Вопрос оформления поощрений, в т.ч. исходящих от высших должностных лиц региона, таких как губернатор, часто вызывает вопросы у работников и кадровиков. С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) порядок внесения таких записей изменился. Данная статья объясняет, как правильно отразить в трудовой книжке благодарность или награду от губернатора в современных условиях.

Что такое запись о благодарности в трудовой книжке?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности. В нее вносятся сведения о работнике, его работе, а также поощрениях и награждениях. Благодарность губернатора, как правило, является формой поощрения за значительные достижения в профессиональной деятельности, общественной работе или при выполнении особо важных заданий.

Ключевые особенности записи:

• Отражается в разделе «Поощрения».
• Содержит точное название награды (например, «Благодарность Губернатора [Название субъекта РФ]»).
• Указывается дата выдачи.
• Носится подписью уполномоченного представителя работодателя (обычно руководителя организации или кадровика) и заверяется печатью организации.
• Является юридически значимым доказательством трудовых заслуг.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новый формат с 2020 года

С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. С 1 января 2026 года для всех впервые принятых на работу оформляется только электронная трудовая книжка. Остальные работники могут выбрать формат (электронный или бумажный), но тенденция к полному переходу на цифру очевидна.

Где хранятся данные об наградах в ЭТК?

Все сведения о трудовой деятельности, включая поощрения, хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Работодатель обязан подавать в СФР информацию по форме ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности) по каждому работнику.

Как вносится благодарность губернатора в ЭТК?

1. Работодатель получает от губернатора (или уполномоченного органа) официальный документ (постановление, распоряжение, бланк с подписью и печатью), подтверждающий награждение.
2. Кадровый специалист на основании этого документа вносит соответствующую запись в раздел «Поощрения» в электронной системе учета (личный кабинет работодателя на портале СФР или через программное обеспечение для ведения кадрового учета).
3. Данные автоматически передаются в СФР и становятся частью электронной трудовой книжки работника.
4. Работник может в любой момент ознакомиться со своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг (при наличии подтвержденной учетной записи) или в отделении СФР.

Практические шаги для работника и работодателя

Для работодателя (организации):

• Получить официальный документ о награждении сотрудника.
• Внести запись в разделе «Поощрения» в электронной системе учета, указав:
  • Тип поощрения: «Благодарность Губернатора».
  • Номер и дату документа-основания.
  • Краткое описание (при необходимости).
• Убедиться, что данные успешно переданы в СФР (проверить статус сведений ЕФС-1).
• При наличии бумажной трудовой книжки (если работник выбрал этот формат) — внести аналогичную запись от руки, заверенную печатью и подписью.

Для работника:

• Предоставить работодателю оригинал или копию документа о благодарности для внесения записи.
• Регулярно проверять свою электронную трудовую книжку на портале Госуслуг или в СФР, чтобы убедиться в корректности отражения всех данных.
• При обнаружении ошибки (например, нет записи о награде) обратиться с заявлением в отдел кадров своей организации для ее исправления.
• Если запись внесена в бумажную книжку, следить за ее сохранностью.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли самостоятельно добавить запись о благодарности в свою ЭТК?

Нет. Внесение любых записей в электронную трудовую книжку — исключительная прерогатива работодателя. Работник может только инициировать процесс, предоставив документ-основание.

Что делать, если запись о награде не отражена в ЭТК?

Необходимо письменно обратиться к работодателю с требованием внести недостающие сведения в СФР. В случае бездействия работодателя можно подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Социальный фонд России.

Будут ли учитываться благодарности губернатора, полученные до 2020 года?

Да. Если у вас есть бумажная трудовая книжка с такими записями, они сохраняют юридическую силу. При переходе на ЭТК работодатель обязан перенести все имеющиеся сведения из бумажной книжки в электронную базу.

Благодарность губернатора, значимое поощрение, которое должно быть надлежащим образом отражено в вашей трудовой книжке. В условиях перехода на электронный формат ключевую роль играет действенность работодателя: своевременное и корректное внесение данных в систему СФР. Как работник, ваша задача — иметь на руках официальный документ о награждении и контролировать отражение этой информации в вашей электронной трудовой книжке.

Примечание: Информация актуальна на дату 23 мая 2026 года. Все изменения в законодательстве отслеживайте на официальных ресурсах: КонсультантПлюс, Госуслуги, Социальный фонд России.