Смерть сотрудника — это всегда трагическое событие, которое, тем не менее, требует от работодателя строгого соблюдения кадрового делопроизводства․ Одним из важных этапов является возврат трудовой книжки умершего работника его родственникам․ Согласно действующему законодательству, трудовая книжка выдается на руки одному из членов семьи под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п․ 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить расписку в получении документа, чтобы обезопасить работодателя от возможных претензий․
Нормативная база и процедура выдачи
Фактическая выдача трудовой книжки родственникам осуществляется при поступлении документа, подтверждающего смерть работника (свидетельства о смерти)․ В саму трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора в связи со смертью, которая заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (если она есть)․
Выдача документа возможна двумя способами:
- Лично в руки родственнику — обязательно под расписку․
- По почте — только при наличии письменного заявления родственника с просьбой выслать документ․
Кому может быть выдана трудовая книжка?
Прежде чем передать документ, работодатель обязан убедиться в наличии родственных связей․ Для этого у обратившегося лица запрашиваются:
- Свидетельство о смерти работника․
- Документы, подтверждающие родство․ Это может быть:
- Свидетельство о браке (для вдовца или вдовы);
- Свидетельство о рождении (для детей умершего);
- Иные документы, подтверждающие степень родства․
Зачем нужна расписка?
Хотя в законодательстве нет строгих требований к форме расписки родственника о получении документа, данный документ имеет колоссальное значение для работодателя․ Расписка подтверждает факт возврата трудовой книжки и снимает с компании ответственность за ее хранение, а также защищает от возможных штрафов со стороны трудовой инспекции и претензий родственников о якобы невыданном документе․
Помимо отдельной расписки, обращающийся родственник должен обязательно поставить отметку в книге учета движения трудовых книжек:
- В графе 12 — дату получения документа;
- В графе 13 — свою подпись․
Как правильно составить расписку?
Расписка составляется в одностороннем порядке со стороны родственника․ Заполняется данная расписка со слов работодателя на отдельном листе․ Чтобы документ обладал юридической силой, в нем необходимо указать следующую информацию:
Обязательные реквизиты расписки:
- Ф․ И․ О․ родственника, получающего документ;
- Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения);
- Адрес регистрации получателя;
- Степень родства с умершим работником;
- Ф․ И․ О․ умершего работника;
- Реквизиты трудовой книжки (при наличии);
- Факт отсутствия претензий к оформлению трудовой книжки;
- Дата составления и подпись родственника․
Примерная форма расписки (образец 2026 года)
Ниже представлен актуальный шаблон расписки, который может быть использован кадровыми специалистами:
РАСПИСКА В ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ УМЕРШЕГО РАБОТНИКА
Я, [Ф․ И․ О․ родственника полностью], паспорт серии [серия] N [номер], выдан [наименование органа, выдавшего паспорт], [дата выдачи], код подразделения: [код], зарегистрированный по адресу: [адрес регистрации], являясь [указать степень родства, например: супругой / сыном] умершего работника [Ф․ И․ О․ умершего работника полностью], настоящей распиской подтверждаю получение на руки трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности по форме СТД-СФР) указанного работника․
К документу, подтверждающему родство (свидетельство о браке/рождении серия [серия] номер [номер]), и свидетельству о смерти (серия [серия] номер [номер]) прилагаю․
Претензий к оформлению трудовой книжки не имею․
Подпись: ________________ / [Ф․ И․ О․ родственника] /
Что делать с распиской дальше?
После того как родственник подписал расписку, работодатель обязан:
- Проверить правильность заполнения всех данных и совпадение подписи с паспортными данными․
- Подшить расписку к личному делу умершего работника․
- Отправить личное дело вместе с распиской в архив организации․
Процедура выдачи трудовой книжки в случае смерти работника требует внимательности․ Главное — оформить расписку (при личной выдаче) или сохранить заявление родственника (при отправке трудовой книжки почтой)․ Составленная в свободной письменной форме расписка служит главным гарантом того, что работодатель исполнил свои обязанности в полном объеме, а документ передан законному представителю семьи умершего․