить соответствующее действие․
Приложения:
Копия паспорта;
Справка о доходах (при необходимости);
Иные документы, подтверждающие необходимость выдачи/копии․

Заключительная часть

_______________________(подпись работника)

Полный образец рапорта (бумажный вариант)

Ниже – готовый к использованию шаблон, который можно скопировать в Word, LibreOffice или любой текстовый редактор․

В ОТДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ
ООО «Пример»
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1
От Иванова Ивана Ивановича
Должность: инженер‑технолог
Трудовой номер: 012345
ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: серия 45 02 № 1234567, выдан «15» марта 2020 г․ 
отделом УФМС России по г․ Москве, прошу выдать оригинал моей трудовой книжки 
в связи с увольнением по собственному желанию․

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации прошу оформить выдачу 
трудовой книжки в течение трех рабочих дней с даты получения данного заявления․

Приложения:
Копия паспорта․
Приказ об увольнении (копия)․

_________________________

(подпись работника)

Скачать готовый шаблон в формате DOCX и PDF․

Электронный вариант (ЭТК)

Для перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) необходимо оформить заявление в электронном виде через портал Госуслуг или корпоративную HR‑систему․

В отдел кадров
ЗАО «Электронные решения»
ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Петрова Мария Сергеевна, паспорт: серия 70 01 № 7654321, выдан «10» января 2021 г․ 
отделом УФМС России по г․ Санкт‑Петербургу, прошу перевести мою трудовую книжку 
в электронный вид (ЭТК) в соответствии со статьей 71 Трудового кодекса РФ․

Приложения:
Копия паспорта (скан)․
Согласие на обработку персональных данных․

_________________________
(Электронная подпись)

Электронную форму заявления можно скачать здесь (DOCX) и загрузить в личный кабинет․

Как подать рапорт?

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать рапорт в присутствии свидетеля?

Для обычного заявления подпись работника достаточна․ Если работодатель требует, можно добавить подпись представителя отдела кадров (расписка‑акт приема‑передачи)․

Можно ли получить копию трудовой книжки без оригинала?

Да․ По статье 66 ТК РФ работник имеет право запросить копию․ В заявлении указывается «выдать копию трудовой книжки»․

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Требуется оформить запись об исправлении в соответствии с Приказом Минтруда № 320‑н․ В заявлении указываются детали ошибки и прилагаются подтверждающие документы․

Как оформить рапорт при увольнении по сокращению штата?

Требуется указать причину увольнения (сокращение) и приложить приказ о сокращении․ Срок выдачи оригинала – 3 рабочих дня․

Типичные ошибки при заполнении рапорта

• Отсутствие даты и подписи․ Без них документ считается недействительным․
• Неправильный реквизит статьи ТК РФ․ Указывайте 66 для бумажной формы, 71 – для ЭТК․
• Не приложены копии документов․ Паспорта, приказов, справок – обязательные вложения․
• Ошибки в ФИО и табельном номере․ Проверьте данные дважды, иначе запрос будет отклонён․

Полезные ссылки (скачать образцы)

• Образец заявления о выдаче трудовой книжки (DOCX)
• Образец расписки‑акта приема‑передачи (PDF)
• Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (DOC)
• Форма заявления о выдаче копии трудовой книжки (DOCX)

Рапорт (заявление) о трудовой книжке – простой, но важный документ, который позволяет работнику получить оригинал, копию или перевести запись в электронный вид․ Соблюдение требований ТК РФ, правильное оформление реквизитов и своевременное предоставление приложений гарантируют быстрый и безошибочный процесс․

Сохраняйте образцы заявлений в личном архиве, используйте готовые шаблоны и проверяйте каждую строку перед подписью – это сэкономит ваше время и избавит от лишних вопросов со стороны работодателя․

Автор: Ваш помощник | Дата публикации: